Päätöksen perustelut
Tampere Filharmonian ja OPAS Softwaren GmbH:n välillä on solmittu sopimus orkesterinhallintajärjestelmästä. Järjestelmä on toimitettu on-premises-ratkaisuna. Järjestelmän käyttöpalvelut tuottaa tilaajan sopimuskumppani. Nykyinen käytössä oleva OPAS-versio on teknologisesti vanhentunut ja se tulee poistumaan markkinoilta. OPAS Software julkaissut uuden SaaS-mallin palvelun OPAS Next, joka uudistaa sovelluksen teknologian ja parantaa sen käytettävyyttä ja tietoturvaa.
OPAS Software GmbH on 07.08.2023 antanut tarjouksen uudesta OPAS Next SaaS -palvelusta. Palvelun arvonlisäveroton käyttöönoton kertahinta on 12 000 euroa ja jatkuvien palvelujen vuosihinta 4270 euroa. Tarjous sisältää SaaS-palvelun lisenssihankinnan, käyttöönoton (migraatiot vanhasta järjestelmästä), tuen ja ylläpidon.
Hankinnan arvo alittaa hankintalain 25 § 1 momentin 1-kohdassa säädetyn kansallisen kynnysarvon. Hankintaan sovelletaan Tampereen kaupungin hankintaohjetta.
Hankinta tehdään ilman kilpailutusta, koska hankintayksiköllä ei ole tiedossa toista ohjelmistopalvelua, jota voitaisiin käyttää orkesteritöiden suunnittelussa ja tietojen hallinnoimisessa.Nykyinen järjestelmä sisältää dataa, joka tulee migroida uuteen järjestelmään. Migraatio on tehtävissä OPAS Next SaaS -palveluun ja se sisältyy saatuun tarjoukseen. Filharmonia on nykyisen sopimuksen aikana käyttänyt lukuisia työtunteja ohjelmiston suomenkielisen käännöksen tekemiseen. Käännös on siirrettävissä uuteen OPAS versioon, täten uudestakin ohjelmistosta saadaan automaattisesti suomenkielinen. Useat suomalaiset orkesterit käyttävät OPAS Software GmbH:n tuotetta ja se on laajasti käytössä muuallakin.
Tarjous täyttää hankintayksikön vaatimukset ja on hinnaltaan ja muilta ehdoiltaan hyväksyttävissä. Hankintayksiköllä on tiedossaan hankittavan ohjelmistopalvelun laatu ja soveltuvuus Tampereen Filharmonian käyttöön tuotteen nykyisen version käyttökokemuksen ja edellä mainituilla perusteilla.
Sopimus OPAS (Orchestra Planning and Administration Software) -ohjelmistopalvelusta esitetään tehtäväksi OPAS Software GmbH:n (VAT-numero: DE344343140) kanssa.
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat salassa pidettävää tietoa lukuun ottamatta julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa. Muutoksenhakua varten asiakirjat on saatavissa Tampereen kaupungin tietohallintoyksiköstä.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista, sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii ICT-palveluvastaava, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Sari Koivumäki. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta 29 080 euroa. Sopimus tehdään toistaiseksi voimassa olevana.
Tampereen kaupungin konsernihallinnon toimintasäännön (konsernijohtaja 16.5.2023 § 89) liitteen 1 mukaan tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupungin ICT-hankinnoista, ICT-sopimusten ehdoista, hyväksymisestä ja allekirjoittamisesta. Lisäksi tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupunkiseudun tietohallintosopimuksessa määritellyistä asioista.