Päätöksen perustelut
Strategiajohtaja Reija Linnamaa:
Tuomi Logistiikka Oy pyysi Tampereen kaupungin toimeksiannosta tarjouksia Tampereen kaupungin markkina- ja viestintätoimistopalvelujen hankinnasta kahden vuoden sopimuskaudelle. Hankintaan sisältyi optio jatkaa sopimusta kahdella yhden vuoden pituisella optiokaudella.
Kyseessä on yhteensä 15 toimittajan puitejärjestely, jonka sisäiset hankinnat tehdään joko puitejärjestelyssä vahvistettujen ehtojen mukaisesti tai kevennetyllä kilpailutuksella. Hankinta on jaettu kolmeen osaan: osa-alue 1 Viestintätoimistot, osa-alue 2 Markkinointitoimistot ja osa-alue 3 Yhteiskunnallisen viestinnän kumppanit.
Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. Hankinnassa sovellettiin lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016). Hankintamenettelynä oli hankintalain 32 §:n mukainen avoin menettely. Hankinnasta lähetettiin hankintailmoitus julkaistavaksi HILMA -palveluun 13.12.2022 ja tarjouspyyntö oli saatavilla Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa.
Tarjouksen jättivät määräaikaan 16.1.2023 16:00 mennessä seuraavat 30 yritystä osa-alueittain:
Osa-alue 1 Viestintätoimistot:
Aava & Bang Oy (Y-tunnus 1963884-8, aiemmin ryhmittymänä Markkinointitoimisto Bermuda Oy:n kanssa), Avidly Oyj (Y-tunnus 2018481-2), Carole Strategies Oy (Y-tunnus 2726834-9), Drama Queen Communications Oy (Y-tunnus 2420099-8), Hansdotter Oy (Y-tunnus 2909241-2), Hill and Knowlton Finland Oy (Y-tunnus 0114710-0), Jenga Markkinointiviestintä Oy (Y-tunnus 2715234-6), Kaiku Helsinki Oy (Y-tunnus 1004536-8), Kaski Creative Agency Oy (Y-tunnus 0207888-0), Kreab Oy (Y-tunnus 0782023-9), Miltton Oy (Y-tunnus 1654439-5), Oy SEK Ab (Y-tunnus 0115535-4), Unfair Lean Marketing (Y-tunnus 2637264-6), Valve Branding Oy (Y-tunnus 1884268-7), Welado Oy (Y-tunnus 2168039-1), Viestintätoimisto Manifesto Oy (Y-tunnus 1614463-1), Viestintätoimisto Selander Co. Oy (Y-tunnus 1446620-7), Viestintätoimisto Tulus Oy (Y-tunnus 1730352-6), Villivisio Oy (Y-tunnus 1564001-9).
Osa-alue 2 Markkinointitoimistot:
Aava & Bang Oy (Y-tunnus 1963884-8, aiemmin ryhmittymänä Markkinointitoimisto Bermuda Oy:n kanssa), All Good Nordic Oy (Y-tunnus 3016893-9), Avalon Oy (Y-tunnus 0679394-5), Avidly Oyj (Y-tunnus 2018481-2), Carole Strategies Oy (Y-tunnus 2726834-9), Creative Crue Oy (Y-tunnus 2879521-2 ), Drama Queen Communications Oy (Y-tunnus 2420099-8), Hansdotter Oy (Y-tunnus 2909241-2), Jenga Markkinointiviestintä Oy (Y-tunnus 2715234-6), Kaiku Helsinki Oy (Y-tunnus 1004536-8), Kari Media Group Oy (KMG Turku) (Y-tunnus 1515023-9), Kaski Creative Agency Oy (Y-tunnus 0207888-0), Mainostoimisto Värikäs Oy (Y-tunnus 1978987-3), Markkinointiosakeyhtiö i2 (Y-tunnus 2204253-5), Markkinointiviestintä Atomi Oy (Y-tunnus 1109451-6), Miltton Oy (Y-tunnus 1654439-5), Oy SEK Ab (Y-tunnus 0115535-4), Roihu In Communication Oy (Y-tunnus 1837291-0), Source Creative Oy (Y-tunnus 2501712-4), Staart Oy (Y-tunnus 1727383-0), ThreeFiveEight Oy (Y-tunnus 2181204-0), Unfair Lean Marketing (Y-tunnus 2637264-6), Valve Branding Oy (Y-tunnus 1884268-7), Villivisio Oy (Y-tunnus 1564001-9).
