Päätöksen perustelut
Hankinnan kohteena on ajoittainen tarve aulapalveluhenkilökunnalle Raatihuoneen tilaisuuksissa.
Hankinnan tekee konsernihallinnon kilpailukyky ja innovaatiot -ryhmän suhdetoiminta. Hankinnan arvo alittaa hankintalain 25 § 1 mom. säädetyn kansallisen kynnysarvon. Hankintaan sovelletaan Tampereen kaupungin hankintaohjetta.
Hankintamenettelynä käytettiin Tampereen kaupungin hankintaohjeen mukaista rajoitettua menettelyä, jossa tarjouksia pyydettiin etukäteen määrätyltä joukolta yrityksiä, jotka arvioitiin luotettaviksi ja toimituskykyisiksi suorittamaan hankinta. Tarjouspyyntö lähetettiin sähköpostitse 22.4.2024 neljälle turvallisuuspalveluita tarjoavalle yritykselle: AiCan Oy (2474647-2), Avarn Security Oy (0108013-7), Pirkanmaan Turvapalvelut Oy (2897192-5) ja Securitas Events Oy (1903613-4), jotka arvioitiin soveltuviksi palveluntuottajiksi hankintaan.
Hankittava palvelu kattaa Raatihuoneen aulapalveluhenkilökunnan erilaisiin tilaisuuksiin. Kaupungin ulkopuolinen aulapalveluhenkilökunta vastaa aulapalvelusta, järjestyksenvalvonnasta ja turvallisuudesta yhteistyössä kaupungin henkilöstöön kuuluvan palvelukoordinaattorin ja/tai virastomestareiden kanssa. Tilaaja ei sitoudu tilausten säännöllisyyteen, vaan tilaukset tehdään tarpeen mukaan.
Hankinnan sopimuskausi on kaksi vuotta: 1.9.2024-31.8.2026. Hankintaan sisältyy optioehto, jonka mukaan sopimusta on mahdollista jatkaa kaksi yhden vuoden optiokautta (1+1 vuosi).
Tarjousvertailu toteutettiin tarjouspyynnössä kuvatulla tavalla. Valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti hinta-laatusuhteiltaan edullisin tarjous. Hinnan osalta (max. 30 pistettä) arvioitiin palvelun työntekijäkohtainen tuntihinta arkipäivisin ja mahdolliset lisät muina aikoina. Laadun osalta arvioitiin palvelun korkea laatu (max. 50 pistettä) sekä minimitoimitusaika palvelulle (max. 20 pistettä).
Tarjoajien kunkin vertailuperusteen osalta saamat pisteet ja pisteytyksen perustelut ilmenevät hankintapäätöksen liitteenä olevasta vertailutaulukosta. Kokonaistaloudellisesti edullisimman teki ja sopimus Raatihuoneen aulapalveluiden pienhankinta esitetään tehtäväksi AiCan Oy:n (y-tunnus 2474647-2) kanssa.
AiCan Oy (y-tunnus 2474647-2) on poliisihallituksen elinkeinoluvalla (lupanumero TU/2017/7474) toimiva valtakunnallinen turvallisuuspalveluiden tuottaja.
Hankintayksikkö on tarkastanut tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja todistukset AiCan Oy:ltä (y-tunnus 2474647-2) ennen hankintapäätöksen tekemistä.
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjous tulee julkiseksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen ja yleisesti julkiseksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa.
Hankinnan valmistelijana toimi koordinaattori Pirjo Rantanen, 040 4819730, etunimi.l.sukunimi@tampere.fi. Asiantuntijoina toimivat suhdetoimintapäällikkö Erika Eischer, 040 5450011, etunimi.sukunimi@tampere.fi, suhdetoimintakoordinaattori Erika McSherry, 040 7581724, etunimi.sukunimi@tampere.fi ja palvelukoordinaattori Pasi Uhtakari, 040 4829894, etunimi.sukunimi@tampere.fi.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii palvelukoordinaattori, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Pasi Uhtakari. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii tarvittaessa yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta mahdolliset optiokaudet mukaan lukien yhteensä arviolta 40 000 euroa sopimuskauden aikana.
Konsernihallinnon toimintasäännön delegointiliitteen (konsernijohtajan päätös 27.2.2024 § 46) mukaisesti ryhmän johtaja päättää johtamansa toiminnan osalta (projektit pois lukien) tavaroiden ja palvelujen hankinnoista enintään 60 000 euroon asti sekä sopimusten hyväksymisestä vuosisuunnitelman rajoissa.