§ 44 Työympäristön ja toimintakulttuurin kehittämisen ja tukipalvelun hankinta

Lataa  Kuuntele 

TRE:5851/02.07.01/2023

Päätöspäivämäärä

27.2.2024

Päätöksen tekijä

Konsernijohtaja

Valmistelijan yhteystiedot

Projektipäällikkö Heli Turunen, puh. 050 342 0652, työhyvinvointiasiantuntija Katja Nieminen, puh. 044 486 3774 ja hankinta-asiantuntija Eveliina Seppi, puh. 040 161 6198, etunimi.sukunimi@tampere.fi 

Lisätietoja päätöksestä

Johdon assistentti Mia Helin,​ puh. 040 570 4065, etunimi.sukunimi@tampere.fi

Päätöksen perustelut

Henkilöstöjohtaja Niina Pietikäinen:

Tampereen kaupunki pyysi tarjouksia työympäristön ja toimintakulttuurin kehittämiseen ja tukipalveluun. Sopimuskausi alkaa sopimuksen allekirjoituksesta ja päättyy 30.6.2026. Hankintaan sisältyi optioehto, jonka mukaan sopimusta on mahdollista jatkaa yhden vuoden optiokaudella.

Hankintamenettelynä on hankintalain 32 §:n mukainen avoin menettely. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävän palvelun hankinta. Hankinnasta lähetettiin hankintailmoitus julkaistavaksi HILMA-palvelussa 19.1.2014 ja tarjouspyyntö oli saatavilla Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa. 

Hankinta ei ollut jaettu osiin, koska se ei kokonaisuuden kannalta ollut tarkoituksenmukaista. 

Tarjouksen jättivät määräaikaan 5.2.2024 klo 12 mennessä seuraavat 11 yritystä:

  • Profit Interior (2504321-8)
  • Workspace Oy (2031218-3)
  • Agile Work Oy (2661604-9)
  • Newsec Property Asset Management Finland Oy (0726489-3)
  • Ryhmittymä Manse Four Bocks, Ryhmittymän tarjoajana toimii INNER Sisustusarkkitehdit Oy (3000610-4) ja ryhmittymän muut jäsenet ovat Arkkitehdit LSV Oy (0666730-8), Voimisto Oy (2684981-1), Kreapal Design Oy (2952382-5) ja Acatos Oy (0780101-1)
  • Ryhmittymä AINS Group, Ryhmittymän tarjoajana toimii A-Insinöörit Rakennuttaminen Oy (0794541-0) ja ryhmittymän jäsenenä AW2 Architects Oy (0979166-2)
  • Ryhmittymä Sistem Tommila Tampere, Ryhmittymän tarjoajana toimii Sistem Oy (0199750-0) ja jäsenenä Arkkitehdit Tommila Oy (2989996-1)
  • Ryhmittymä Kakadu & Arkkitehdit Rudanko + Kankkunen Oy Tampereen virastotalo, Ryhmittymän tarjoajana toimii Kakadu Oy (2056434-8) ja jäsenenä Arkkitehdit Rudanko + Kankkunen Oy (2353455-8)
  • Kohina Oy (2087074-0)
  • Ramboll Finland Oy (0101197-5)
  • Arco Architecture Company Oy (2240452-4)


Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen

Hankintalain mukaan hankintayksikön on suljettava tarjoaja tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos hankintayksikön tiedossa on, että tarjoajaa rasittaa jokin hankintalain 80 §:ssä luetelluista pakollisista poissulkemisperusteista. Hankintalain mukaan hankintayksikkö voi sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle tarjoajan, jota rasittaa jokin hankintalain 81 §:ssä luetelluista harkinnanvaraisista poissulkuperusteista.