Osa-alue 3 Yhteiskunnallisen viestinnän kumppanit:
Kaiku Helsinki Oy (Y-tunnus 1004536-8), Kreab Oy (Y-tunnus 0782023-9), Miltton Oy (Y-tunnus 1654439-5).
Hankintalain 79 §:n mukaan hankintayksikkö voi avoimessa menettelyssä tarkistaa tarjousten vaatimustenmukaisuuden ja vertailla tarjoukset ennen poissulkemisperusteisiin (hankintalain 80 § ja 81 §) tai soveltuvuusvaatimuksiin kohdistuvaa tarkistamista.
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen
Hankintalain 74 §:n mukaisesti tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava tarjouspyynnöstä. Kaikki tarjouskilpailuun saapuneet tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön vaatimukset.
Tarjousten vertailu
Päätöksenteon perusteena oli kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin hintaa (40 %) ja laatua (60 %). Hinta muodostui strategisen- ja tuotannollisen työn tuntihinnasta. Laatu muodostui asiakastyytyväisyydestä sekä referenssityönäytteistä.
Tarjousvertailu toteutettiin tarjouspyynnössä kuvatulla tavalla. Tarjoajien kunkin vertailuperusteen osalta saamat pisteet ja pisteytyksen perustelut ilmenevät hankintapäätöksen liitteenä olevasta vertailutaulukosta.
Tarjoajien kokonaisvertailupisteet olivat seuraavat:
Osa-alue 1 Viestintätoimistot:
Kaiku Helsinki Oy; 93,43 vertailupistettä
Kaski Creative Agency Oy; 90,76 vertailupistettä
Hill and Knowlton Finland Oy; 87,64 vertailupistettä
Drama Queen Communications Oy; 86,27 vertailupistettä
Aava & Bang Oy; 83,59 vertailupistettä
Miltton Oy; 82,98 vertailupistettä
Osa-alue 2 Markkinointitoimistot:
Markkinointiosakeyhtiö i2; 90,37 vertailupistettä
Kari Media Group Oy (KMG Turku); 90,21 vertailupistettä
Roihu In Communication Oy; 87,68 vertailupistettä
Drama Queen Communications Oy; 86,19 vertailupistettä
Mainostoimisto Värikäs Oy; 85,19 vertailupistettä
Kaiku Helsinki Oy; 84,46 vertailupistettä
Osa-alueen 3 Yhteiskunnallisen viestinnän kumppanit tarjouksia ei vertailtu. Kaikki kolme tarjouksen tehnyttä yritystä tulivat valituiksi.
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Hankintalain mukaan hankintayksikön on suljettava tarjoaja tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos hankintayksikön tiedossa on, että tarjoajaa rasittaa jokin hankintalain 80 §:ssä luetelluista pakollisista poissulkemisperusteista. Hankintalain mukaan hankintayksikkö voi sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle tarjoajan, jota rasittaa jokin hankintalain 81 §:ssä luetelluista harkinnanvaraisista poissulkuperusteista.
Hankintalain 83 §:n mukaan tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta
Hankintayksikkö on tarkastanut hyväksytysti tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja todistukset puitejärjestelyyn valituilta tarjoajilta ennen hankintapäätöstä.
Puitejärjestelyyn valittujen tarjoajien tulee toimittaa ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista hyväksytysti rikosrekisteriotteet (hankintamenettelyote) ja yhteisösakko-ote.
Asiakirjojen julkisuus
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään Tuomi Logistiikka Oy:n sähköisessä arkistossa.
Hankinnan valmistelijana toimi Tuomi Logistiikka Oy:n hankinta-asiantuntija Heini Kuoppamäki. Asiantuntijoina hankinnassa toimivat Tampereen kaupungin viestinnän ja markkinoinnin asiantuntijatyöryhmä.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista, sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta 725 000 euroa vuodessa eli noin 2 900 000,00 euroa sopimuskauden aikana sisältäen mahdollisen option käytön. Option käyttöönotosta tehdään erillinen päätös.
Hallintosäännön 35 § 28)-kohdan mukaan konserninjohtaja päättää tavaroista ja palveluista, jotka kaupungin yksiköt ovat velvollisia hankkimaan keskitetyn kilpailutuksen kautta, sekä niihin liittyvistä toimintatavoista, hankinnoista, sopimuksista ja sitoumuksista.