Päätöksen perustelut
Maankäytön prosessien kehittäminen ja toiminnanohjaus -projektissa kehitetään maankäytön suunnittelun kokonaisprosessin hallinnan toimintatapoja teknologisia ratkaisuja hyödyntäen. Ensimmäisessä vaiheessa kehittämisen kohteena on ollut kiinteistönmuodostuksen ja asemakaavoitusprosessin läpivienti. Prosessien toiminnanohjauksen toteuttaminen jatkuu kohti järjestelmän ensimmäisen version tuotantokäyttöä sisältäen myös käyttöönoton tuen ja koulutuksen. Seuraavassa vaiheessa mukaan otetaan viheralueet ja hulevedet -yksikkö sekä rakennusvalvonta. Näissä yksiköissä aloitetaan visiotyö ja tarvemäärittely toiminnanohjaukselle. Missään yksikössä ei ole tällä hetkellä käytössä prosessien hallinnan ja ohjauksen tarpeisiin vastaavaa työkalua.
Projektin toteuttaminen edellyttää merkittävää toimintatapojen kehittämistä, mutta myös uusia teknologisia ratkaisuja. Toiminnanohjausjärjestelmä tarjoaa paremman näkyvyyden prosessien etenemiseen, jolloin tarvittavien resurssien osoittaminen oikea-aikaisesti myös yli yksikkörajojen nopeuttaa prosessien läpivientiä. Projektin hyödyt näkyvät aika- ja kustannussäästöinä prosessien sujuvoituessa ja tehostuessa.
Toiminnanohjausjärjestelmä perustuu Microsoftin teknologioilla toteutettuun kokonaisuuteen, jonka data-alustana toimii Microsoft Dataverse. Toteutuksessa käytettävä toinen keskeinen teknologia on MS Power Platform. Toiminnanohjausjärjestelmä rakentuu näiden teknologioiden ympärille toteutettuihin ratkaisuihin, joista keskeisimpänä Microsoftin D365-kokonaisuuteen kuuluva Customer Services ja Power Appsin päälle toteutettu Projectumin Power PPM.
Toiminnanohjausjärjestelmän lisäksi projektissa kehitetään uusi tuntikirjausjärjestelmä kaupunkisuunnittelun työntekijöiden käyttöön. Käytössä olleen Tunkki-tuntikirjausjärjestelmän elinkaari on päättymässä eikä sen ylläpito ole enää nykyisellä tavalla mahdollista. Tunkki korvataan Projectumin Time for Teams järjestelmällä, jonka data-alustana toimii Microsoft Dataverse.
Hankintalain 15 §:n 1 momentin mukaan hankintalakia ei sovelleta hankintaan, jonka hankintayksikkö tekee sidosyksiköltään.
Kuntien Tiera Oy on kuntien, kuntayhtymien ja kuntaomisteisten yhtiöiden omistama osakeyhtiö, joka tarjoaa omistajilleen tietohallinnon ja tietotekniikan asiantuntija-, sovellus- ja infrastruktuuripalveluja. Toimittaja toimii julkisista hankinnoista annetun lain (1397/2016) tarkoittamassa mielessä omistajiensa sidosyksikkönä ja yhteishankintayksikkönä. Tampereen kaupunki on Toimittajan osakkeenomistaja.
Kuntien Tiera Oy antoi 18.8.2023 tarjouksen työnohjaus- ja tuntikirjausjärjestelmien jatkokehityksestä ja käyttöönoton tuesta. Tarjouksen kokonaistyömääräarvio on 312 henkilötyöpäivää jakautuen seuraavasti:
- PPM ja projektiprosessi 96 htp
- CS ja asiakasohjautuvat prosessit 43 htp
- Rajapinnat 80 htp
- Time for Teams -tuntikirjausjärjestelmä 25 htp
- BI ja raportointi 10 htp
- Tarvemäärittely uusille yksiköille 18 htp
- Projektinhallinta 40htp, josta projektipäällikkö 20htp ja seniorkonsultti 20htp
Työmääräarvion mukainen projektityön arvonlisäveroton hinta on seniorkonsultilla 128 euroa/tunti, 960 euroa/htp ja projektipäälliköllä 118 euroa/tunti, 885 euroa/htp.
Tarjous täyttää tilaajan vaatimukset ja on hinnaltaan sekä muilta ehdoiltaan hyväksyttävissä. Kuntien Tiera Oy toimitti projektin ensimmäisen vaiheen toteutuksen ja sen laatu todettiin hyväksi.
Sopimus kaupunkisuunnittelun työnohjausjärjestelmän toteutuksen jatkokehityksen hankinnasta esitetään tehtäväksi Kuntien Tiera Oy:n (y-tunnus 2362180-3) kanssa.
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjous tulee julkiseksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen ja yleisesti julkiseksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii ICT-palveluvastaava, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Henna Mäkilä. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta 298 020 euroa.
Toiminnanohjausjärjestelmän ohjelmistopalvelussa tarvittavien lisenssien hankinnasta päätetään erikseen.
Tampereen kaupungin konsernihallinnon toimintasäännön (konsernijohtaja 16.5.2023 § 89) liitteen 1 mukaan tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupungin ICT-hankinnoista, ICT-sopimusten ehdoista, hyväksymisestä ja allekirjoittamisesta. Lisäksi tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupunkiseudun tietohallintosopimuksessa määritellyistä asioista.