Päätöksen perustelut
Tampereen seudun toimijat ovat käynnistämässä kilpailutusta perustietotekniikan palveluiden hankinnasta. Tampereen kaupungin ja kehyskuntien tärkeimmät perustietotekniikkapalvelut ovat työasematuki, tukikeskus (service desk), palvelinkapasiteetti, palvelin- ja tietokannan hallinta sekä työasemaleasing. Sopimuksen nykyinen arvo on noin 7 miljoonaa euroa vuodessa, ja sen taloudellinen ja toiminnallinen merkittävyys seudulle ovat suuret. Perustietotekniikan palveluiden uudistuksella haetaan laadullista parannusta loppukäyttäjien palveluihin, toimintamallien kehittämistä ja yhdenmukaistamista, kustannus-tehokkuutta sekä tehokkaampaa seudullista yhteistyötä. Palveluilla on seutukunnissa yhteensä noin 18 000 käyttäjää. Kyseessä on laaja, haastava ja palveluntuotannon näkökulmasta kriittinen uudistus ja hankinta, jolloin riittävän resursoinnin ja osaamisen varmistaminen erittäin tärkeää läpi hankkeen. Hankinnassa onnistuminen edellyttää asiantuntemusta kilpailutusprosesseista ja hankintalainsäädännöstä, laaja-alaista perustietotekniikan palvelun osaamista, sopimusosaamista sekä muutosten läpiviennin varmistamiseksi vahvaa osaamista muutoksenhallinnasta sekä projektinhallinnasta.
Tampereen kaupunki on sopimuksen Sopimus tietohallintotehtävistä (dnro 5975/2014) nojalla valtuutettu valmistelemaan ja päättämään Tampereen seudun sopimuskumppanien puolesta tietotekniikan palvelutuottajapalvelujen hankinnoista siinä laajuudessa, kuin tietohallinnon seudullinen johtoryhmä harkitsee. Seudun yhteistyön tavoitteena on yhdessä kehittää tietohallinnon strategiaa ja yhdistää tietotekniikan tuotantoa sekä toimintamalleja sekä saada aikaan yhteen toimiva tietotekninen perusinfrastruktuuri seudulle. Tietohallinnon seudullinen johtoryhmä hyväksyi 28.09.2023 asiantuntijapalvelun hankinnan tukemaan perustietotekniikan hankinnan suunnittelua, valmistelua ja kilpailutusta. Tampere on tietohallintoyhteistyösopimuksen antamalla toimivallalla valmistellut kilpailutusta tukevan hankinnan ja esittää hankintatavaksi sidosyksikköhankintaa Istekki Oy:lta.
Istekki Oy on julkisomisteinen in-house -yhtiö, jonka tehtävänä on tuottaa omistaja-asiakkailleen sosiaali- ja terveydenhuoltoon, kuntien toimintaan, muiden in-house -yhtiöiden toimintaan sekä organisaatioiden välisen yhteistyön mahdollistavia informaatioteknologian ja terveyden ja hyvinvoinnin teknologian palveluja. Istekki Oy on asiakkaidensa omistama ICMT-asiantuntijaorganisaatio ja hankintalain (1397/2016) 2 luvun 15 §:n tarkoittama sidosyksikkö, joka on hankintayksikköinä toimivista asiakkaistaan erillinen ja päätöksenteon kannalta itsenäinen yksikkö. Istekki Oy on asiakkaidensa omistuksessa ja määräysvallassa. Kaupunginhallituksen konsernijaosto hyväksyi 31.8.2021 § 83 (TRE:5541/02.04.00/2021) Istekki Oy:n osakassopimuksen liittymissopimuksen ja Istekki Oy:n osakassopimuksen.
Hankintalain 15 §:n 1 momentin mukaan hankintalakia ei sovelleta hankintaan, jonka hankintayksikkö tekee sidosyksiköltään.
Istekki Oy:ltä pyydettiin 3.10.2023 tarjous perustietotekniikan palveluiden hankinnan tuen asiantuntijapalvelusta. Istekki Oy antoi 23.10.2023 tarjouksen pyydetystä asiantuntijapalvelusta.
Tarjous sisältää seuraavat vaiheet ylätasolla:
- perustietotekniikan palveluiden hankinnan tuki
- strategiaan, tarpeisiin ja visioon sekä nykytilaan tutustuminen
Toimintamallien suunnittelu:
- linjaukset miten perustietotekniikan palveluita tullaan toimittamaan asiakkaille, miten toimintaympäristön on muututtava uusien mallien myötä.
Hankinnan valmistelun ja suunnittelun vaihe:
- strategiaan ja suunniteltuihin toimintamalleihin pohjautuva suunnitelma hankinnan kokonaisuuden toteuttamisesta.
Kilpailutuksen toteuttaminen:
- kilpailutuskokonaisuuden läpivienti valitun hankintamenettelyn mukaisesti aina sopimuksen solmimiseen asti.
Tarjouksen työmääräarvio on 160 - 223 henkilötyöpäivää. Tarjouksen hinta koostuu kolmesta eri arvonlisäverottomasta henkilötyöpäivähinnasta á 832, 50 euroa, á 930 euroa ja á 1050 euroa. Toimeksiantosopimuksen laskutus toteutetaan kuukausittain toteutuneen työmäärän mukaisesti. Tarjous ei sisällä määräostovelvollisuutta.
Tarjous täyttää tilaajan vaatimukset ja on hinnaltaan ja muilta ehdoiltaan hyväksyttävissä.
Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta 214 135,50 euroa.
Sopimus perustietotekniikan hankinnan konsultoinnin asiantuntijapalvelun hankinnasta esitetään tehtäväksi Istekki Oy:n (y-tunnus 2292633-0) kanssa.
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjous tulee julkiseksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen ja yleisesti julkiseksi, kunta hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii projektipäällikkö, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Maarit Vehviläinen. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Tampereen kaupungin konsernihallinnon toimintasäännön (konsernijohtaja 16.5.2023 § 89) liitteen 1 mukaan ktietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupungin ICT-hankinnoista, ICT-sopimusten ehdoista, hyväksymisestä ja allekirjoittamisesta. Lisäksi tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupunkiseudun tietohallintosopimuksessa määritellyistä asioista.