Päätöksen perustelut
Kuvaus hankintamenettelystä
Tuomi Logistiikka Oy (jäljempänä myös ”Hankintayksikkö”) kilpailuttaa Tampereen kaupungille tamperelaisille työttömille henkilöille suunnatut valmennuspalvelut ja palvelujen kehittämisen.
Hankintamenettelynä on hankintalain 38 §:n mukainen innovaatiokumppanuus, jossa noudatetaan hankintalain 35 §:n mukaista neuvottelumenettelyn kulkua eri vaiheineen. Kyseessä on hankintalain 26 §:n mukaisen EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta.
Hankinnan osallistumisvaiheesta lähetettiin hankintailmoitus julkaistavaksi HILMA-palvelussa 23.6.2023 ja osallistumispyyntö oli saatavilla Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa.
Hankintayksikkö valitsi neuvotteluvaiheeseen 6.9.2023 päivätyllä hankintapäätöksellä 11 osallistumishakemuksen jättänyttä toimittajaa:
- Aamos Group Oy (1644433-5)
- Barona Oy (FI28084779)
- Cimson Koulutuspalvelut Oy (2189108-4)
- Eezy Valmennuskeskus Oy (2216648-2)
- Hoivatie Oy (3160743-8)
- Live-säätiö sr (0201375-3)
- Nauha ry (0276697-4)
- Silta-Valmennusyhdistys ry (FI16185572)
- Spring House Oy (1786915-9)
- SunUra Oy (FI25817789)
- Tamora Oy (FI23143960)
Hankintayksikkö julkaisi Cloudia-kilpailutusjärjestelmässä neuvotteluvaiheeseen valituille toimittajille alustavan tarjouspyynnön 13.9.2023.
Alustaville tarjouksille varattuun määräaikaan mennessä alustavan tarjouksen jätti 10 tarjoajaa:
- Aamos Group Oy (1644433-5)
- Barona Oy (FI28084779)
- Cimson Koulutuspalvelut Oy (2189108-4)
- Eezy Valmennuskeskus Oy (2216648-2)
- Hoivatie Oy (3160743-8)
- Live-säätiö sr (0201375-3)
- Nauha ry (0276697-4)
- Spring House Oy (1786915-9)
- SunUra Oy (FI25817789)
- Tamora Oy (FI23143960)
Kaikki alustavat tarjoukset todettiin alustavan tarjouspyynnön mukaisiksi ja otettiin mukaan vertailuvaiheeseen. Alustavien tarjousten vertailu ja pisteytys on kuvattu tarkemmin tämän päätöksen liitteissä 1 ja 2.
Alustavien tarjousten vertailun suorittaminen ja valintaperusteet
Alustavan tarjouspyynnön mukaan alustavien tarjousten perusteella Hankintayksikkö valitsee 3–5 kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksensa antanutta tarjoajaa varsinaisiin neuvotteluihin. Tällä päätöksellä alustavan tarjouspyynnön mukaisesti rajoitetaan neuvotteluissa mukana jatkavien toimittajien määrää.
Alustavan tarjouspyynnön mukaan, mikäli saatuja alustavia tarjouspyynnön mukaisia tarjouksia on yli se lukumäärä (3–5), kun mitä otetaan mukaan neuvottelukierroksen seuraavaan vaiheeseen, vertaillaan alustavat tarjoukset alustavassa tarjouspyynnössä tarkemmin yksilöidyin perustein. Alustavien tarjousten lukumäärä (10) ylitti em. määrän, joten tarjousten vertailu suoritettiin alustavassa tarjouspyynnössä ilmoitetulla tavalla.
Tarjoukset asetettiin etusijajärjestykseen paremmuusjärjestyksessä (kokonaistaloudellinen edullisuus). Kokonaistaloudellisen edullisuuden arviointiperusteena alustavien tarjousten vertailussa hinnan painoarvo oli 30 % ja laadun painoarvo 70 %.
KOKONAISTALOUDELLINEN EDULLISUUS - LAATU 70 %
Laadun painoarvo kokonaistaloudellisen edullisuuden arvioinnissa on yhteensä 70 %. Laadun arviointi jakautuu alla kuvattuihin laatuosioihin 1 ja 2.
LAATUOSIO 1: IHANNETAVOITTEET JA HENKILÖSTÖN OSAAMINEN JA KOKEMUS 40 %
Vertailuperusteet sekä arvioinnissa noudatettava pisteytystapa on kuvattu tarkemmin alustavan tarjouspyynnön liitteessä 2.1. Tarjouksen laatu tässä osiossa arvioitiin alustavan tarjouspyynnön liitteen 3 perusteella, minkä Tarjoaja on täyttänyt ja liittänyt tarjoukseensa.
