Päätöksen perustelut
Strategiajohtaja Reija Linnamaa:
Tuomi Logistiikka Oy lähetti Tampereen kaupungin toimeksiannosta 22.8.2023 julkaistavaksi osallistumispyynnön Raatihuoneen ravintolapalvelujen hankinnasta. Hankinnan kohteena ovat Tampereen Raatihuoneen juhla- ja edustuspalvelut.
Kyseessä on hankintalain (1397/2016) liitteen E mukainen muiden erityisten palveluiden hankinta, jonka menettelyyn noudatetaan hankintalain 109 §:ää. Hankintamenettelynä on hankintalain mukaisen neuvottelumenettelyn kaltainen menettely.
Osallistumispyyntö oli nähtävillä Hilma-palvelussa 24.8.2023 ja hankinta-asiakirjat olivat saatavissa osoitteesta https://tarjouspalvelu.fi/tuomilogistiikka.
Lisätietokysymyksiä osallistumispyynnöstä sai esittää 4.9.2023 klo 12:00 saakka. Määräaikaan mennessä saapui 0 (nolla) kysymystä.
Hankinnan arvonlisäveroton, hankintalain mukainen ennakoitu arvo sopimuskauden aikana on sitoumuksetta noin 1 400 000 euroa. Hankintaa ei ollut jaettu osiin, koska se ei kokonaisuuden kannalta ollut tarkoituksenmukaista.
Osallistumishakemuksen jättivät määräaikaan 14.9.2023 klo 12.00 mennessä seuraavat viisi (5) markkinatoimijaa:
- 4Catering Oy (2478706–3)
- Helsingin Kulinaarinen Instituutti Oy (0974723–1)
- Juvenes Oy (0155602–7)
- Sodexo Oy (0907890–4)
- Tampereen Särkänniemi Oy (0155085–6)
Ehdokkaiden soveltuvuuden tarkastaminen
Hankintalain 80 §:n mukaan hankintayksikön on suljettava tarjoaja tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos hankintayksikön tiedossa on, että tarjoajaa rasittaa jokin hankintalain 80 §:ssä luetelluista pakollisista poissulkemisperusteista. Hankintalain 81 §:n mukaan hankintayksikkö voi sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle tarjoajan, jota rasittaa jokin hankintalain 81 §:ssä luetelluista harkinnanvaraisista poissulkuperusteista. Hankintalain 83 §:n mukaan tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.
Hankintalain 114 §:n mukaan hankintayksikön on suljettava tarjouskilpailusta ehdokas tai tarjoaja, joka ei vastaa asetettuja soveltuvuusvaatimuksia. Soveltuvuusvaatimusten täyttyminen tulee tarkastaa tarjouskilpailun voittajan osalta ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista.
Tilaaja tarkistaa soveltuvuusvaatimusten täyttymisen viimeistään ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista, mukaan lukien vaaditut rikosrekisteriotteet (hankintamenettelyote) ja yhteisösakko-otteen.
Osallistumishakemusten osallistumispyynnönmukaisuuden tarkastaminen
Juvenes Oy, Sodexo Oy ja Tampereen Särkänniemi Oy täyttivät osallistumispyynnön ehdot. 4Catering Oy ja Helsingin Kulinaarinen Instituutti Oy eivät täyttäneet osallistumispyynnön ehtoja.
4Catering Oy liitti osallistumishakemukselleen liitteen 3 Referenssitilaisuudet puutteellisesti täytettynä, eikä näin ollen täyttänyt osallistumispyynnössä asetettuja pakollisia referenssivaatimuksia.
Helsingin Kulinaarinen Instituutti Oy ei täyttänyt osallistumispyynnössä olevaa liitettä 3 Referenssitilaisuudet, eikä näin ollen täyttänyt osallistumispyynnössä asetettuja pakollisia referenssivaatimuksia. Hankintayksikkö ei huomioi osallistumishakemukseen liitettyä ylimääräistä oheismateriaalia.
Hylätyille ehdokkaille lähetetään perusteluliite hankintapäätöksen jälkeen.
Hankintalain 113 §:n mukaisesti tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta määräajassa toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään puutteellisia tai virheellisiä tietoja ja asiakirjoja.
Koska osallistumishakemuksia arvioidaan sellaisina kuin ne on toimitettu hankintayksikölle hakemusten jättämiselle asetettuun määräaikaan mennessä, annettujen osallistumishakemusten jälkikäteinen muuttaminen tai tarkentaminen on pääsääntöisesti kielletty. Ehdokkaiden tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu edellyttää, ettei yhdellekään ehdokkaille anneta mahdollisuutta saattaa osallistumispyyntöä vastaamatonta osallistumishakemustaan osallistumispyynnön mukaiseksi tai muulla tavalla parantaa osallistumishakemustaan.
Osallistumishakemusten vertailu
Osallistumispyynnössä määriteltiin, että ehdokkaita valitaan vähintään yksi (1), enintään viisi (5) neuvotteluihin. Osallistumishakemusten vertailua ei ollut tarpeen suorittaa pisteytettävien lisäreferenssien ja asiakastyytyväisyyskyselyiden perusteella, koska osallistumishakemuksia jätettiin viisi (5), jolloin kaikki soveltuvuusvaatimukset täyttävät ehdokkaat valitaan mukaan hankintamenettelyn neuvotteluvaiheeseen.
Asiakirjojen julkisuus
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään Tuomi Logistiikka Oy:n sähköisessä arkistossa. Asiakirjapyynnöt tulee osoittaa osoitteeseen hankintapalvelut@tuomi.fi.
Päätösvallan peruste
Hallintosäännön 36 § 29)-kohdan mukaan konsernijohtaja päättää konsernihallinnon irtaimen omaisuuden ja palvelujen hankinnasta, luovuttamisesta ja vuokrauksesta, ellei muualla ole toisin määrätty tai päätetty.