Päätöksen perustelut
Johtaja, digitalisaatio ja tietohallinto, päätti 10.4.2024 § 8 (Dnro: TRE:4488/02.07.01/2023) Tampereen kaupungin lakiasiainhallintajärjestelmän hankinnan keskeyttämisestä. Hankintaa koskevaan tarjouspyyntöön ei saatu yhtään tarjouspyynnön mukaista tarjousta, joten hankinnan keskeyttämiselle oli julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) eli hankintalain 125 § 1 momentin edellyttämä todellinen ja perusteltu syy. Hankinnassa oli kyse kansallisen kynnysarvon ylittävästä palveluhankinnasta yhden vuoden määräaikaiseksi sopimuskaudeksi, jonka jälkeen sopimukseen sisältyi mahdollisuus sopimuksen jatkumiseen toistaiseksi voimassaolevana. Hankintailmoitus julkaistiin Hilmassa 8.2.2024. Tarjouksen jätti määräaikaan 7.3.2024 klo 12:00 mennessä yksi yritys: Twoday Oy (Y-tunnus 1988069-3).
Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 132 § 1 momentissa säädetään hankintaoikaisun tekemisestä. Hankintayksikkö voi itse poistaa virheellisen päätöksensä tai peruuttaa muun hankintamenettelyssä tehdyn ratkaisun, jolla on oikeudellisia vaikutuksia ehdokkaiden tai tarjoajien asemaan ja ratkaista asian uudelleen (hankintaoikaisu), jos päätös tai muu hankintamenettelyssä tehty ratkaisu perustuu lain soveltamisessa tapahtuneeseen virheeseen tai jos asiaan on tullut sellaista uutta tietoa, joka voi vaikuttaa päätökseen, ratkaisuun tai hankintasopimuksen tekemisen edellytyksiin. Edellä mainitun lain 133 §:n 1 momentin mukaan hankintayksikkö voi ottaa hankintaoikaisun käsiteltäväkseen omasta aloitteestaan tai asianosaisen vaatimuksesta.
Twoday Oy on 10.4.2024 tehnyt hankinnan keskeyttämispäätöksestä hankintaoikaisua koskevan vaatimuksen. Hankintaoikaisua koskeva vaatimus on tämän päätöksen liitteenä. Twoday Oy katsoo vaatimuksessaan, että Twoday Oy:n tarjouksen hylkäämispäätös perustuu näkemykseen, jonka mukaan Twoday Oy:n tarjoama ratkaisu ei ole valmisohjelmisto ja että sen käyttöönotto ei olisi mahdollista asetetussa määräajassa. Twoday Oy väittää, että tämä päätelmä on virheellinen. Perusteluinaan Twoday Oy esittää valmiuden ja käyttöönottoajan osalta, että Twoday Oy:n tarjoama lakiasiainhallintajärjestelmä on valmisohjelmisto, joka on suunniteltu nopeaan käyttöönottoon. Käyttövalmis ympäristö on heti otettavissa käyttöön Twoday Oy:n toimittajan SaaS-ympäristöstä ja ratkaisun toiminnallisuutta voidaan esitellä välittömästi. Tämä osoittaa kykyä vastata Tampereen kaupungin vaatimuksiin ja aikatauluihin.
Mukautuvuuden ja testauksen osalta Twoday Oy esittää, että low-code -alusta mahdollistaa perusjärjestelmän joustavan mukauttamisen tarvittaessa Tampereen kaupungin tarpeisiin. Lisäksi Twoday Oy on valmis suorittamaan kaikki tarvittavat hyväksymistestaukset osoittaakseen ratkaisunsa soveltuvuuden. Twoday Oy vaatii Tampereen kaupunkia tarkastelemaan uudelleen päätöstään ottaen huomioon hankintaoikaisua koskevassa vaatimuksessa esitetyt faktat ja perustelut.
Saapuneen hankintaoikaisuvaatimuksen johdosta hankinnan dokumentit on tarkastettu uudelleen.
