Päätöksen perustelut
Tampereen kaupungin ja Fujitsu Services Oy:n välillä on 22.3.2006 solmittu sopimus dokumenttienhallintajärjestelmästä ja siihen liittyvistä määrittely- ja toteutus- sekä ylläpito- ja tukipalveluista (Dno KKA:6104 /16/2005). Tampereen kaupunki on 21.10.2021 julkaistulla hankintailmoituksella kilpailuttanut digitaalisen arkistojärjestelmän hankinnan (dno TRE:8884/02.07.01/2021). Arkistojärjestelmän käyttöönotto edellyttää tällä hetkellä vielä vastaavassa käytössä olevan Fujitsu Services Oy:n toimittaman dokumenttienhallintajärjestelmän sisältämän kaupungin aineiston siirtämistä uuteen järjestelmään.
Dokumenttienhallintajärjestelmä koostuu kahdesta valmisohjelmistosta: Triplan Oy:n TWebistä ja EMC Documentum Content -serveristä. Asiakirjojen hallintaan liittyvä toiminnallisuus on TWebissä. Documentum on arkistointipaikka ilman normaalia Documentum-toiminnallisuutta. Hankintasopimuksen mukaan tekijänoikeudet TWebin ohjelmistoon ja dokumentaatioon omistaa Triplan Oy. Ohjelmiston ja dokumentaation tai niiden käyttöoikeuden luovuttaminen kolmannelle taholle ei ole sallittua.
Hankintalain 40 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan hankintayksikkö voi valita suorahankinnan, jos teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan. Lisäedellytyksenä on, että järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta.
Hankintaa ei voida kilpailuttaa ainoan mahdollisen toimittajan suojattujen immateriaalioikeuksien vuoksi. Triplan Oy:n toimittaman valmisohjelmisto Twebin immateriaalioikeudet kuuluvat Triplan Oy:lle. Triplan Oy ei liikesalaisuuksiensa säilyttämiseksi ja immateriaalioikeuksiensa turvaamiseksi salli muulle toimijalle pääsyä Twebin tietokantarakenteeseen. Järjestelmän sisältämän kaupungin aineistosta muodostettavan migraatioaineiston ja sen siirron uuteen arkistojärjestelmään voi toteuttaa vain Triplan Oy. Migraation toteuttamiselle ei ole varteen otettavia vaihtoehtoisia toteuttamistapoja.
Triplan Oy on 20.3.2023 antanut tarjouksen tarvittavasta migraatiotyöstä. Asia- ja asiakirjamassan tarjouksen antopäivän mukaisen työmäärän purkutyön arvonlisäveroton enimmäishinta on 250 000 euroa. Lisäksi tarjouksesta aiheutuu tarjouksen antopäivän jälkeen syntyvien asia- ja asiakirjamassojen purkutyötä, jota tilataan joko arvonlisäverottomana tuntityönä 4 tuntia á 100 euroa tai ajokertahintana 400 euroa per ajo. Siirtovalmistelun ja siirron arvonlisäveroton yksikköhinta on 0,5 tuntia 100 euroa tai 50 euroa per ajo.
Tarjous täyttää hankintayksikön vaatimukset ja on hinnoiltaan ja muilta ehdoiltaan hyväksyttävissä. Palvelun laatu on hankintayksikön tiedossa ja hintataso noudattelee yleistä markkinahintaa.
Tilaaja on tarkastanut tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:n edellyttämät tiedot ennen suorahankintapäätöksen tekemistä. Triplan Oy kuuluu Vastuugroup.fi -palveluun.
Hankinnasta julkaistaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 131 § 2 momentin mukainen suorahankintailmoitus HILMA-tietokannan kautta. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua ilmoituksen julkaisemisesta Hilma-tietokannan kautta Euroopan unionin virallisessa lehdessä.
Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta noin 260 000 euroa.
Hankinnasta tehdään määräaikainen sopimus 31.12.2024 saakka.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii ICT-palveluvastaava, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Pia Suominen. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat salassa pidettävää tietoa lukuun ottamatta julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa. Muutoksenhakua varten asiakirjat on saatavissa Tampereen kaupungin tietohallintoyksiköstä.
Tampereen kaupungin konsernihallinnon toimintasäännön (konsernijohtaja 16.5.2023 § 89) liitteen 1 mukaan tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupungin ICT- hankinnoista, ICT-sopimusten ehdoista, hyväksymisestä ja allekirjoittamisesta. Lisäksi tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupunkiseudun tietohallintosopimuksessa määritellyistä asioista.