Päätöksen perustelut
Strategiajohtaja Reija Linnamaa:
Tampereen kaupunki pyysi tarjouksia vakuutusturvaksi 1.1.2024 alkaen. Tarjouskilpailun kohteena olevat vakuutukset keskitetään yhteen vakuutusyhtiöön.
Hankintamenettelynä on hankintalain 32 §:n mukainen avoin menettely. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävän palvelun hankinta. Hankinnasta lähetettiin hankintailmoitus julkaistavaksi HILMA-palvelussa 7.9.2023 ja tarjouspyyntö oli saatavilla S&P Online-palvelussa. Kilpailutuksen on toteuttanut vakuutusmeklari Rewenda Oy.
Sopimus on toistaiseksi voimassa oleva, niin että ensimmäinen vakuutuskausi on 1.1. - 31.12.2024.
Hankinta ei ollut jaettu osiin, koska se ei kokonaisuuden kannalta ollut tarkoituksenmukaista.
Tarjouksen jättivät määräaikaan 12.10.2023 klo 14 mennessä seuraavat kolme (3) yritystä: If vahinkovakuutus Oyj (1602149-8), Pohjola Vakuutus Oy (1458359-3) ja LähiTapiola Keskinäinen Vakuutusyhtiö (0211034-2).
Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
Hankintalain mukaan hankintayksikön on suljettava tarjoaja tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos hankintayksikön tiedossa on, että tarjoajaa rasittaa jokin hankintalain 80 §:ssä luetelluista pakollisista poissulkemisperusteista. Hankintalain mukaan hankintayksikkö voi sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle tarjoajan, jota rasittaa jokin hankintalain 81 §:ssä luetelluista harkinnanvaraisista poissulkuperusteista.
Hankintayksikkö on tarkastanut kaikkien tarjouskilpailuun osallistuneiden tarjoajien soveltuvuuden (pois lukien rikosrekisteriotteen ja yhteisösakko-otteen tarkastaminen) ennen hankintapäätöstä. Kaikki tarjoajat täyttävät tarjouspyynnössä tarjoajien soveltuvuudelle asetetut vaatimukset.
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen
If Vahinkovakuutus Oyj:tä, LähiTapiola Keskinäinen Vakuutusyhtiö ja Pohjola Vakuutus Oy:tä pyydettiin täsmentämään hankintalain 74 §:n 2 momentin mukaisesti omaisuusvakuutustarjoustaan omaisuuskohteiden osalta. Tarjoajat vahvistivat, että omaisuusluettelon omaisuuskohteet sisältyvät tarjottuun maksuun. Täsmennyksellä ei ole ollut vaikutusta tarjottuun hintaan.
Täsmennyksen jälkeen kaikki tarjouskilpailuun osallistuneet tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön vaatimukset.
Tarjousten vertailu
Hankintayksikkö valitsi tarjouskilpailun voittajaksi tarjouspyynnön mukaisesti kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena oli halvin hinta, sillä laatu oli huomioitu hankinnan kohdetta koskevissa vähimmäisvaatimuksissa. Hankittavien vakuutusten sisältö oli tarjouspyynnössä määritelty.
Vertailuhinta koostui vakuutuslajikohtaisten hintojen yhteen laskulla. Vertailtavat vakuutuslajit olivat: omaisuusvakuutus Tampereen kaupunki, omaisuusvakuutus Tredu, keskeytysvakuutus, metsävakuutus, kuljetus- ja näyttelyvakuutus, kuljetusvakuutus, tiekuljetuksen vastuuvakuutus, julkisyhteisön vastuuvakuutus, hallinnon vastuuvakuutus ja hallinnon vastuuvakuutus tytäryhteisöile. Tarjoajat ilmoittivat vakuutuslajikohtaiset vakuutusmaksut erilliseen, tarjouspyynnön liitteenä olleeseen excel-taulukkoon.
Tarjousten järjestys vertailuperusteiden (hinta 100 %) mukaan:
- If vahinkovakuutus Oyj (1602149-8) vertailuhinnalla 309 943 euroa
- LähiTapiola Keskinäinen Vakuutusyhtiö (0211034-2) vertailuhinnalla 311 424 euroa
- Pohjola Vakuutus Oy (1458359-3) vertailuhinnalla 383 847 euroa
Edellä mainitun perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen teki If vahinkovakuutus Oyj (1602149-8).
If vahinkovakuutus Oyjtä (1602149-8) esitetään valittavaksi sopimuskumppaniksi. Valittavaksi esitettävän on ennen hankintasopimuksen allekirjoitusta toimitettava rikosrekisteriote (hankintamenettelyote), tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja todistukset ja yhteisösakko-ote.
Asiakirjojen julkisuus
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa. Muutoksenhakua varten asiakirjat on saatavissa Rewenda Oy:tä.
Hankinnan valmistelijana toimi vakuutusmeklari Mia Timonen puh. 040 073 3993, etunimi.sukunimi@soderbergpartners.com. Asiantuntijoina hankinnassa toimivat riskienhallintapäällikkö Annina Nääppä, puh. 040 749 3590, etunimi.sukunimi@tampere.fi ja hankintapäällikkö Ida Teivaala, puh. 040 481 0165, etunimi.sukunimi@tampere.fi.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii riskienhallintapäällikkö, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Annina Nääppä. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta 309 943 euroa ensimmäisenä vuotena ja 1 400 000 euroa toistaiseksi voimassaolevan sopimuskauden aikana laskettuna neljälle vuodelle hankintalain 30 §:n 1 momentin 2 kohdan mukaisesti. Sopimus voi kuitenkin jatkua yli neljä (4) vuotta.
Hallintosäännön 36 § 28)-kohdan mukaan konsernijohtaja päättää konsernihallinnon palvelujen hankinnasta, ellei muualla ole toisin määrätty tai päätetty.