Päätöksen perustelut
Tampereen kaupungin ja Timmi Software Oy:n välillä on 1.12.1998 solmittu toistaiseksi voimassa oleva sopimus Timmi-tilavarausjärjestelmän hankinnasta. Tilavarausohjelmisto on käytössä useassa eri palveluyksikössä kulttuuri-, liikunta- ja nuorisopalveluissa. Järjestelmään on tarve tehdä versiopäivitys, joka parantaa erityisesti kuntalaisen käyttöliittymää ja digitaalisia palveluja sekä saavutettavuutta.
Timmi Software Oy on 25.09.2023 antanut tarjouksen Timmin versiopäivityksestä muutossopimuksena. Tarjous sisältää Timmi 360 -version lisenssin, asennuksen, konfiguroinnin, testauksen, koulutuksen ja optiona värimaailman konfiguroinnin sekä käyttöliittymän tuki- ja ylläpitopalvelun. Versiopäivityksen arvonlisäveroton kertahinta on optioineen 12 330 euroa ja käyttöliittymän tuki- ja ylläpitopalvelun arvonlisäveroton kuukausihinta 135 euroa.
Lisähankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta 18 810 euroa. Alkuperäisen sopimuksen arvonlisäveroton arvo on 130 060 euroa.
Timmi-tilavarausjärjestelmän immateriaalioikeudet kuuluvat Timmi Software Oy:lle, joten vain Timmi Software Oy voi toteuttaa versiopäivityksen. Sopimuskumppanin vaihtaminen tarkoittaisi järjestelmän uudelleen kilpailuttamista, mikä aiheuttaisi Tampereen kaupungille merkittävää haittaa ja kustannusten päällekkäisyyttä.
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat salassa pidettävää tietoa lukuun ottamatta julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa. Muutoksenhakua varten asiakirjat on saatavissa Tampereen kaupungin tietohallintoyksiköstä.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii ICT-palveluvastaava, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Sari Koivumäki. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Tampereen kaupungin konsernihallinnon toimintasäännön (konsernijohtaja 16.5.2023 § 89) liitteen 1 mukaan tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupungin ICT-hankinnoista, ICT-sopimusten ehdoista, hyväksymisestä ja allekirjoittamisesta. Lisäksi tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupunkiseudun tietohallintosopimuksessa määritellyistä asioista.