Päätöksen perustelut
Hankinnan kohteena on verkkosivujen kehittämistyökalu, joka tulee Tampereen kaupungin eri yksiköissä Tampere.fi-sivuille sisältöä tuottaville sivuosiovastuullisille käyttöön ja jota koordinoi konsernihallinnon strateginen ohjaus ja konsernipalvelut -ryhmän viestintäyksikkö.
Tampere.fi-sivusto on kaupungin tärkein viestintäkanava. Tampere.fi-sivusto pyrkii olemaan asukkaille ja muille sivustoa käyttäville arkea sujuvoittava tietosivusto, josta pääsee helposti palveluihin. Tampere.fi kertoo keskeiset ajankohtaisasiat ja kuntalaisen vaikuttamis-mahdollisuudet ja palvelee myös kansainvälisiä käyttäjäryhmiä. Sivusto pyritään tekemään käyttäjäymmärrystä jatkuvasti kerryttäen mahdollisimman asiakaslähtöiseksi sisällöltään ja käyttökokemukseltaan sekä käytettäväksi ja saavutettavaksi kaikilla laitteilla. Verkkosivujen kehittämistyökalun avulla voidaan kerätä verkkosivukohtaista palautetta sivuilla vierailevilta ja pystytään siten kehittämään sivuja ja parantamaan sivuja käyttävien asiakaskokemusta.
Työkalulla
- tarkastellaan sivukohtaisia palautteita prosessilla, joka mahdollistaa tarkasteluvastuiden työnjaon eri käyttäjien välillä mutta myös palautteiden kokonaiskuvan saamisen;
- analysoidaan ja käsitellään saatuja sivupalautteita; sekä
- ymmärretään verkkosivujen kehittämistarve ja priorisoidaan kehitettävät sivut sivustoanalytiikkaa hyödyntäen.
Hankinnan ennakoitu arvo alittaa hankintalain 25 § 1 mom. 1-kohdassa säädetyn kansallisen kynnysarvon. Hankintaan sovelletaan Tampereen kaupungin hankintaohjetta.
Tampereen kaupunki pyysi tarjouksia verkkosivujen kehittämistyökalusta sähköpostilla kolmelta toimittajalta 28.2.2024. Toimittajat, joille tarjouspyyntö lähetettiin, olivat sellaisia, joiden tarjoama työkalu strateginen ohjaus ja konsernipalvelut -ryhmän viestintäyksikön ennakkovertailun perusteella vastasi määritettyjä vaatimuksia työkalulle ja jotka tarjosivat työkalua Suomen markkinoilla verkkolaskutuksen kautta. Hankintaa ei ollut jaettu osiin eikä osatarjouksia hyväksytty.
Tarjouksen jätti määräaikaan 14.3.2024 klo 12.00 mennessä 2 yritystä:
React & Share Oy (Y-tunnus 2726694-1)
Roidu Oy (Y-tunnus 2177774-0)
Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen
Hankintayksikkö on tarkistanut kaikkien tarjouskilpailuun osallistuneiden tarjoajien soveltuvuuden ennen hankintapäätöstä. Hankintayksikkö on tarkastanut tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja todistukset ennen hankintapäätöksen tekemistä. Kaikki tarjoajat täyttivät tarjouspyynnössä tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset.
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen
Kaikki tarjouskilpailuun osallistuneet tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön vaatimukset.
Tarjousten vertailu
Valintaperusteena on halvin hinta. Laatu oli huomioitu vähimmäisvaatimuksissa.
Tarjousvertailu toteutettiin tarjouspyynnössä kuvatulla tavalla.
Kilpailutuksen vertailuhinta muodostui hintakaavalla: käyttöönoton hinta + 24 * jatkuvan palvelun kk-hinta + 12 * lisädomainin kk-hinta.
Vertailuhinnat olivat:
- React & Share Oy; 15 000,00 euroa
- Roidu Oy; 41 161,00 euroa
Tarjousvertailun perusteella esitetään valittavaksi edullisimman tarjouksen tehnyt React & Share Oy:n tarjous.
Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta määräaikaisella sopimuskaudella 6 600 euroa vuodessa, jonka jälkeen 12 600 euroa vuodessa.
Asiakirjojen julkisuus
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjous tulee julkiseksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen ja yleisesti julkiseksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa. Muutoksenhakua varten asiakirjat on saatavissa Tampereen kaupungin tietohallintoyksiköstä.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii Sisällönhallinnan ja viestinnän ICT-palvelujen ICT-palveluvastaava Leila Virta. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Tampereen kaupungin konsernihallinnon toimintasäännön (konsernijohtaja 27.2.2024 § 46) liitteen 1 mukaan Digitalisaatio ja tietohallinto -ryhmän johtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupungin ICT-hankinnoista ja ICT-sopimuksista vuosisuunnitelman rajoissa.