Hankintayksikkö on tarkastanut kaikkien tarjouskilpailuun osallistuneiden tarjoajien soveltuvuuden (pois lukien rikosrekisteriotteen ja yhteisösakko-otteen tarkastaminen) ennen hankintapäätöstä. Tarjoajat ovat toimittaneet tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja todistukset. Ryhmittymän Manse Four Block jäseniltä Voimisto Oy:ltä ja Acatos Oy:ltä pyydettiin lisäselvityksiä soveltuvuuteen liittyen ja hyväksytyt vastaukset saatiin määräaikaan mennessä. Myös Workspace Oy:n voimavara-alihankkijalta Suomen muototoimisto Oy:ltä ja Profit Interior Oy:n voimavara-alinhankkijalta Mood It Oy:ltä pyydettiin lisäselvityksiä soveltuvuuteen liittyen ja hyväksytyt vastaukset saatiin määräaikaan mennessä. Kaikki tarjoajat täyttävät tarjouspyynnössä tarjoajien soveltuvuudelle asetetut vaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastaminen

Hankintalain 74 §:n mukaisesti tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava tarjouspyynnöstä. Kaikki tarjouskilpailuun osallistuneet tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön vaatimukset.

Seuraavia yrityksiä pyydettiin täsmentämään tarjouksiensa tarjouspyynnön mukaisuutta hankintalain 74 §:n 2 momentin mukaisesti:

  • Agile Work Oy:tä pyydettiin projektipäällikön koulutusvaatimukseen liittyvää täsmennystä
  • Hankintayksikkö kiinnitti Kohina Oy:n tarjouksessa huomion poikkeuksellisen alhaiseen hintaan. Kohina Oy:ltä pyydettiin täsmennystä ilmeisen hinnoitteluvirheen takia.
  • Ryhmittymä Kakadu & Arkkitehdit Rudanko + Kankkunen Oy Tampereen virastotalolta pyydetiin täsmennystä asiantuntijat-liitteen asiantuntijoiden referenssien järjestykseen liittyvää täsmennystä


Kaikki täsmennykset saapuivat vastaukselle annettuun määräaikaan mennessä. Saatujen täsmennysten jälkeen Agile Work Oy:n, Kohina Oy:n, ja Ryhmittymä Kakadu & Arkkitehdit Rudanko + Kankkunen Oy Tampereen virastotalon tarjousten katsottiin täyttävän tarjousten tarjouspyynnönmukaisuudelle asetut ehdot.

Tarjousten vertailu 

Valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin parasta hinta-laatusuhdetta seuraavin painotuksin:

Hinta, max. 40 vertailupistettä
Laatu, max. 60 vertailupistettä

Tarjousvertailu toteutettiin tarjouspyynnössä kuvatulla tavalla. Tarjoajien kunkin vertailuperusteen osalta saamat pisteet ilmenevät hankintapäätöksen liitteenä olevasta vertailutaulukosta. Hinta muodostui nimettyjen asiantuntijoiden henkilötyöpäivän hinnoista yhteenlaskettuna ja kerrottuna kunkin asiantuntijan arvioidulla henkilötyöpäivien määrällä kuukauden aikana. Tarjoajat ilmoittivat asiantuntijakohtaiset htp-hinnat erilliseen, tarjouspyynnön liitteenä olleeseen excel-taulukkoon. Vertailupisteet hinnan osalta laskettiin seuraavalla kaavalla (halvin tarjottu hinta/ tarjottu hinta)* maksimivertailupisteet. Laatu muodostui tarjoajien ilmoittamista lisäkokemusreferensseistä ja tarjoajien laatiman projektisuunnitelman laadun arviosta. Projektisuunnitelman laatimisohjeet ja arviointiperusteet olivat tarjouspyynnön liitteenä. Projektisuunnitelman osalta tarjoajien oli mahdollista saada enintään 40 laadun vertailupistettä. Tarjoajat saivat ilmoittaa enintään kaksi lisäkokemusreferenssiä yhtä nimettyä asiantuntijaa kohden. Lisäkokemusreferenssien tuli täyttää tarjouspyynnön liitteellä Asiantuntijat ilmoitetut vaatimukset referensseille, jotta ilmoitetuista lisäkokemusreferensseistä sai pisteitä laadun vertailuun. Tarjoajilla oli mahdollisuus saada enintään 20 laadun vertailupistettä lisäkokemusrefrensseistä.

