Päätöksen perustelut
Tampereen kaupunki on ottamassa käyttöön Monetra Pirkanmaa Oy:n (Y-tunnus 2930111-4) palveluna tuotettavan SAP SuccessFactors pilvipohjaisen ohjelmiston (HCM). Käyttöönotto toteutetaan projektina (TRE:4693/00.01.05/2023) yhteistyössä Tampereen kaupungin ja Monetra Pirkanmaa Oy:n kanssa. SAP SuccessFactors sisältää keskeiset henkilöstöhallinnon toiminnalliset kokonaisuudet: palvelussuhteen elinkaaren hallinta, perehdytys, koulutusten ja osaamisen hallinta, suorituksen johtaminen, palkitseminen sekä raportointi ja analytiikka.
SAP SuccessFactors tulee korvaamaan SAP HR -järjestelmän ja Personec ESS:n. HR-prosessien automatisointi ja digitalisointi tukee modernia henkilöstöjohtamista, tehostaa toimintaa, sujuvoittaa ja yksinkertaistaa HR-prosesseja sekä parantaa niiden laatua. Uusi HR-järjestelmä tarjoaa parempia työkaluja työntekijöille, esihenkilöille ja HR:lle sekä parantaa tiedolla johtamista.
Toimitusprojektiin sisältyy SAP SuccessFactors pilvipohjainen (HCM) ohjelmisto ja seuraavat toiminnalliset kokonaisuudet: HRM (henkilöstön perustietojen hallinta, palvelusuhteen elinkaarenhallinta ml. palkkamuutosprosessit sekä palkkioiden maksatus, lomien ja muiden poissaolojen hallinta, sairauspoissaolojen seuranta ja varhainen tuki) ja HRD (perehdytys ja onboarding-/ offboarding toiminnot, kehityskeskustelut, tavoitteen asetanta ja suorituksen johtaminen, koulutuksen hallinta, osaamisen ja pätevyyksien hallinta, kehittämis- ja seuraajasuunnittelu, osaajien haku, palkitseminen, raportointi ja analytiikka).
Käyttöönottoprojektin toimituksen arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta 1 485 500 euroa. SAP SuccessFactors -ohjelmistopalvelun jatkuvan palvelun arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta 637 500 euroa vuodessa.
Toimitussopimus on voimassa siihen asti, kun ohjausryhmä on hyväksynyt toimituksen, mutta kuitenkin enintään 31.12.2024 saakka.
Hankintalain 15 §:n 1 momentin mukaan hankintalakia ei sovelleta hankintaan, jonka hankintayksikkö tekee sidosyksiköltään.
Monetra Pirkanmaa Oy on Monetra-konsernin alueyhtiö. Konserni on julkiselle sektorille tukitoimintoja tuottava ja kehittävä in-house osakeyhtiö, joka tarjoaa omistajilleen talous- ja HR- sekä palkkapalveluita. Toimittaja toimii julkisista hankinnoista annetun lain (1397/2016) tarkoittamassa mielessä omistajiensa sidosyksikkönä ja yhteishankintayksikkönä. Tampereen kaupunki on Toimittajan osakkeenomistaja.
Käyttöönottoprojektin toimitussopimuksen vastuuhenkilönä toimii ICT-päällikkö, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Terhi Suuronen. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle.
Tampereen kaupungin konsernihallinnon toimintasäännön (konsernijohtaja 16.5.2023 § 89) liitteen 1 mukaan tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupungin ICT-hankinnoista, ICT-sopimusten ehdoista, hyväksymisestä ja allekirjoittamisesta.