Päätöksen perustelut
Rakennusten erityissuunnitelmien paperiaineiston laajuus on 670 hyllymetriä (n. miljoona asiakirjaa). Aineisto koostuu rakennusten rakenne- ja LVI-suunnitelmista vuoteen 2016 asti, ja siihen kohdistuu vuosittain paljon tietopyyntöjä (vuonna 2023 1100 kpl). Paperiset erityissuunnitelmat on säilytettävä, kunnes rakennus on purettu, eli ne ovat pitkäaikaissäilytettäviä. Tietopalveluvelvoite perustuu julkisuuslakiin.
Erityissuunnitelmia tarvitaan erityisesti rakennusten korjaus- ja muutostöiden suunnittelussa, rakennusten ylläpidossa ja viranomaisvalvonnassa. Aineiston analogisuus aiheuttaa asiakkaalle ja viranomaiselle manuaalista työtä aineiston eri käsittelyvaiheissa ja hukka-aikaa palveluprosesseissa. Digitointi sujuvoittaisi palveluprosesseja ja mahdollistaisi aineiston saatavuuden itsepalveluna sähköisen myyntipalvelun käyttöönoton jälkeen, mikä parantaisi merkittävästi asiakaspalvelua ja toisi myyntituloja. Lisäksi digitointi parantaisi tiedonhallintaa ja työntekijäkokemusta (esim. mahdollistaisi etätyön tietopalvelussa) sekä tukisi analogisen aineiston pitkäaikaissäilytystä.
Kaupunkiympäristön palvelualueen toimintasäännön 5 §:n mukaan projektin toteutuspäätös kuuluu suunnittelujohtajan tehtäviin.
Projektissa käsiteltävien henkilötietojen osalta henkilörekisterin vastaava viranhaltija on rakennusvalvontapäällikkö.
Projektiin liittyvistä rakennusvalvonnan hankinnoista päättää suunnittelujohtaja. Projektiin liittyvistä ICT-määrärahalla tehtävistä hankinnoista päättää tietohallintojohtaja.
Projektin kokonaiskustannusarvio on 1 095 000 €, josta ulkopuolisen rahoituksen osuus on 0 € ja Tampereen kaupungin osuus on 1 095 000 €.
Projekti rahoitetaan rakennusvalvonnan budjetista joustavasti taloustilanteen mukaisesti (arvioidusti digitointi 50 000 euroa / vuosi ja henkilökustannukset 11 000 euroa / vuosi) ja tietohallintoyksikön kaupunkiympäristön salkulle allokoimasta keskitetystä ICT-kehittämismäärärahasta (yhteensä 220 000 €, jakautuen vuosille 2024 10 000 euroa ja 2025–2038 15 000 euroa / vuosi). Talouden toteumaa seurataan rakennusvalvonnassa ja digitointiin kohdennetaan lisää rahaa yksikön budjetin niin salliessa.
Projektin toteuttamisaika 4.11.2024 – 31.12.2038.
Projektin operatiivinen omistaja on rakennusvalvontapäällikkö Juha Henttonen ja projekti toteutetaan rakennusvalvonnassa.
Projektipäällikkönä toimii Toni Laine.
Taloushallinnon yhteyshenkilö on projektiasiantuntija Jaana Hautala konsernihallinnon tukipalveluista.
Projektipäällikön ja projektiryhmän jäsenten Jukka Peltola ja Jenni Salminen esihenkilönä toimii Emilia Tommila, projektiryhmän jäsenten Tero Mettinen, Aino Tervonen, Sini Korkiamäki ja Ilona Hentonen esihenkilönä toimii Sirpa Koskinen, ja taloushallinnon yhteyshenkilön esihenkilönä hänen vakituinen esihenkilönsä.
Rakennusvalvonnan menojen ja tulojen hyväksyntäoikeus ja tilaamisoikeudet projektiin liittyvissä asioissa määrittyvät projektin omistavan yksikön tilaamisoikeuksien mukaisesti. Projektin budjetin ja toteuttamisajan puitteissa ict-kehittämismäärärahalla katettavien menojen ja tulojen hyväksymisoikeus ja tilausoikeus on projektin operatiivisella omistajalla (1.7.2024 § 142).
Projektiin liittyvien laskujen asiatarkastus kuuluu projektipäällikölle.
Projektissa noudatetaan Tampereen kaupungin hankintaohjeistusta, taloudenhoidon konsernimääräystä ja projektiohjeistusta.
Projekti on käsitelty ja hyväksytty toteutukseen kaupunkiympäristön palvelualueen kehittämisen johtoryhmässä 24.9.2024.