Tarjoajien kokonaisvertailupisteet käyvät ilmi hankintapäätöksen liitteenä olevasta vertailutaulukosta. 

Edellä mainitun perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen teki Kohina Oy (2087074-0).

Kohina Oy:n esitetään valittavaksi sopimuskumppaniksi. Valittavaksi esitettävän on ennen hankintasopimuksen allekirjoitusta toimitettava rikosrekisteriote (hankintamenettelyote) ja yhteisösakko-ote.

Asiakirjojen julkisuus

Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa. Muutoksenhakua varten asiakirjat on saatavissa Tampereen kaupungilta ja asiakirjatiedustelut on osoitettava osoitteeseen hankinnat@tampere.fi. 

Hankinnan valmistelijana toimi hankinta-asiantuntija Eveliina Seppi. Asiantuntijoina hankinnassa toimivat projektipäällikkö Heli Turunen ja työhyvinvointiasiantuntija Katja Nieminen.

Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.

Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii henkilöstöjohtaja, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Niina Pietikäinen. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.

Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta 150 000 euroa vuodessa (12 kk) eli 500 000 euroa sopimuskauden aikana sisältäen 12 kuukauden option käytön.

Hallintosäännön 36 § 29)-kohdan mukaan konsernijohtaja päättää konsernihallinnon irtaimen omaisuuden ja palvelujen hankinnasta, luovuttamisesta ja vuokrauksesta, ellei muualla ole toisin määrätty tai päätetty

Päätös

Sopimus työympäristön ja toimintakulttuurin kehittämisen ja tukipalvelun hankinnasta 30.6.2026 päättyväksi sopimuskaudeksi tehdään Kohina Oy:n (2087074-0) kanssa.

Sopimuksen vastuuhenkilöksi nimetään henkilöstöjohtaja Niina Pietikäinen.

Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta 500 000 euroa sisältäen option käytön.

Sopimus hankinnasta syntyy vasta hankintasopimuksen allekirjoituksella. 

Option käytöstä tehdään erillinen päätös.

Allekirjoitus

Konsernijohtaja Juha Yli-Rajala

Organisaatiotieto

Tampere

Muutoksenhaku

Oikaisuohje ja valitusosoitus hankinta-asioissa

Julkista hankintaa koskevaan päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä tehtyyn ratkaisuun voidaan hakea muutosta vaatimalla julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) mukaista hankintaoikaisua. Asia voidaan myös saattaa valituksella markkinaoikeuden käsiteltäväksi, mikäli hankinnan arvo ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 25 §:n mukaisen kyseistä hankintaa koskevan kynnysarvon.

1. Hankintaoikaisu (oikaisuohje)
  
Päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä tehtyyn ratkaisuun tyytymätön voi tehdä kirjallisen julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 132 §:n mukaisen hankintaoikaisun. Hankintaoikaisun voi tehdä tarjouskilpailuun osallistunut tarjoaja tai osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas tai muu taho, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen).

Hankintaoikaisua koskevasta vaatimuksesta on käytävä ilmi vaatimukset perusteineen. Vaatimukseen on merkittävä oikaisua vaativan ja kirjelmän laatijan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi.

Hankintaoikaisuvaatimus on toimitettava oikaisuvaatimusajan kuluessa oikaisuviranomaiselle. Hankintaoikaisuvaatimuksen tulee olla perillä oikaisuvaatimusajan viimeisenä päivänä ennen viraston aukioloajan päättymistä klo 16 mennessä.
Hankintaoikaisuvaatimuksen lähettäminen postitse tai sähköisesti tapahtuu lähettäjän omalla vastuulla.

