Päätöksen perustelut
Tampereen kaupungin hankintapalvelut on käynnistänyt projektin hankintojen tiedolla johtamisen ja tilauksesta maksuun -prosessin kehittämiseksi. Projekti toteutetaan yhteistyössä kaupungin talousyksikön ja tietohallintoyksikön kanssa. Projektin tavoitteena on parantaa hankintojen tiedolla johtamisen edellytyksiä sekä uudistaa tilauksesta maksuun -prosessin toimintatapoja ja ottaa käyttöön prosessia tukevia tietojärjestelmiä. Projektin arvioitu kesto on noin 18 kuukautta.
Projektissa on tehty vuoden 2022 aikana esiselvitys, jonka pohjalta projekti etenee. Projektin toteutus edellyttää osaamista hankintojen tiedolla johtamisesta sekä taloushallinnon prosessien ja järjestelmien tuntemusta.
Tilaaminen ja hankintojen talousdata -projektille hankittavan asiantuntijapalvelun tehtävänä on mm.:
- projektisuunnitelman laatiminen kaupungin työryhmän tukemana
- projektin operatiivisen toteutuksen johtaminen
- projektin toimenpiteiden suunnitteluun ja toteuttamiseen osallistuminen
- asiantuntemuksen tuominen hankintojen tiedolla johtamisen tietotarpeiden ja datan integroimiseksi tilauksesta maksuun-prosessiin
- työpajojen ja koulutusten järjestäminen
Asiantuntijatyön lopputuloksina tulee syntyä projektisuunnitelma ja seurantaraportit sekä tilauksesta maksuun -prosessin toimintamallin kuvaus ja järjestelmämäärittelyt sekä koulutusmateriaalit ja koulutukset.
Toimeksiannon arvioitu aikataulu on 2.10.2023 - 31.12.2024 ja hankittavan asiantuntijapalvelun arvioitu laajuus on 100 htp ja se laskutetaan toteutuneiden henkilötyöpäivien mukaan.
Tarjouspyyntö perustui Tampereen kaupungin ja palveluntuottajan välillä 1.2.2021 - 31.1.2025 voimassa olevaan Hankintatoimen kehittämisen asiantuntijapalvelun puitejärjestelyyn. Sen mukaisesti yli 60 000 euron tilaukset tehdään kevennettyä kilpailutusta käyttäen.
Tarjouspyyntö lähetettiin 12.7.2023 sähköpostitse kaikille puitejärjestelyssä mukana oleville palveluntuottajille:
EY Advisory Oy (Y-tunnus 3283705-9)
VALOR Partners Oy (Y-tunnus 2414724-2)
Hankkinen Oy (Y-tunnus 3005014-8)
Flovv.io Solutions Oy (Y-tunnus 2922408-3)
Silver Planet Oy (Y-tunnus 1906590-4)/ nykyisin Gofore Lead Oy (Y-tunnus 1710128-9)
Owal Group Oy (Y-tunnus 2520269-6)
KPMG Oy Ab (Y-tunnus 1805485-9)
Tarjouksen jättivät määräaikaan mennessä seuraavat yritykset:
Gofore Lead Oy (1710128-9)
KPMG Oy Ab (1805485-9)
VALOR Partners Oy (2414724-2)
EY Advisory Oy (3283705-9)
Hankintalain 74 §:n 1 momentin mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran, palvelun tai rakennusurakan olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. EY Advisory Oy:ltä on pyydetty täsmennystä liitteeseen 1 "Asiantuntijat" hankintalain 74 §:n 2 momentin mukaisesti. Täsmennyspyyntöön annetussa vastauksessa tarjoukseen ei kuitenkaan annettu sellaista lisätietoa, että tarjous olisi voitu hyväksyä.
Gofore Lead Oy:n, KPMG Oy Ab:n ja EY Advisory Oy:n tarjoukset suljetaan tarjouskilpailusta tarjouspyynnön vähimmäisvaatimusten täyttymättä jäämisen vuoksi. Liikesalaisuussyistä mainituille tarjoajille lähetetään erikseen perusteluliite, josta selviää tarjousvertailun ulkopuolelle jäämisen perusteet tarkemmin.
