TRE:3991/07.01.03/2023
Hallinto- ja tukipalvelujohtaja Heli Hirvelä:
Kansallisarkisto on pyytänyt lausuntoa päätösluonnoksesta Julkishallinnon pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilytysmuoto ja analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallinen arvo. Lausunto on pyydetty jättämään Lausuntopalvelun kautta 7.9.2023 mennessä.
Julkisen hallinnon toiminnassa muodostuneet arkistoitavat (pysyvästi säilytettävät) asiakirjat on pääsääntöisesti säilytetty analogisessa muodossa aina viime vuosiin saakka. Asiakirjojen arkistointi analogisessa muodossa on perustunut Kansallisarkiston ja sen edeltäjien Valtionarkiston ja arkistolaitoksen antamiin seulontapäätöksiin.
Kansallisarkiston 22.12.2021 antaman arkistoitavien asiakirjojen muotoa koskevan määräyksen mukaan julkishallinnon toimijoille 1.1.2022 alkaen muodostuvat asiakirjat arkistoidaan yksinomaan sähköisessä muodossa, ellei toisin ole määrätty. Näille asiakirjoille ei erikseen haeta sähköistä arkistointia mahdollistavaa seulontapäätöstä, vaan se on mahdollistettu kyseisellä määräyksellä. Lähtökohta on, että annettavassa päätöksessä mahdollistetaan ennen 1.1.2022 muodostuneiden pysyvästi säilytettävien asiakirjojen arkistointi mahdollisimman kattavasti yksinomaan sähköisessä muodossa. Päätös koskee analogisia asiakirjoja ja takautuvasti digitoituja asiakirjoja. Toimijat voivat sellaisenaan soveltaa päätöstä, eikä arkistonmuodostajien tarvitse tehdä erikseen säilytysmuotoa koskevia seulontaesityksiä Kansallisarkistolle paitsi poikkeustapauksissa. Tavoitteena on vähentää hallinnollisia menettelyjä aineistoja digitoitaessa tai digitointia suunniteltaessa.
Valmistelemassaan lausunnossa Tampereen kaupungin asiakirjahallinto näkee erittäin kannatettavana, että päätösluonnos pyrkii mahdollistamaan pysyvästi säilytettävien asiakirjojen arkistoinnin mahdollisimman kattavasti yksinomaan sähköisessä muodossa. Hallinnollisen työn keventyminen sekä tekijä- että hyväksyjäpuolella on erittäin hyvä asia. Toimijoiden vallan lisääminen säilytysmuotoa koskevissa ratkaisuissa lisää kuitenkin riskiä sille, osataanko kulttuurihistoriallisesti arvokas aineisto aina tunnistaa oikein ilman, että Kansallisarkisto on prosessissaan hyväksynyt toimijan esittelemät perustelut. Tampereen kaupungin asiakirjahallinto näkee tämän erityisesti riskinä pienten organisaatioiden kohdalla, joilla ei välttämättä ole arviointiin tarvittavaa asiantuntijaresurssia käytössään.
Hallintosäännön 36 § 33)-kohdan mukaan konsernijohtaja päättää muiden kuin kaupunginhallituksen tai pormestarin toimivaltaan kuuluvien lausuntojen sekä yleishallintoa koskevien lausuntojen antamisesta.
Kansallisarkistolle annetaan liitteenä oleva Tampereen kaupungin lausunto julkishallinnon pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilytysmuodosta ja analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallinen arvosta.