Päätöksen perustelut
Tampereen kaupungin ja Istekki Oy:n välillä solmittiin 28.11.2023 sopimus Tampereen seudun perustietotekniikan palveluiden kilpailuttamisen asiantuntijapalveluista (TRE:4602/02.07.01/2023). Kilpailutettavien perustietotekniikkapalvelujen hankinnan kohdetta on tarkennettu ja laajennettu ohjausryhmän päätöksillä kevään aikana. Tarvittavan kilpailutuspalvelun työmäärä on muutosten myötä kasvanut. Hankinnan kohteen vaatimusmäärittely, nykytilan kuvaaminen, sopimusmallin luonti, neuvotteluiden sisällön suunnittelu, osallistumis-hakemusten arviointi, neuvotteluiden järjestäminen tarjoajien kanssa, lopullisen tarjouspyynnön viimeistely ja tarjousten arviointi vaativat alkuperäistä sopimusta enemmän asiantuntijatyötä. Sopimuksen työmäärä ja sen mukainen hankinnan arvo on täyttymässä kesäkuussa 2024.
Perustietotekniikkapalveluiden kilpailuttamisen loppuun saattaminen edellyttää alkuperäisessä Istekki Oy:n kanssa solmitussa sopimuksessa nimettyjen asiantuntijoiden osaamista. Istekki Oy:ltä pyydettiin tarjous tarvittavasta lisätyöstä.
Istekki Oy antoi 30.05.2024 tarjouksen Tampereen seudun perustietotekniikan palveluiden kilpailuttamisen asiantuntijapalveluiden lisäpalveluista.
Tarjouksen työmäärä jakautuu seuraaviin kokonaisuuksiin:
- Vaatimusmäärittely, 22-32 htp
- Nykytilan kuvaaminen, 5-8 htp,
- Sopimusmallin luonti, 10-15 htp,
- Neuvotteluiden suunnittelu sekä neuvottelukutsu asiakirjan luonti, 2-4 htp,
- Osallistumishakemusten arviointi ja välipäätöksen tekeminen, 3-5 htp,
- Neuvottelut tarjoajien kanssa, 10-16 htp,
- Lopullisen tarjouspyynnön viimeistely ja julkaiseminen, 7-13 htp,
- Tarjousten arviointi ja hankintapäätöksen tekeminen, 6-19 htp,
- Sopimuksen viimeistely valitun toimittajan kanssa, 6-9 htp,
- Projektin hallinnointityöt, 3 htp.
Työmäärissä on myös huomioitu tarvittaviin työpajoihin, eri projektia tukeviin tapaamisiin ja muihin, ei suoraan tarjouspyyntömateriaalin luontiin tai hankintaprosessiin liittyvät tehtävät. Tarjouksen työmääräarvio on noin 124 henkilötyöpäivää. Tarjouksen hinta koostuu kolmesta arvonlisäverottomasta henkilötyöpäivähinnasta: konsultti á 900 euroa, ICT-juristi á 980 euroa ja projektin hallinnointityöt á 832,50 euroa. Konsulttien osuus työmäärästä on 51-88 htp, ICT-juristin 20-33 htp ja projektin hallinnointitöiden 3 htp. Toimeksiantosopimuksen laskutus tapahtuu kuukausittain toteutuneen työmäärän mukaisesti.
Tietohallinnon seudullinen johtoryhmä hyväksyi 29.5.2024 perustietotekniikan hankinnan suunnittelussa, valmistelussa ja kilpailutuksessa tarvittavan asiantuntijatyön lisähankinnan. Tarjous täyttää hankintayksikön vaatimukset ja on hinnaltaan sekä muilta ehdoiltaan hyväksyttävissä.
Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta noin 114 000 euroa.
Istekki Oy on julkisomisteinen in-house -yhtiö, jonka tehtävänä on tuottaa omistaja-asiakkailleen sosiaali- ja terveydenhuoltoon, kuntien toimintaan, muiden in-house -yhtiöiden toimintaan sekä organisaatioiden välisen yhteistyön mahdollistavia informaatioteknologian ja terveyden ja hyvinvoinnin teknologian palveluja. Istekki Oy on asiakkaidensa omistama ICMT-asiantuntijaorganisaatio ja hankintalain (1397/2016) 2 luvun 15 §:n tarkoittama sidosyksikkö, joka on hankintayksikköinä toimivista asiakkaistaan erillinen ja päätöksenteon kannalta itsenäinen yksikkö. Istekki Oy on asiakkaidensa omistuksessa ja määräysvallassa. Kaupunginhallituksen konsernijaosto hyväksyi 31.8.2021 § 83 (TRE:5541 /02.04.00/2021) Istekki Oy:n osakassopimuksen liittymissopimuksen ja Istekki Oy:n osakassopimuksen.
Hankintalain 15 §:n 1 momentin mukaan hankintalakia ei sovelleta hankintaan, jonka hankintayksikkö tekee sidosyksiköltään.
Sopimus perustietotekniikan palveluiden kilpailuttamisen asiantuntijapalvelujen lisähankinnasta esitetään tehtäväksi Istekki Oy:n (y-tunnus 2292633- 0) kanssa.
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjous tulee julkiseksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen ja yleisesti julkiseksi, kunta hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii projektipäällikkö, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Päivi Hodgson. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Tampereen kaupunki on sopimuksen Sopimus tietohallintotehtävistä (dnro 5975/2014) nojalla valtuutettu valmistelemaan ja päättämään Tampereen seudun sopimuskumppanien puolesta tietotekniikan palvelutuottajapalvelujen hankinnoista siinä laajuudessa, kuin tietohallinnon seudullinen johtoryhmä harkitsee.
Tampereen kaupungin konsernihallinnon toimintasäännön (konsernijohtaja 27.2.2024 § 46) liitteen 1 mukaan Digitalisaatio ja tietohallinto -ryhmän johtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupungin ICT-hankinnoista ja ICT-sopimuksista vuosisuunnitelman rajoissa.