Päätöksen perustelut
Työllisyyspalvelujen rekrytointi- ja kontaantopalvelujen keskeisin tehtävä on osaavan työvoiman ja yritysten työvoimatarpeiden yhteensovittaminen. Henkilöasiakkaille ja työnantajayrityksille suunnattujen palvelujen digitalisoinnille on tunnistettu tarve. Digitalisaatiota on tarpeen hyödyntää automatisoimalla prosesseja, lisäämällä asiakkaiden mahdollisuuksia itseasiointiin ja tutkimalla aika- ja paikkariippumattomien palvelujen tarjoamista asiakasprosessin tueksi. Digitalisointia on syytä edistää myös asiakaspalvelupisteissä hyödyntämällä älykkäitä IoT-palveluratkaisuja.
Työllisyyspalvelujen henkilöasiakkaille suunnatut palvelut ovat lakisääteisiä viranomaistehtäviä ja niitä tukevia, ja palveluvalikoimaa laajentavia kunnan yleisen toimivallan puitteissa tarjottavia palveluja. Lakisääteisen ja yleisen toimivaltuuden toimintakentässä on syytä tunnistaa varhaisen vaiheen digitalisointimahdollisuuksia ja tehdä ketteriä kokeiluja ennen mahdollisia laajoja, järjestelmähankintoja. Projekti vastaa tähän tarpeeseen kiinnittyen kaupungin yleiseen toimivaltaan työllisyydenhoidon ja kohtaannon edistämisessä.
Elinvoiman palvelualueen toimintasäännön 5 §:n mukaan projektin toteutuspäätös kuuluu työllisyyspalvelujen johtajan tehtäviin.
Projektissa käsiteltävien henkilötietojen osalta henkilörekisterien vastaava viranhaltija on työllisyyspalvelujen johtaja.
Projektiin liittyvistä hankinnoista päättää digitalisaatio ja tietohallintoryhmän johtaja Maria Nikkilä.
Projektin kokonaiskustannusarvio on 520 000 euroa. Projekti ei saa ulkopuolista rahoitusta.
Projektia rahoitetaan tietohallintoyksikön elinvoimasalkulle allokoidusta keskitetystä ICT-kehittämismäärärahasta, yhteensä 340 000 euroa jakautuen vuosille 2024: 80 000 euroa, 2025: 130 000 euroa, 2026: 130 000 euroa, salkun johtoryhmän käsittelyn mukaisesti. Vuoden 2024 ict-kehittämismäärärahasta projektille on salkun johtoryhmän päätöksellä vahvistettu 40 000 euroa. Loppuosuus vuoden 2024 rahoituksesta vahvistetaan johtoryhmässä erillisellä päätöksellä.
Huomioitavaa on, että kunkin talousarviovuoden osalta projektin käyttöön allokoidaan määräraha salkun johtoryhmän erillisellä päätöksellä. Näin ollen tulevien vuosien 2025 ja 2026 määräraha on alustava varaus, joka tulee huomioida ko. vuoden talousarvion laadinnassa. Projektin henkilötyö (3 htv) 180 000 euroa rahoitetaan työllisyys- ja kasvupalvelujen budjetista.
Projektin toteutusaika on 1.1.2024 – 31.12.2026.
Projektin strateginen omistaja on työllisyyspalvelujen johtaja Sari Oksanen ja operatiivinen omistaja työllisyys- ja kasvupalvelujen kehityspäällikkö Janne Taiponen.
Projektipäälliköksi nimetään Hannu Sievänen.
Taloushallinnon yhteyshenkilö on projektiasiantuntija Heidi Karppi konsernihallinnon tukipalveluista.
Projektiryhmän jäseniksi nimetään Hannu Sievänen, Sari Saranpää, Satu Ala-Kaarre ja Maarit Äärilä ja kutsutaan tietohallintoyksikön edustajia tarpeen mukaan projektissa tehtävien kehittämistehtävien perusteella.
Projektipäällikön esihenkilönä toimii työllisyys- ja kasvupalvelujen kehityspäällikkö Janne Taiponen. Taloushallinnon yhteyshenkilön esihenkilönä toimii hänen vakituinen esihenkilönsä palvelupäällikkö Sanna Sipilä. Projektiryhmään kutsuttavien työntekijöiden esihenkilöinä toimivat heidän vaikutuiset esihenkilöt.
Projektiin liittyvien laskujen asiatarkastus kuuluu projektipäällikölle.
Projektiin liittyvien laskujen hyväksyntä kuuluu operatiiviselle omistajalle (Konsernijohtajan päätös 14.12.2023 § 210).
Projektissa noudatetaan Tampereen kaupungin hankintaohjeistusta, taloudenhoidon konsernimääräystä ja projektiohjeistusta.
Projekti on käsitelty ja hyväksytty toteutukseen elinvoimasalkun johtoryhmässä 27.3.2024