Tarjouspyynnön vaatimuksena oli, että ohjelmistopalvelu on otettava käyttöön viimeistään yhden kuukauden kuluessa sopimuksen allekirjoittamisesta. Twodayn alkuperäisessä tarjouksessa käyttöönoton ajaksi on määritelty yli kuusi kuukautta, minkä johdosta hankintayksikkö toimitti tarjoajalle lisäselvityspyynnön.
Twoday Oy:n antamassa lisäselvityksessä todetaan käyttöönoton keston olevan perusjärjestelmän osalta “arviolta kuukausi”. Tämän tiedon ja lisäselvityksessä annettujen käyttöönottoon liittyvien työmäärien valossa on kuitenkin ilmeistä, että vaadittu yhden kuukauden käyttöönottoaika ei toteudu, ja tarjoaja on vastauksellaan esittänyt tarjouspyynnön vastaisen varauman. Hankinnan asiakirjoissa vaaditaan, että kaikki Toimittajan vastuulla olevat järjestelmään tehtävät asennukset, integraatiot ja määritykset tulee tehdä toimitusprojektin aikana.
Lisäksi hankinnan sopimusehdoissa vaaditaan, että Toimittaja vastaa siitä, että sillä on kaikki Sopimuksen kohteen toteuttamiseen tarvittavat resurssit lukuun ottamatta asioita, jotka on nimenomaisesti yksilöity Tilaajan vastuulle kuuluviksi. Twoday Oy:n antamassa lisäselvityksessä on kuvattu vaadittuja määrittelytyöpajoja ja Tilaajalta vaadittavaa projektityötä. Twoday Oy:n lisäselvityksessä kuvattu Tilaajalle kuuluva käyttöönoton työ ylittää sopimusehdoissa kuvatun ohjelmistopalvelun toimittamisen myötävaikutusvelvollisuuden, eikä sopimusehdoissa ole yksilöity kyseisiä tehtäviä Tilaajan vastuulle kuuluviksi. Tarjouksellaan Twoday Oy toteaa, että ohjelmistoalustan kaikki toiminnalliset ominaisuudet kehitetään asiakasprojekteissa ja että Twoday Oy:n ohjelmistotuotantomenetelmä perustuu ketterään menetelmään. Hankinnan sopimusehdoissa ei ole kuvattu kehittämisprojektia, vaan ohjelmistopalvelu tulee olla käynnistettävissä tilaajan antamin tiedoin.
Hankintalain 104 §:n 2 momentin mukaisesti hankintailmoitusta, tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta määräajassa toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään puutteellisia tai virheellisiä tietoja ja asiakirjoja. Twoday Oy:lle esitettiin tarjouksen arvioinnin yhteydessä lisäselvityspyyntö tarjouspyynnönmukaisuuteen liittyen. Twoday Oy:n tarjous ei annetun lisäselvityksenkään jälkeen täyttänyt tarjouspyynnön vaatimuksia.
Hankintayksikkö ei ole tehnyt tarjouksen arvioinnissa menettelyvirhettä, eikä Twoday Oy ole esittänyt perusteita, joiden vuoksi asiaa tulisi arvioida toisin. Julkisia hankintoja koskevassa oikeuskäytännössä hyväksyttäväksi syyksi hankinnan keskeyttämiselle on todettu tilanne, jossa hankinnasta ei ole saanut yhtään tarjouspyynnön vaatimukset täyttävää tarjousta (esimerkiksi MAO:864/17). Hankintaoikaisua koskeva vaatimus ei anna aihetta muuttaa 10.4.2024 § 8 johtaja, digitalisaatio ja tietohallinto päätöstä ja Twoday Oy:n hankintaoikaisua koskeva vaatimus tulisi hylätä.
Tampereen kaupungin konsernihallinnon toimintasäännön (konsernijohtaja 27.2.2024 § 46) liitteen 1 mukaan Digitalisaatio ja tietohallinto -ryhmän johtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupungin ICT-hankinnoista ja ICT-sopimuksista vuosisuunnitelman rajoissa. Tampereen kaupungin hallintosäännön 149 §:n mukaan hankintaoikaisusta päättää sama toimielin tai viranhaltija, joka on tehnyt hankintapäätöksen.