Oikaisuviranomainen

Hankintaoikaisua haetaan päätöksen Muutoksenhakuviranomainen-kohdassa mainitulta muutoksenhakuviranomaiselta.

Oikaisuvaatimus tulee toimittaa osoitteella:

Tampereen kaupunki/Kirjaamo
Frenckellinaukio 2 B
PL 487
33101 Tampere

Hankintaoikaisun voi lähettää myös virallisen sähköisen asioinnin lomakkeella osoitteessa https://www.tampere.fi/asioi-kaupungin-kanssa tai sähköpostilla: kirjaamo@tampere.fi. Tampereen kaupunki ei vastaa sähköpostilla lähetetyn oikaisuvaatimuksen tietoturvallisuudesta.

Määräaika

Hankintaoikaisu on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Tiedoksisaanti

Sähköistä tiedoksiantoa käytettäessä asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä oheisasiakirjoineen tiedon sinä päivänä, jolloin mainitut asiakirjat sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää, jollei asiassa esitetä luotettavaa selvitystä tietoliikenneyhteyksien toimimattomuudesta tai vastaavasta muusta seikasta, jonka johdosta sähköinen viesti on saapunut vastaanottajalle myöhemmin.

Jos päätös oheisasiakirjoineen annetaan tiedoksi tavallisena kirjeenä, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä oheisasiakirjoineen tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemäntenä päivänä niiden lähettämisestä. Mikäli käytetään todisteellista tiedoksiantotapaa, tiedoksianto katsotaan tapahtuneeksi saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana. Tiedoksiantopäivää ei lueta määräaikaan. Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa tehtävän toimittaa ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

 

2. Valitus markkinaoikeuteen (valitusosoitus)

Jos hankinnassa on menetelty julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain vastaisesti, voi tarjoaja, osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas tai muu taho, jota asia koskee, saattaa asian markkinaoikeuden käsiteltäväksi valituksella.
Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 146 § 3 momentin mukaan puitejärjestelyyn perustuvaan hankintaan tai dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksymistä koskevaan hankintayksikön ratkaisuun ei saa hakea valittamalla muutosta, jollei markkinaoikeus myönnä asiassa käsittelylupaa. Lupa on myönnettävä, jos:
1)    asian käsittely on lain soveltamisen kannalta muissa samanlaisissa asioissa tärkeää; tai
2)    siihen on painava, hankintayksikön menettelyyn liittyvä syy.

Muutoksenhakuaika

Jollei toisin säädetä, valitus on tehtävä kirjallisesti 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut kirjallisesti tiedon asemaansa vaikuttavasta ratkaisusta tai tarjousmenettelyn ratkaisusta perusteluineen sekä kirjallisen ohjeen asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi (valitusosoituksen).

Valitus on tehtävä 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista, jos hankintayksikkö on tehnyt hankinta- tai käyttöoikeussopimuksen julkista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 130 §:n 1) tai 3) kohdan nojalla noudattamatta odotusaikaa. Valitus on tehtävä kuuden kuukauden kuluessa hankintapäätöksen tekemisestä siinä tapauksessa, että ehdokas tai tarjoaja on saanut tiedon hankintapäätöksestä valitusosoituksineen ja hankintapäätös tai valitusosoitus on ollut olennaisesti puutteellinen.

Hankintaoikaisun vireilletulo ja käsittely eivät vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asiaosainen voi saattaa asian markkinaoikeuden käsiteltäväksi.

Tiedoksisaanti

Sähköistä tiedoksiantoa käytettäessä asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä oheisasiakirjoineen tiedon sinä päivänä, jolloin mainitut asiakirjat sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää, jollei asiassa esitetä luotettavaa selvitystä tietoliikenneyhteyksien toimimattomuudesta tai vastaavasta muusta seikasta, jonka johdosta sähköinen viesti on saapunut vastaanottajalle myöhemmin.
 
