§ 52 Konsernimääräys: Tiedonhallinta ja asiakirjahallinta

Päätöksen perustelut

Strateginen ohjaus ja konsernipalvelut -ryhmän johtaja Reija Linnamaa ja hallinto- ja tukipalvelujohtaja Heli Hirvelä: 

Konsernijohtaja on 15.12.2022 § 174 hyväksynyt Tiedonhallinta ja asiakirjahallinta -konsernimääräyksen. Tiedonhallinta ja asiakirjahallinta -konsernimääräys on syytä kumota ja antaa uusi konsernimääräys toimintaympäristöstä tulevien ajankohtaisten päivitystarpeiden ja Tiedonhallintalain toimeenpano kaupunkiorganisaatiossa -projektin esittämien jatkosuositusten edistämiseksi (kaupunginhallitus 11.9.2023 § 377).

Konsernimääräystä on uudistettu tiedonhallinnan vastuita koskevien kohtien osalta. Lisäksi määräykseen on tuotu uusia sisältökokonaisuuksia ja käsitteitä. Tiedonhallinnan vastuista on päätetty useissa eri toimielinten ja viranhaltijoiden päätöksissä. Niiden löydettävyyttä ja koordinointia helpotetaan jatkossa siten, että keskeiset vastuut kootaan yhteen koontitaulukkoon, jota päivitetään ajantasaisesti ja ylläpidetään hallinto- ja tukipalveluyksikössä. Uusia sisältökokonaisuuksina ovat digitointia, henkilörekisterien hallintaa ja tietopyyntöjä käsittelevät kappaleet. Aikaisemmin tietosuojaa ja rekisterinpitoa on määrätty erillisessä konsernimääräyksessä. Uudistuksella tarkennetaan henkilörekisterien hallinnan ohjausta ja tuodaan kokonaisuus selkeämmin esiin osana tiedonhallintaa.  

Asiakirjahallinnan osalta määräyksessä on useita uudistuksia. Jatkossa sekä arkistonmuodostussuunnitelman että tiedonohjaussuunnitelman hyväksyy ja vahvistaa päätöksellään asiakirjahallintopäällikkö. Uusi käytäntö on hallintosäännön mukainen ja sisältyy asiakirjahallintopäällikön viran vastuisiin. Uusina käsitteinä määräykseen on tuotu työyksikkö- ja tietoaineistovastaava-käsitteet. Työyksiköllä tarkoitetaan organisatorista tai toiminnallista kokonaisuutta, jonka toiminnan yhteydessä syntyy ja jolle sen tehtävien johdosta saapuu kaupungille kuuluvia asiakirjatietoja. Työyksiköillä on vastuu hallussaan olevista aineistoista. Arkistovastaava-käsite on uudistettu tietoaineistovastaavaksi samalla kun tehtävän sisältöä on päivitetty. Kokonaisuudessaan uudistettuun konsernimääräykseen on lisätty sähköiseen toimintaympäristöön soveltuvia esimerkkejä ja viittauksia.   

Hallintosäännön 36 § 2)-​kohdan mukaan konsernijohtaja päättää kaupungin hallintoon, taloudenhoitoon ja toimintaan liittyvistä konsernimääräyksistä ja merkittävistä ohjeista.

Päätös

Konsernihallinnolle,​ palvelualueille ja liikelaitokselle annetaan konsernimääräys Tiedonhallinta ja asiakirjahallinta,​ Dnro TRE: 5861/00.01.01/2023. ​​​​

Tällä konsernimääräyksellä kumotaan samasta aiheesta konsernijohtajan päätöksellä 15.12.2022 § 174 annettu konsernimääräys, Dnro TRE:8467/00.01.01/2022 sekä 15.6.2020 § 75 annettu Tietosuojaan ja rekisterinpitoon liittyvät vastuuroolit -konsernimääräys, Dnro TRE:3502/00.01.01/2020.