Tarjouksen valintakriteerinä oli tarkoitus käyttää parasta hinta-laatusuhdetta. Päätöksenteon perusteena oli tarkoitus olla tarjouksen kokonaishinta ja laadun osalta asiantuntijapalvelun alustava projektisuunnitelma ja vastuuasiantuntijan haastattelu.
1. Hinnan painoarvo on 30 %. (max 30 p)
Tarjousten arvioinnissa oli tarkoitus ottaa huomioon kokonaishinta (100 htp). Tarjoajan tuli huomioida, että n. 10 % työskentelystä toteutetaan lähityöskentelynä.
Vertailuhinnaltaan halvimman tarjouksen oli tarkoitus saada painoarvon mukaiset enimmäispisteet (30 p) ja muiden tarjoajien pisteet oli tarkoitus suhteuttaa vertailuhinnaltaan halvimman tarjoajan tarjoukseen kaavalla: (halvimman tarjoajan vertailuhinta / tarjoajan vertailuhinta) * 30 (painoarvon mukaiset enimmäispisteet).
2. Laadun painoarvo on 70 %. Laatua oli tarkoitus arvioida suhteessa tilaajaan tarpeeseen seuraavissa osioissa:
Laatu 1: Alustava projektisuunnitelma asiantuntijapalvelun toteuttamiseksi (max seitsemän (7) Powerpoint-dian mittainen). Alustavan projektisuunnitelman ohjeistus ja arviointikriteerit oli mainittu liitteessä 2. Painoarvo 40 % (max 40 p).
Laatua oli tarkoitus arvioida liitteen 2 mukaisilla arviointikriteereillä. Arvioinnista oli mahdollista saada enintään 15 pistettä. Kohteen "Laatu 1" vertailupisteet oli mahdollista olla painoarvon mukaiset enimmäispisteet (40 p). Laatuvertailun lopulliset pisteet oli tarkoitus saada laskemalla kaavalla: (saadut laatupisteet / enimmäispisteet (15 p)) * 40 (painoarvon mukaiset enimmäispisteet) = vertailupisteet.
Laatu 2: Vastuuasiantuntijan haastattelu. Painoarvo 30 %, (max 30 p).
Arvioinnista oli mahdollista saada enintään 21 pistettä. Kohteen "Laatu 2" vertailupisteet oli mahdollista olla painoarvon mukaiset enimmäispisteet (30 p). Laatuvertailun lopulliset pisteet oli tarkoitus saada laskemalla kaavalla: (saadut laatupisteet / enimmäispisteet (21 p)) * 30 (painoarvon mukaiset enimmäispisteet) = vertailupisteet.
Ainoan tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen antoi VALOR Partners Oy (2414724- 2), joten tarjousvertailua ei voitu suorittaa. VALOR Partners
Oy:n kanssa on suoritettu vastuuasiantuntijan haastattelu ja sen alustava projektisuunnitelma on tarkastettu. VALOR Partners Oy:n antama henkilötyöpäivän hintaan ja asiantuntijapalvelun arvioituun laajuuteen 100 htp perustuva kokonaishinta 120 000 euroa on hyväksyttävä. VALOR Partners Oy:n tarjous on kokonaistaloudellisen edullisuuden puolesta hyväksyttävissä.
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa. Muutoksenhakua varten asiakirjat on saatavissa: kirjaamo@tampere.fi.
Asiantuntijoina hankinnassa toimivat Tampereen kaupungin hankintapalveluista hankintapäällikkö Ida Teivaala, hankinta-asiantuntija Teemu Mäki ja projektipäällikkö Outi Teittinen.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii hankintajohtaja, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Kari Paju. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta enintään 144 000 euroa sopimuskauden aikana, sisältäen mahdollisen tulospalkkion.
Tampereen kaupungin konsernihallinnon toimintasäännön (konsernijohtaja 16.5.2023 § 89) liitteen 1 mukaan tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupungin ICT-hankinnoista, ICT-sopimusten ehdoista, hyväksymisestä ja allekirjoittamisesta. Lisäksi tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupunkiseudun tietohallintosopimuksessa määritellyistä asioista.