Jos päätös oheisasiakirjoineen annetaan tiedoksi tavallisena kirjeenä, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä oheisasiakirjoineen tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemäntenä päivänä niiden lähettämisestä. Mikäli käytetään todisteellista tiedoksiantotapaa, tiedoksianto katsotaan tapahtuneeksi saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana.

Valituskielto

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 163 §:n mukaan markkinaoikeuden toimivaltaan kuuluvaan asiaan ei saa hakea muutosta hallinto-oikeudesta kuntalain (410/2015) eikä oikeudenkäynnistä hallintoasioissa annetun lain nojalla.
Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 146 § 2 momentin mukaisesti markkinaoikeuden käsiteltäväksi valituksella ei voida saattaa hankintayksikön sellaista päätöstä tai muuta ratkaisua, joka koskee:
1) yksinomaan hankintamenettelyn valmistelua
2) sitä, että hankintasopimusta ei jaeta osiin 75 §:n nojalla; tai
3) sitä, että 93 §:ssä tarkoitetun kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytetään yksinomaan halvinta hintaa tai kustannuksia.
 

Valituksen tekeminen

Valituksessa on ilmoitettava hankinta-asia, jota valitus koskee, sekä valittajan vaatimukset ja niiden perusteet. Puitejärjestelyyn perustuvan hankinnan osalta tai dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksymistä koskevaan hankintayksikön ratkaisun osalta valituskirjelmässä on esitettävä, minkä vuoksi käsittelylupa tulisi myöntää.

Valituksessa on ilmoitettava valittajan nimi ja kotikunta. Jos valittajan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos valituksen laatija on joku muu henkilö, valituksessa on ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta. Lisäksi on ilmoitettava postiosoite ja puhelinnumero, joihin asiaa koskevat ilmoitukset valittajalle voidaan toimittaa.

Valitukseen on liitettävä alkuperäisenä tai jäljennöksenä päätös, jota vaaditaan muutettavaksi, sekä todistus siitä, minä päivänä päätös on annettu tiedoksi tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta.

Valitukseen on liitettävä asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi. Asiamiehen on liitettävä valituskirjelmään valtakirja, kuten oikeudenkäynnistä hallintoasioissa annetun lain (808/2019) 32 §:ssä säädetään.

Valitus on toimitettava markkinaoikeudelle ennen valitusajan päättymistä. Valituksen tulee olla perillä valitusajan viimeisenä päivänä ennen markkinaoikeuden virka-ajan päättymistä. Itse tiedoksisaantipäivää ei lasketa mukaan.

Valituksen voi toimittaa markkinaoikeuden kansliaan henkilökohtaisesti, asiamiestä käyttäen, lähetin välityksellä, postitse, telekopiona tai sähköpostin avulla kuten laissa sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) säädetään. Jos vireillepanon viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa asiakirjat toimittaa markkinaoikeudelle ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Markkinaoikeuden yhteystiedot

Markkinaoikeus
Radanrakentajantie 5
00520 Helsinki

puh. 029 56 43300
faksi 029 56 43314
sähköposti markkinaoikeus@oikeus.fi

Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa https://asiointi.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet

Oikeudenkäyntimaksu

Muutoksenhakuasian vireille panijalta peritään oikeudenkäyntimaksu sen mukaan kuin tuomioistuinmaksulaissa (1455/2015) säädetään.

Muutoksenhausta ilmoittaminen hankintayksikölle

Hankinta-asiaan muutosta hakevan on kirjallisesti ilmoitettava hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi (laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 148 §). Ilmoitus on toimitettava hankintayksikölle viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeuteen. Ilmoitus on toimitettava päätöksessä mainitulle muutoksenhakuviranomaiselle edellä kohdassa ”Oikaisuviranomainen” mainittuun osoitteeseen.