§ 154 Lausunto Kansallisarkistolle julkishallinnon taloushallinnon, hallintoasiain ja tiedonhallinnan asiakirjojen ja tietoaineistojen pysyvästä säilytyksestä

Päätöksen perustelut

Hallinto- ja tukipalvelujohtaja Heli Hirvelä:

Kansallisarkisto on pyytänyt lausuntoa päätösluonnoksesta Julkishallinnon taloushallinnon, hallintoasiain ja tiedonhallinnan asiakirjojen ja tietoaineistojen pysyvä säilytys. Lausunto on pyydetty jättämään Lausuntopalvelun kautta 6.9.2024 mennessä.

Julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunta on julkaissut 25.10.2023 suosituksen tietoaineistojen säilytysajasta ja toimenpiteistä säilytysajan päätyttyä. Suosituksen liitteinä on suuntaa antavia säilytysaikoja taloushallinnon, hallintoasiain ja tiedonhallinnan asiakirjoille ja tietoaineistoille.

Kansallisarkisto on päättänyt antaa oma-aloitteisesti määräyksen taloushallinnon, hallintoasiain ja tiedonhallinnan suosituksiin sisältyvien asiakirjojen ja tietoaineistojen pysyvästä säilytyksestä eli arkistoinnista. Kansallisarkiston tavoitteena on päivittää kyseisten asiakirjojen ja tietoaineistojen arvonmääritys ja arkistointi vastaamaan voimassa olevan arvonmääritys- ja seulontapolitiikan menetelmiä ja kriteereitä, jotka soveltuvat digitaaliseen toimintaympäristöön ja sähköiseen arkistointiin. 

Valmistelemassaan lausunnossa Tampereen kaupungin asiakirjahallinto näkee hyvänä, että Kansallisarkiston päätösluonnoksen myötä vanhentunutta ohjausta saadaan ajantasaistettua. Hyvä on myös se, että koko julkihallintoa ohjataan samalla määräyksellä, mutta haasteena on, että ohjauksen ymmärrettävyys eri organisaatioiden näkökulmasta kärsii. Päätösluonnoksen perusteella useiden asiakirjojen ja tietoaineistojen säilytysaika muuttuu määräajan säilytettävästä pysyvästi säilytettäväksi. Tällaisia asiakirjoja ja tietoaineistoja ovat esimerkiksi useat valmisteluaineistot, toimielinten ja työryhmien päätöksenteon esityslistan oheismateriaalit ja rekisteritiedot. Tampereen kaupungin asiakirjahallinto ei näe, että kaikilla näillä asiakirjoilla ja tietoaineistoilla olisi kattavasti arkistollista arvoa. Asiakirjoja ja tietoaineistoja koskevat yksityiskohtaiset kommentit on koottu liitteenä olevaan lausuntoon. 

Hallintosäännön (1.5.2024) 36 § 36)-kohdan mukaan konsernijohtaja päättää muiden kuin kaupunginhallituksen tai pormestarin toimivaltaan kuuluvien lausuntojen sekä yleishallintoa koskevien lausuntojen antamisesta, esitysten tekemisestä, muutoksenhakuoikeuden käyttämisestä, muutoksenhakuun liittyvien lausuntojen hyväksymisestä ja kanteluihin vastaamisesta, ellei muualla toisin määrätä.

Päätös

Kansallisarkistolle annetaan liitteenä oleva Tampereen kaupungin lausunto päätösluonnoksesta julkishallinnon taloushallinnon, hallintoasiain ja tiedonhallinnan asiakirjojen ja tietoaineistojen pysyvästä säilytyksestä.