Päätöksen perustelut
Tampereen kaupunki haluaa yhtenäistää digitaalisten asiointikanaviensa käyttökokemusta, koska useissa selvityksissä ja asiakastutkimuksissa on todettu, että eri digikanavien toisistaan poikkeava ulkoasu ja toiminta-logiikka on yksi keskeisimmistä käyttöä hankaloittavista tekijöistä. Design system on tunnistettu työkaluksi tähän ja sellainen onkin monilla verrokkiorganisaatioilla käytössä. Hankinnan kohteena on selvitystyö siitä, olisiko design systemin toteuttaminen järkevä ratkaisu myös Tampereen kaupungille ja valmistautuminen mahdolliseen toteutusprojektiin.
Hankittava selvitys sisältää vähintään kaksi erilaista toteutusvaihtoehtoa ja kuvauksen siitä, mitä niiden toteuttamiseksi tarvitaan. Kullekin toteutusvaihtoehdolle tehdään sekä kustannus-hyötyarvio että toteutussuunnitelma, joiden pohjalta toteutus olisi projektoitavissa. Toteutussuunnitelma sisältää mm. aikataulun ja budjetin.
Tietohallintoyksikkö kilpailutti 14.9.2022 päivätyllä tarjouspyynnöllä asiakaslähtöisen kehittämisen asiantuntijapalveluiden hankintaa koskevan puitejärjestelyn ajalle 1.1.2023-31.12.2024. Konsernijohtajan päätöksen 9.12.2022 mukaan hankintaa koskeva sopimus tehtiin osa-alueen 2 osalta CGI Suomi Oy:n (Y-tunnus 0357502-9), Futurice Oy:n (Y-tunnus 1623507-4), Gofore Oyj:n (Y-tunnus 1710128-9), Pentagon Design Oy:n (Y-tunnus 1049233-6) ja Vincit Oyj:n (Y-tunnus 2113034-9) kanssa sopimuskaudeksi 1.1.2023-31.12.2024 (TRE:5999/02.07.01/2022).
Puitejärjestelyä koskevan sopimuksen ehtojen mukaisesti alle
60 000 euron toimeksiannot voidaan kilpailuttaa kevennetysti, jos ei ole mahdollista todeta yhtä palveluntuottajaa muita sopivammaksi toimeksiannon toteuttamiseen.
Tarjousten pyytäminen
Tarjouspyyntö lähetettiin kaikille puitejärjestelyn osa-alueeseen 2 valituille sopimuskumppaneille sähköpostitse 24.8.2023. Tarjouksen jättivät määräaikaan 14.9.2023 klo 16 mennessä CGI Suomi Oy, Futurice Oy, Gofore Oyj, Pentagon Design Oy ja Vincit Oyj.
Kaikki tarjouskilpailuun osallistuneet tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön vaatimukset.
Tarjousten vertailu
Tarjousten vertailupisteet ja niiden perustelut käyvät ilmi hankintapäätöksen liitteenä olevasta vertailutaulukosta.
Edellä mainitulla perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen teki Futurice Oy.
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjous tulee julkiseksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen ja yleisesti julkiseksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa.
Hankinnan valmistelijana toimi tietohallintoyksikön palvelumuotoilija Elina Tervi.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii palvelumuotoilija, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Elina Tervi. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii tarvittaessa yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hankinnan arvonlisäveroton arvo on 29 700 euroa.
Tampereen kaupungin konsernihallinnon toimintasäännön (konsernijohtaja 16.5.2023 § 89) liitteen 1 mukaan tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupungin ICT-hankinnoista, ICT-sopimusten ehdoista, hyväksymisestä ja allekirjoittamisesta. Lisäksi tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupunkiseudun tietohallintosopimuksessa määritellyistä asioista.