Päätöksen perustelut
Tampereen kaupungin tavoitteena on olla tunnettu kansainvälisen tason tapahtumien ja kulttuurin keskittymä ja vetovoimainen kaupunki, jossa luodaan mahdollisuuksia ja tuetaan luovuutta ja innovatiivisuutta. Hyödynnämme digitalisaatiota ja käytämme dataa tukemaan hyvinvoinnin ja elinvoiman kehittymistä sekä saavutettavien ja laadukkaiden palvelujen toteuttamista. Tampere haluaa tarjota parhaat mahdolliset toimintaedellytykset tapahtumatoimijoille sekä kehittää palvelujaan sujuvammiksi ja saavutettavammiksi digitalisaation mahdollisuuksia hyödyntäen.
Digitaalinen tapahtumakaupunki -projektissa toteutettava Tapahtumajärjestäjän digitaalinen portaali vastaa kaupunkiorganisaation tarpeeseen kehittää tapahtumatoimijoille suunnattuja palveluja. Tapahtumajärjestäjien tiedonsaannin ja asioinnin sujuvoittamiseksi nykyistä tekstimuotoista ohjesivustoa kehitetään laajemmaksi, neuvovaksi yhden luukun palvelukokemukseen tähtääväksi kokonaisuudeksi, joka kokoaa tapahtumien järjestämiseen tarvittavan tiedon eri lähteistä käytettäväksi yhdellä alustalla, ja joka mahdollistaa tiedon helpon löydettävyyden eri lähtökohdista tuleville tapahtumien järjestäjille.
Hankinnan kohteena on eri tietolähteitä yhdistävä tapahtumajärjestäjän yhden luukun palveluportaali-sivuston sisältömuotoilu, visuaalinen suunnittelu ja tekninen toteutus. Digitaalinen tapahtumakaupunki -projekti pyysi tarjouksia tapahtumajärjestäjille tarkoitetun digitaalisen portaalin toteutuksesta sekä siihen liittyvästä visuaalisesta suunnittelusta ja sisältömuotoilusta. Sopimus solmitaan toteutuksen keston ajaksi tarjouspyynnössä ilmoitetun mukaisesti.
Tarjouspyynnössä pyydettiin optiona lisätöiden tuntihintaa.
Hankinnan arvo alittaa hankintalain 25 § 1 mom. 1-kohdassa säädetyn kansallisen kynnysarvon. Hankintaan sovelletaan Tampereen kaupungin hankintaohjetta.
Hankintamenettelynä käytettiin Tampereen kaupungin hankintaohjeen mukaista avointa menettelyä, jossa hankintailmoitus julkaistiin julkisten hankintojen ilmoituskanavassa, HILMA:ssa, jossa se oli esillä 16.5.2024-30.5.2024.
Tarjouksen jättivät määräaikaan 30.5.2024 klo 13 mennessä seuraavat 10 yritystä:
Codemen Oy, Y-tunnus 2577936-4
Digiloikka Oy, Y-tunnus 2790033-2
Exove Oy, Y-tunnus 2040509-9
Futurice Oy, Y-tunnus 1623507-4
Gofore Oyj, Y-tunnus 1710128-9
Into-Digital Oy, Y-tunnus 2241331-6
Oy Poutapilvi web design Ab, Y-tunnus 1528447-2
Siili Solutions Oyj, Y-tunnus 1979903-5
WeAre Solutions Oy, Y-tunnus 2976585-9
Wunder Finland Oy, Y-tunnus 2307947-9
Kaikki tarjouskilpailuun osallistuneet tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön vaatimukset.
Tarjousten vertailu
Valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus.
Kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytettiin parasta hinta-laatusuhdetta seuraavin painotuksin:
Hinnan painoarvo 30% tarjouksen kokonaisuutta arvioitaessa.
Laadun painoarvo 70% tarjouksen kokonaisuutta arvioitaessa.
Tarjousvertailu toteutettiin tarjouspyynnössä kuvatulla tavalla.
Tarjoajien kokonaisvertailupisteet ovat seuraavat:
Codemen Oy 2,80 pistettä
Digiloikka Oy 2,90 pistettä
Exove Oy 2,90 pistettä
Futurice Oy 2,60 pistettä
Gofore Oyj 3,80 pistettä
Into-Digital Oy 4,00 pistettä
Oy Poutapilvi web design Ab 3,20 pistettä
Siili Solutions Oyj 3,40 pistettä
WeAre Solutions Oy 2,30 pistettä
Wunder Finland Oy 3,70 pistettä
Edellä mainitun perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen teki Into-digital Oy (2241331-6), jota esitetään valittavaksi sopimuskumppaniksi.
Asiakirjojen julkisuus
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjous tulee julkiseksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen ja yleisesti julkiseksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa. Asiakirjatiedustelut osoitetaan osoitteeseen kirjaamo@tampere.fi.
Hankinnan valmistelijana toimi projektipäällikkö Anni Joela. Asiantuntijana toimi koordinaattori Alina Viitasalo.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii projektipäällikkö, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Anni Joela. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii tarvittaessa yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta 48 000 euroa sopimuskauden aikana.
Tampereen kaupungin konsernihallinnon toimintasäännön (konsernijohtaja 27.2.2024 § 46) liitteen 1 mukaan digitalisaatio ja tietohallinto -ryhmän johtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupungin ICT-hankinnoista ja ICT-sopimuksista vuosisuunnitelman rajoissa.