Päätöksen perustelut
Tampere Conversations on kutsuvieraspohjainen korkean tason tapahtuma, joka järjestettiin Tampereella ensimmäistä kertaa v. 2022. Tapahtumaa yhteistyössä toteuttavat pääjärjestäjät Tampereen kauppakamari, Tampereen yliopisto sekä Tampereen kaupunki. Lisäksi tapahtuman toteutukseen osallistuu Suomen itsenäisyyden juhlarahasto Sitra ja tukijoina toimivat korkeakoulusäätiöt. Tapahtuma tukee osaltaan Tampereen kaupungin ja Tampereen yliopiston kumppanuussopimuksen tavoitteiden toteuttamista. Yhteistyötahojen yhteinen tahtotila on ollut luoda tapahtumasta toistuva. Seuraava Tampere Conversations järjestetään 14.-15.2.2024. Tapahtuman temaattinen painopiste on tekoälyn uhkissa ja mahdollisuuksissa sekä ilmiön heijastumisessa elinkeinoelämään ja työmarkkinoihin.
Tapahtuman tuottamisesta ja kokonaiskoordinaatiosta vastaa Tampereen kauppakamari. Tapahtuman järjestämiseen liittyvistä suorista kustannuksista vastaavat Tampereen kaupunki, Tampereen yliopisto ja Tampereen kauppakamari. Yhteistyöneuvotteluissa on sovittu, että Tampereen tehtävänä on omasta rahoitusosuudestaan kattaa tapahtuman tila-, tarjoilu ja tapahtumatuotannon kustannukset (ml. tallenne). Kukin järjestäjätaho osallistuu tapahtuman toteutuskustannuksiin tasasuurin rahoitusosuuksin, joka on alustavasti sovittu olevan maksimissaan 50 000 euroa per organisaatio. Tarvittaessa kustannusten kohdentumisesta ja kustannusten tasosta neuvotellaan tapahtumatoteutuksen edetessä.
Strategia- ja kehittämisyksikön suhdetoiminnan ja markkinoinnin tiimi pyysi tarjousta Tampere-talo Oy:ltä. Tarjouspyyntöön sisältyivät kustannukset tarvittavista tiloista, henkilökunnasta, liputuksesta, striimauksesta ja ravintolapalveluista. Tarjouspyyntö oli mitoitettu 150-200 osallistujan tarpeiden perusteella. Tapahtuma on kaksipäiväinen sisältäen ensimmäisenä päivänä iltatilaisuuden aterioineen. Toinen päivä on seminaarityyppinen -tapahtuma, jossa ravintolapalvelut koostuvat lounaasta ja väliaikakahvituksista. Varsinaisen tapahtumatilan (Duetot) lisäksi varaukseen sisältyy muita tilavarauksia mm. taukotilat ja cocktail-tilaisuuden tila.
Hankinnan arvo alittaa hankintalain 25 § 1 mom. 4 -kohdassa säädetyn kansallisen kynnysarvon. Hankintaan sovelletaan Tampereen kaupungin hankintaohjetta. Tarjousta päädyttiin kysymään Tampere-talo Oy:ltä palvelun laatu-, sijainti sekä tila- ja tekniikkavaatimusten perusteella. Tilojen tulisi olla toimivat ja laadukkaat sekä tapahtuman että ruokailujen osalta. Tilojen ja niiden sijainnin tulisi palvella siirtymisiä tapahtumapaikan sisällä ja ulkopuolella.
Saadun tarjouksen perusteella tapahtuman tilojen, tekniikan ja striimauksen, palveluun sisältyvän henkilökunnan sekä ravintolapalvelujen yhteenlaskettu kustannusarvio on ilman arvonlisäveroa yhteensä 55 944,38 euroa.
Tarjouksen voidaan katsoa kattavan tilaajan asettamat vaatimukset ja hinnan olevan yleisen hintatason mukainen. Hankinnassa noudatetaan Tampere-talon yleisiä vuokraehtoja, joissa määritetään mm. viranomaismääräysten edellyttämät henkilöstön vähimmäistarve.
Sopimus Tampere Conversations 2024 -tapahtumaan tila- ja kongressipalveluiden pienhankinnasta esitetään tehtäväksi Tampere-talo Oy:n kanssa (0706363-7).
Hankintayksikkö on tarkastanut tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja todistukset ennen hankintapäätöksen tekemistä.
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjous tulee julkiseksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen ja yleisesti julkiseksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa.
Hankinnan valmistelijana toimi suhdetoiminta- ja markkinointipäällikkö Iina Ojala.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii suhdetoiminta- markkinointipäällikkö, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Iina Ojala. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii tarvittaessa yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Konsernihallinnon vuoden 2024 toimintasäännön delegointiliitteen mukaan konserniyksikön johtaja päättää johtamansa toiminnan osalta irtaimen omaisuuden ja enintään 60 000 euron suuruisten palvelujen hankinnasta konsernihallinnon palvelu- ja vuosisuunnitelman rajoissa.