Päätöksen perustelut
Tampereen kaupunki on ottanut tammikuussa 2022 käyttöönsä Dynamics365-pohjaisen Yritys-CRM-järjestelmän. Järjestelmää käytetään useissa eri kaupungin yksiköissä, muun muassa elinkeinopalveluissa, työllisyys- ja kasvupalveluissa, Tredussa sekä Tampereen seudun elinkeino- ja kehitysyhtiö Business Tampereessa sekä Visit Tampere Oy:ssä. Käytön odotetaan laajenevan tulevaisuudessa.
Järjestelmän toiminnan kannalta elintärkeät yritysasiakkaiden perustiedot on tuotu järjestelmään vuoden 2023 alusta lukien PRH:n rajapintatoteutuksella. Perustietojen lisäksi järjestelmään tulee saada lisäksi rikastettua yritysasiakastietoa, joka tehostaa yritysten palvelutarpeen arviointiprosessia ja järjestelmää käyttävien entiteettien toimintaedellytyksiä. Järjestelmään on tuotu rikastettu yritysasiakastieto hyödyntäen Leadventure Oy:n toimittamaa ratkaisua. Määräaikaisen 1.1.-31.12.2023 hankinnan arvo sopimuskauden aikana oli 14 900 euroa (TRE:7924/02.07.01/2022). Rikastetun yritysasiakastiedon ratkaisu tarvitaan jatkossakin, koska Yritys-CRM-järjestelmän käyttö edelleen laajenee Tampereen kaupungilla. Lisäksi TE-palvelut siirretään kunnille vuoden 2024 alusta. Siirron vaikutusta yritystietojen hyödyntämiseen ei vielä tiedetä, joten on perusteltua tehdä uusi määräaikainen hankinta. Hankintatarve tullaan arvioimaan uudelleen ennen uuden sopimuksen päättymistä.
Tietohallintoyksikkö pyysi tarjouksia yritystietointegraation toteutuksesta ja rikastetusta yritysasiakastiedosta sopimuskaudeksi 1.1.2024-31.12.2025.
Hankinnan arvo alittaa hankintalain 25 § 1 mom. 1)-kohdassa säädetyn kansallisen kynnysarvon. Hankintaan sovelletaan Tampereen kaupungin hankintaohjetta.
Hankintamenettelynä käytettiin Tampereen kaupungin hankintaohjeen mukaista rajoitettua menettelyä, jossa tarjouksia pyydettiin etukäteen määrätyltä joukolta yrityksiä, jotka arvioitiin luotettaviksi ja toimituskykyisiksi suorittamaan hankinta. Tarjouspyyntö lähetettiin sähköpostitse 23.11.2023 neljälle yritykselle, jotka olivat Alma Talent Oy (Y-tunnus 0869288-1), Suomen Asiakastieto Oy (Y-tunnus 0111027-9), Leadventure Oy (Profinder Oy) (2828385-8) sekä Vainu Finland Oy (Y-tunnus 2822996-6).
Tarjouksen jättivät määräaikaan 20.12.2023 klo 23.59 mennessä seuraavat kolme yritystä:
Alma Talent Oy (Y-tunnus 0869288-1),
Asiakastieto Oy (Y-tunnus 0111027-9) ja
Leadventure Oy (Profinder Oy) (Y-tunnus 2828385-8).
Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen
Hankintayksikkö on tarkistanut kaikkien tarjouskilpailuun osallistuneiden tarjoajien soveltuvuuden ennen hankintapäätöstä. Hankintayksikkö on tarkastanut tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja todistukset ennen hankintapäätöksen tekemistä. Kaikki tarjoajat täyttävät tarjouspyynnössä tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset.
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen
Kaikki tarjouskilpailuun osallistuneet tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön vaatimukset.
Tarjousten vertailu
Valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus.
Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin halvinta hintaa. Laatu oli huomioitu vähimmäisvaatimuksissa. Tarjousvertailu toteutettiin tarjouspyynnössä kuvatulla tavalla.
Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen teki Leadventure Oy (Profinder Oy) (Y-tunnus 2828385-8).
Leadventure Oy (Profinder Oy) esitetään valittavaksi sopimuskumppaniksi.
Asiakirjojen julkisuus
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjous tulee julkiseksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen ja yleisesti julkiseksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa. Asiakirjatiedustelut osoitetaan osoitteeseen kirjaamo@tampere.fi.
Hankinnan valmistelijana toimi ICT-palveluvastaava Pia Suominen. Asiantuntijana toimi suunnittelija Katri Kontioniva.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii ICT-palveluvastaava, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Mika Karetie. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii tarvittaessa yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hankinnan arvonlisäveroton arvo on 29 000 euroa sopimuskauden aikana. Leadventure Oy (Profinder Oy) tarjosi myös lisäpalveluja optioina. Hankinnan arvonlisäveroton arvo optioineen on 39 000 euroa sopimuskauden aikana.
Tampereen kaupungin konsernihallinnon toimintasäännön (konsernijohtaja 14.12.2023 § 210) liitteen 1 mukaan tietohallintojohtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupungin ICT-hankinnoista, ICT-sopimusten ehdoista, hyväksymisestä ja allekirjoittamisesta.