Päätöksen perustelut
Työllisyys- ja kasvupalvelujen (Tykas) KV-palveluiden Date Tampere -projektissa kehitettiin vuosina 2021-22 tekoälyä hyödyntävää chatbotia asiakaspalvelun tueksi. Kehittämistyö oli yksi kansallisen AuroraAI -ohjelman käytännön kokeiluista. Kansallinen hanke päättyi 2022 ja sen myötä myös chatbotin kehitystyö DATE-projektissa pysähtyi, mutta sekä työllisyys- ja kasvupalveluissa että kaupunkikonsernissa nähtiin edelleen tarvetta asiakaspalvelun automatisoinnille. Asiakaspalvelun automatisointi parantaa asiakaspalvelun tehokkuutta ja saavutettavuutta ja tuo kustannussäästöjä. Tavoitteena on hankkia ja saada asiakaspalvelualusta käyttöön ensin DATE Tampere -projektissa ja Tykasin KV-palveluissa, www.internationaltampere.fi -verkkosivulla ja vuoden 2024 alusta kaupunkikonsernin tasolla.
Kuntien Tiera Oy tarjoaa Boost.ai Oy:n teknologiaan perustuvaa Tiera Assi -multi-tenant virtuaaliassistenttia, joka on käytössä Suomessa noin 70:ssä kunnassa. Automatisoitu asiakaspalvelu Tiera Assi on SaaS -mallilla toteutettu tekoälypohjainen palvelu, joka vastaa käyttäjien kysymyksiin automaattisesti ja se sisältää valmiita aihekirjastoja kuntapalveluille. Tiera Assi toimii vuorokauden ympäri vuoden jokaisena päivänä ja tarjoaa palvelua suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi.
Kuntien Tiera Oy on hankintalainsäädännön mukaisten hankintayksiköiden täysin omistama yhtiö, joka tarjoaa omistajilleen tietohallinnon ja tietotekniikan asiantuntija-, sovellus- ja infrastruktuuripalveluja. Toimittaja toimii julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, ”Hankintalaki”) tarkoittamassa mielessä omistajiensa sidosyksikkönä ja yhteishankintayksikkönä. Tampereen kaupunki on Toimittajan osakkeenomistaja.
Hankintalain 15 §:n 1 momentin mukaan hankintalakia ei sovelleta hankintaan, jonka hankintayksikkö tekee sidosyksiköltään.
Kuntien Tiera Oy:ltä saatu tarjous sisältää
- Tampereen KV-palveluiden chatbot-toteutuksen esiselvityksen, työmääräarvio 5-10 htp, á 147 e/h,
- liittymisen Tiera-Assin multi-tenant-malliin, käyttöönottoprojekti 2–20 htp, á 147 e/h,
- käyttöönottomaksun, arvonlisäveroton hinta 6000 euroa,
- Tampereen asukaslukuun perustuvan lisenssimaksun, arvonlisäveroton hinta 2397,26 e/kk.
Tiera-Assin kehitysryhmä päättää ratkaisun kehitysmaksun suuruudesta, joka voi enintään olla 0,08 euroa/asukas/vuosi.
Laskutus tapahtuu toteuman mukaan.
Tarjous täyttää hankintayksikön vaatimukset ja on hinnaltaan ja muilta ehdoiltaan hyväksyttävissä. Palvelu on helposti skaalattavissa tarpeen mukaan ja siinä on esimerkiksi valmis rajapinta Suomi.fi -palvelutietovarantoon.
Hankinnan arvonlisäverottomat kertakustannukset ovat sitoumuksetta 10 410 euroa. Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta 48 767,12 euroa vuodessa. Sopimus tehdään toistaiseksi voimassa olevana.
Sopimus automatisoidusta asiakaspalvelusta esitetään tehtäväksi Kuntien Tiera Oy:n kanssa (y-tunnus 2362180-3).
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjous tulee julkiseksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen ja yleisesti julkiseksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa.
Hankinnan valmistelijana toimi Heikki Hauskaviita ja Johannes Tolonen.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii ICT-palveluvastaava, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Leila Virta. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii tarvittaessa yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Tampereen kaupungin konsernihallinnon toimintasäännön (konsernijohtaja 16.5.2023 § 89) liitteen 1 mukaan tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupungin ICT-hankinnoista, ICT-sopimusten ehdoista, hyväksymisestä ja allekirjoittamisesta. Lisäksi tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupunkiseudun tietohallintosopimuksessa määritellyistä asioista.