Päätöksen perustelut
Hankinnan kohteena on Tampereen kaupungin strategia- ja kehittämisyksikön käyttöön tuleva sosiaalisen median hallintatyökalu. Tampereen kaupungin strategia- ja kehittämisyksikkö tekee viestintää ja markkinointia kaupungin eri kohderyhmille sekä toimii vuorovaikutteisesti kohderyhmien kanssa sosiaalisessa mediassa kaupungin sosiaalisen median neljällä pääkanavalla Facebookissa, Instagramissa, X:ssä ja LinkedInissä. Kanavilla on tällä hetkellä yhteensä 67 000 seuraajaa ja julkaisuja tehdään vuositasolla noin 5000. Vuonna 2023 touko-lokakuussa kanavien julkaisuja näytettiin seuraajien virroissa yhteensä 6,6 miljoonaa kertaa.
Hankinnan tavoitteena on saada sometyötehtävien resurssitehokkuutta edistävä sekä julkaisujen laatua ja asiakaspalvelua ja siten yleistä asiakaskokemusta parantava väline, jolla
- tehdään julkaisuja sometileille
- seurataan sometileillä tapahtuvaa vuorovaikutusta sekä hoidetaan siihen liittyvää sometileillä vastaamista
- seurataan sometilien käyttöä ja saadaan siitä raportteja.
Hankinnan ennakoitu arvo alittaa hankintalain 25 § 1 mom. 3-kohdassa säädetyn kansallisen kynnysarvon. Hankintaan sovelletaan Tampereen kaupungin hankintaohjetta.
Tampereen kaupunki pyysi tarjouksia sosiaalisen median hallintatyökalusta sähköpostilla kolmelta toimittajalta 5.12.2023. Toimittajat, joille tarjouspyyntö lähetettiin, olivat sellaisia, joiden tarjoama työkalu strategia- ja kehittämisyksikön viestinnän ennakkovertailun perusteella vastasi strategia- ja kehittämisyksikön viestinnän määrittämiä vaatimuksia työkalulle ja jotka tarjosivat työkalua Suomen markkinoilla verkkolaskutuksen kautta. Hankintaa ei ollut jaettu osiin eikä osatarjouksia hyväksytty.
Tarjouksen jätti määräaikaan 19.12.2023 klo 12.00 mennessä 3 yritystä:
Infomedia Finland Oy (Y-tunnus 3315145-4)
LM Someco Oy (Y-tunnus 1898770-4)
Meltwater Finland Oy (Y-tunnus 2276311-3)
Tarjoajien soveltuvuuden arviointi
Kaikki tarjoajat täyttivät tarjouspyynnössä tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset.
Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi
Infomedia Finland Oy ja LM Someco Oy täyttivät tarjouspyynnön vaatimukset.
Meltwater Finland Oy:n tarjous hylättiin. Tarjoajan tarjoukselleen liittämiä omia ehtoja ei voitu hyväksyä. Tarjouspyynnön vastaisten ehtojen liittäminen tarjoukseen oli mainittu tarjouspyynnöllä tarjouksen hylkäämisen perusteeksi.
Tarjousten vertailu
Valintaperusteena on halvin hinta. Laatu oli huomioitu vähimmäisvaatimuksissa.
Tarjousvertailu toteutettiin tarjouspyynnössä kuvatulla tavalla.
Kilpailutuksen vertailuhinta muodostui hintakaavalla: käyttöönoton hinta + 24 * jatkuvan palvelun kk-hinta + 24 * arvioitu käyttäjämäärien (10 käyttäjää) ja sometilien (6 tiliä) kasvu.
Vertailuhinnat ja siitä saadut vertailupisteet olivat:
- Infomedia Finland Oy; 40 888,00 €; 100,00 p.
-LM Someco Oy; 51 002,40 €; 80,17 p.
Edullisin tarjous on saanut vertailun maksimipisteet (100 pistettä). Muiden tarjousten vertailupisteet on laskettu siten, että edullisimman tarjouksen vertailuhinta jaetaan kyseisen tarjoajan vertailuhinnalla ja kerrotaan maksimipisteillä.
Tarjousvertailun perusteella esitetään valittavaksi edullisimman tarjouksen tehnyt Infomedia Finland Oy:n tarjous.
Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta 13 750,00 euroa vuodessa.
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa. Muutoksenhakua varten asiakirjat on saatavissa Tampereen kaupungin tietohallintoyksiköstä.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii Sisällönhallinnan ja viestinnän ICT-palvelujen ICT-palveluvastaava Leila Virta. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Tampereen kaupungin konsernihallinnon toimintasäännön (konsernijohtaja 16.5.2023 § 89) liitteen 1 mukaan tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupungin ICT-hankinnoista, ICT-sopimusten ehdoista, hyväksymisestä ja allekirjoittamisesta. Lisäksi tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupunkiseudun tietohallintosopimuksessa määritellyistä asioista.