Päätöksen perustelut
Tulevan Tampereen seudun työllisyysalueen/Työllisyys- ja kasvupalvelujen henkilöstölle järjestetään syyskuussa viisipäiväinen henkilöstövalmennus. Työllisyyspalvelujen siirto ja organisointi -projekti (Työsi-projekti, konsernihallinnon talousyksikkö) hankkii kokouspaketin valmennuspäiviä varten. Hankintaan sisältyy kokoustila ja -laitteet sekä ruokailu viidelle päivälle (12.9., 13.9., 24.9., 25.9. ja 26.9.2024) enintään 690 hengelle laskettuna. Tilaisuuksiin sopivaa kokoustilaa ei ollut saatavilla Tampereen kaupungin tiloissa, joten tilojen varaus päätettiin toteuttaa pienhankintana.
Osallistujat koostuvat tulevan Tampereen seudun työllisyysalueen henkilöstöstä, eli 1.1.2025 Tampereen kaupungin palvelukseen siirtyvälle kuntien, TE-toimiston, ELY-keskuksen ja KEHA-keskuksen henkilöstöstä sekä nykyisen Tampereen kaupungin työllisyys- ja kasvupalvelujen henkilöstöstä. Hankinnan kustannukset jaetaan Työsi-projektin ja Työllisyys- ja kasvupalvelujen kesken arvioidun henkilötyövuosien kokonaismäärän (työllisyysalue/muu työllisyys- ja kasvupalvelut) perusteella. Työsi-projektin osuus kustannuksista jaetaan työllisyysalueen kuntien (Tampere, Akaa, Juupajoki, Kangasala, Kuhmoinen, Lempäälä, Nokia, Orivesi, Pirkkala, Pälkäne, Ruovesi, Urjala, Valkeakoski, Vesilahti, Virrat ja Ylöjärvi) kesken.
Tampereen kaupungin konsernihallinnon talousyksikkö/Työsi-projekti pyysi TTT-Teatteripalvelut Oy:n tarjousta kokouspaketista sopimuskaudeksi 12.9.2024-26.9.2024.
Hankinnan arvo alittaa hankintalain 25 § 1 mom. 1-kohdassa säädetyn kansallisen kynnysarvon. Hankintaan sovelletaan Tampereen kaupungin hankintaohjetta. Hankintaa ei poikkeuksellisesti kilpailutettu, sillä palvelun laatu ja hintataso olivat tiedossa, ja hankinta valitulta toimittajalta on niiden valossa selvästi edullinen. Vastaavia hankintoja on 12 kuukauden sisään kilpailutettu. Asiaan vaikuttivat myös kokoustilojen saatavuus tarvituille päiville. Tarvitut päivät määräytyivät ulkopuolisen valmennuksen järjestäjän aikataulun mukaisesti, eikä niihin voitu tehdä muutoksia, jolloin tarjous hyväksyttiin siltä palveluntarjoajalta, joka pystyi tarjoamaan kokouspaketin kyseisille päiville.
Tarjous sisältää Kokouskeskus Puistotornin Juhlasalin tilavuokran, aamukahvituksen, kokouslounaan, kokousjuoman (vesi) ja kokousvälineet. Tarjouksen arvonlisäveroton hinta on 37,55 euroa / henkilö / päivä. Enimmäisosallistujamäärä 690 tai noin 135 henkilöä per päivä. Sovitut päivät 12.9., 13.9., 24.9., 25.9. ja 26.9. Laskutus ennalta ilmoitetun osallistujamäärän mukaan, kuitenkin enintään 25 909,50 euroa (0 % alv). Tilaaja rajaa osallistujamäärän enintään 690 henkilöön, ja ilmoittaa osallistujamäärän palveluntuottajalle ennakkoon. Tarjous täyttää tilaajan vaatimukset ja on hinnaltaan ja muilta ehdoiltaan hyväksyttävissä. Vastaavia hankintoja on kilpailutettu 12 kuukauden sisällä, ja sen perusteella tarjouksen voidaan todeta olevan tasoltaan markkinaehtoinen.
Sopimus kokouspaketin pienhankinnasta esitetään tehtäväksi TTT-Teatteripalvelut Oy:n (y-tunnus 1009332-7) kanssa.
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjous tulee julkiseksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen ja yleisesti julkiseksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa.
Hankinnan valmistelijana toimivat projektijohtaja Pauliina Laisi ja projektikoordinaattori Sini Mäkilä.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii projektijohtaja, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Pauliina Laisi. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii tarvittaessa yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hankinnan arvonlisäveroton kokonaisarvo on sitoumuksetta enintään
25 909,50 euroa sopimuskauden aikana.
Konsernijohtajan delegointipäätöksen 27.2.2024 § 46:n mukaan konserniyksikön johtaja päättää johtamansa toiminnan osalta seuraavista asioista, ellei muualla ole toisin määrätty tai päätetty: Tavaroiden ja palvelujen hankinnat enintään 60 000 euroon asti, lukuun ottamatta projekteja. Irtaimen omaisuuden luovuttaminen ja vuokraus konsernihallinnon vuosisuunnitelman rajoissa, lukuun ottamatta projekteja. Projektin strateginen johtaja päättää projektinsa osalta tavaroiden ja palvelujen hankinnasta sekä irtaimen omaisuuden luovuttamisesta ja vuokrauksesta sekä sopimusten hyväksymisestä konsernihallinnon vuosisuunnitelman rajoissa, projektin budjetin ja toteuttamisajan puitteissa. Lisäksi talousjohtajan päätöksen 1.12.2023 TRE: 5828/02.02.01/2023 mukaan projektin hankintasopimukset hyväksyy talousjohtaja.