Päätöksen perustelut
Tampereen kaupungin strategiassa sekä pormestariohjelmassa painotetaan luonnon monimuotoisuuden edistämistä. Kaupunkien luontohuippukokous kokoaa yhteen kaupunkien, elinkeinoelämän ja valtion edustajia keskustelemaan kuutoskaupunkien parhaista käytännöistä, mahdollisuuksista ja haasteista luontotyössä sekä vauhdittamaan luontopositiivisten kaupunkien rakentumista. Luontohuippukokouksella vahvistetaan luonnon monimuotoisuutta edistävää työtä ja Suomen isoimpien kaupunkien välistä yhteistyötä luontotavoitteiden saavuttamiseksi. Luontohuippukokouksen järjestelyistä vastaa Ilmasto- ja ympäristöpolitiikan yksikkö.
Kyseessä on julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) kansallisen kynnysarvon alittava liitteen E mukaisten muiden erityisten palvelujen hankinta. Hankintaan ei sovelleta lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista. Hankinnasta ei järjestetty tarjouskilpailua, koska tarjouskilpailulla ei arvion mukaan siitä aiheutuvat kustannukset huomioiden olisi saavutettu tavoiteltavia hyötyjä. Talo Events tarjoaa vuosikymmenien kokemuksella kongressipalvelua Tampere-talossa järjestettäviin tilaisuuksiin. Luontohuippukokouksen järjestämispaikaksi haluttiin juuri Tampere-talo sen hyvän sijainnin ja kulkuyhteyksien vuoksi sekä siksi, että sillä on kapasiteettia tämän kokoluokan tapahtuman järjestämiseen.
Kestävä kaupunki palveluryhmän Ilmasto- ja ympäristöpolitiikan yksikkö on pyytänyt Talo Eventsiltä tarjousta kongressipalveluiden tuottamisesta. Talo Eventsin tarjouksen mukainen kokonaishinta riippuu tilaisuuden toteutuneesta osallistujamäärästä. Arvio on 400 hengen tilaisuudelle noin 43 000,00 euroa, joka koostuu rekisteröitymisten, peruutusten, rahaliikenteen sekä kongressipaikalla rekisteröinti-/palvelupisteen hoitamisesta, suunnittelupalavereista, näyttelyn kokoamisesta ja yrityspaikkojen myynnistä sekä raportoinnista, Tampere-talon tiloista, tarjoiluista, äänentoistosta, järjestyksenvalvonnasta sekä aulapalveluista. Optiona nimikylttien ja puhujien puhujapalkkioiden ja matkakulujen hoitaminen. Hinta on arvio ja päivittyy toteutuneen ilmoittautumis- ja osallistujamäärän perusteella. Lisäksi luontohuippukokouksen visuaaliseen ilmeeseen ja esimerkiksi kutsujen graafiseen suunnitteluun tarvittavaa työtä tilataan kaupungin olemassa olevien muiden sopimusten kautta.
Hankintayksikkö on arvioinut tarjotun kokonaishinnan edullisuutta. Tarjottu hintataso vastaa markkinoilla tarjottavia päivähintoja. Edellä mainitun perusteella esitetään, että Talo Events valitaan sopimuskumppaniksi. Hankintayksikkö on tarkastanut Tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja todistukset Talo Eventsin osalta hyväksytysti.
Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi vasta päätöksenteon jälkeen ja asiakirjat ovat liikesalaisuuksia lukuun ottamatta julkisia sopimuksen tekemisen jälkeen sekä asianosaisjulkisia hankintapäätöksen jälkeen (laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999). Asiakirjoja säilytetään Tampereen kaupungin sähköisessä arkistossa. Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista, sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Hankkeen ja sopimuksen vastuuhenkilö kaupunginpuolelta on ympäristö- ja kehitysjohtaja Kari Kankaala. Vastuuhenkilö huolehtii mahdollisen yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle tarvittaessa. Kustannukset maksetaan kustannuspaikalta 111289.
Toimivalta:
Ympäristö- ja kehitysjohtaja päättää johtamansa toiminnan osalta irtaimen omaisuuden sekä palvelujen hankinnasta, luovuttamisesta ja vuokrauksesta sekä sopimusten hyväksymisestä lautakunnan palvelu- ja vuosisuunnitelman rajoissa 250 000 euroon asti (HS 37 § kohta 4).