TRE:4501/07.01.03/2024
Monetra Pirkanmaa Oy:n edustajat ja Tampereen kaupungin talous- ja henkilöstöyksiköt ovat päivittäneet yhteistyössä asiakirjahallinnon suunnittelijan kanssa Monetra Pirkanmaa Oy:n arkistonmuodostussuunnitelman (liite 1), joka sisältää arkistolain edellyttämät asiakirjojen käsittelyä, säilyttämistä ja rekisteröintiä koskevat ohjaustiedot.
Nyt hyväksyttävä arkistonmuodostussuunnitelma koskee Monetra Pirkanmaa Oy:n toteuttamia Tampereen kaupungin palvelusopimuksessa määriteltyjä tukipalvelutehtäviä. Arkistonmuodostussuunnitelman hyväksynnän jälkeen suunnitelman tiedot viedään kaupungin yhteiseen arkistonmuodostussuunnitelmarakenteeseen ja tietoja hyödynnetään Tampereen kaupungin tietoaineistot-palvelun kautta.
Arkistonmuodostussuunnitelman asiakirjojen säilytysajat perustuvat pysyvän säilytyksen eli arkistoinnin osalta Kansallisarkiston määräyksiin. Määräajan säilytettäviin asiakirjoihin on sovellettu tiedonhallintalautakunnan säilytysaikasuosituksia ja Kuntaliiton Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat -suosituksia.
Monetra Pirkanmaa Oy:n tulee kiinnittää huomiota siihen, että tietoaineistojen säilyttämiseen liittyvät toimenpiteet tehdään sovitulla tavalla onnistuneen tiedonhallinnan varmistamiseksi. Arkistonmuodostussuunnitelmaa käytetään soveltuvin osin yhdessä 5.3.2024 annetun tiedonhallinnan ja asiakirjahallinnan konsernimääräyksen kanssa. Arkistonmuodostussuunnitelman ja konsernimääräyksen sisältämät toimintatavat mahdollistavat asiakirjahallinnan asianmukaisen hoidon. Arkistonmuodostussuunnitelmatyön ohessa on suunniteltu tarvittavat käytännön toimintatapamuutokset ohjeineen.
Asiakirjahallinto esittää, että suunnitelma hyväksytään asiakirjahallintopäällikön viranhaltijapäätöksellä käyttöön siten, että hyväksymisen jälkeen arkistonmuodostussuunnitelman tiedot yhdistetään osaksi kaupungin yhteistä arkistonmuodostussuunnitelmaa ja että arkistonmuodostussuunnitelma liitetään Tampereen kaupungin ja Monetra Pirkanmaa Oy:n välisen päivitettävän palvelusopimuksen liitteen 7 liitteeksi 2.
Arkistonmuodostussuunnitelman ajantasaisuutta seuraavat sekä Monetra Pirkanmaa Oy:n vastuuhenkilöt että Tampereen kaupungin henkilöstö- ja taloushallinnon tietoaineistovastaavat. Muutokset suunnitelmaan tehdään yhteistyössä asiakirjahallinnon suunnittelijan kanssa. Muutosten hyväksymismenettely sovitaan tapauskohtaisesti.
Suunnitelmaa noudatetaan takautuvasti 14.10.2023 lähtien.
Hallintosäännön 6 luvun, 61 §:n mukaan asiakirjahallintoa johtava viranhaltija hyväksyy tiedon käsittelyn, säilytyksen ja arkistoinnin ohjeistuksen.
Hyväksytään Monetra Pirkanmaa Oy:n liitteenä oleva arkistonmuodostussuunnitelma.
Arkistonmuodostussuunnitelma liitetään Tampereen kaupungin ja Monetra Pirkanmaa Oy:n palvelusopimuksen liitteen 7 liitteeksi 2. Palvelusopimuksen päivitetyt liitteet on käsitelty Monetra Pirkanmaa Oy:n ohjausryhmässä 18.9.2024.
Hyväksynnän jälkeen suunnitelma liitetään osaksi Tampereen kaupungin yhteistä arkistonmuodostussuunnitelmaa, joka esitetään kaupungin tietoaineistot-palvelun kautta.
Arkistonmuodostussuunnitelman tiedot ja sähköisen arkistoinnin toimintatavat Aitassa tarkistetaan säännöllisin väliajoin.
Oikaisuvaatimusta tai valitusta ei saa tehdä päätöksestä, joka koskee:
-vain valmistelua tai täytäntöönpanoa (KuntaL 136 §) -virka- tai työehtosopimuksen tulkintaa tai soveltamista ja viranhaltija on jäsenenä viranhaltijayhdistyksessä, jolla on oikeus panna asia vireille työtuomioistuimessa (KVhl 50 § 2 mom.) -etuosto-oikeuden käyttämättä jättämistä (EtuostoL 22 §) -varhaiskasvatuslain 57 §:n mukaista huomautusta tai huomion kiinnittämistä (Varhaiskasvatuslaki 63 § 2 mom.)