Laatuarvioinnin 1 osio koostuu seuraavista kahdesta osasta:
I. Hankintayksikön asettamat ihannetavoitteet (teemoittain) ja niiden saavuttaminen ehdokkaan toimittaman kuvauksen perusteella.
II. Henkilöstön osaaminen ja kokemus
Laatuarviointi toteutettiin kahdeksan henkilön muodostaman asiantuntijaryhmän toimesta. Ryhmässä oli mukana osaajia sekä asiakas- (työnhakija ja työnantaja) että palvelujen kehittämisen ja koordinoinnin -toiminnoista. Teemakohtaiset pisteet / sijoitus määräytyivät kunkin asiantuntijan näkemyksistä muodostetusta tarjouskohtaisesta kokonaisarviosta asiantuntijaryhmän arviointikeskustelun perusteella.
Laatuarvioinnin osion 1 pisteytys ja perustelut on kuvattu tarkemmin päätöksen liitteellä 2.
LAATUOSIO 2: ASIAKASTYYTYVÄISYYS 30 %
Asiakastyytyväisyys otettiin huomioon osana laatuvertailua toteuttamalla asiakastyytyväisyyskysely (enintään 3 kpl) tarjoajan itsensä nimeämille referenssiasiakkaille. Kyselyn tulokset tuli palauttaa osana alustavaa tarjousta.
Asiakastyytyväisyyskyselyssä käytettävät vertailuperusteet ja niiden pisteytys on kuvattu tarkemmin alustavan tarjouspyynnön liitteessä 2.2. Tarjouksen laatu tässä osiossa arvioitiin alustavan tarjouspyynnön liitteen 4 perusteella, minkä Tarjoaja on täyttänyt ja liittänyt tarjoukseensa.
Laatuarvioinnin osion 2 pisteytys ja perustelut on kuvattu tarkemmin päätöksen liitteellä 1 (koonti).
KOKONAISTALOUDELLINEN EDULLISUUS - HINTA 30 %
Kokonaisvertailuhinnassa huomioitiin alustavan tarjouspyynnön liitteessä 5 kuvatut hintaelementit, laskemistapa ja kaavat.
Hintavertailun pisteytys on kuvattu tarkemmin päätöksen liitteellä 1 (koonti).
KOKONAISPISTEIDEN LASKEMINEN
Alustavien tarjousten saamat laatu- ja hintapisteet on laskettu yhteen koontitaulukosta (liite 1) ilmenevällä tavalla. Tarjoukset on asetettu paremmuusjärjestykseen kokonaisvertailupistemäärän perusteella (kokonaistaloudellinen edullisuus) sijoille 1–10.
Valinta
Hankintayksikkö on päättänyt valita seuraavalle neuvottelukierrokselle neljä (4) alustavien tarjousten vertailun perusteella kokonaistaloudellisista edullisinta toimittajaa. Neljä (4) hintalaatu -suhteeltaan parasta neuvottelukumppania valitsemalla Hankintayksikkö varmistaa riittävän kilpailun toteutumisen, mutta pystyy resursoimaan menettelyn ja tulevien neuvottelukierrosten asianmukaisen läpiviennin.
Asiakirjojen julkisuus
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään Tuomi Logistiikka Oy:n sähköisessä arkistossa. Asiakirjapyynnöt tulee osoittaa osoitteeseen hankintapalvelut@tuomilogistiikka.fi.
Valmistelutyöryhmä
Hankinnan valmistelijana on Tampereen kaupungin nimeämä asiantuntijaryhmä. Tampereen kaupungilta hankintaa koordinoi Outi Koivisto. Hankinta-asiantuntijoina hankinnassa toimivat Tuomi Logistiikan toimeksiannosta kilpailutuskonsultteina Iina Kajander (OTM, VT) sekä Katariina Männistö (Osakas, OTM) / Dominus Hankinnat Oy.
Päätösvalta
Työllisyysjohtajan päätösvalta asiassa perustuu palvelualueen johtajan päätökseen 4.4.2023 § 58. Elinvoiman ja kilpailukyvyn palvelualueen toimintasääntö. (Toimintasäännön liite: Elinvoiman ja kilpailukyvyn palvelualueen johtajan toimivallan siirtäminen 1.4.2023 alkaen.)