Päätöksen perustelut
Kilpailukyky ja innovaatiot -ryhmän johtaja Teppo Rantanen:
Pormestari on päätöksellään 6.5.2024 § 62 (TRE:2224/04.04.00/2024) hyväksynyt Tampereen kaupungin Eurooaan alueiden komitean talouspolitiikka-valiokunnan kokouksen isäntäkaupungiksi. Kokouksen isännöinti edellyttää sitoutumista tapahtuman tila- ja tapahtumajärjestelyihin sekä asetettuihin ehtoihin mm. tulkkausteknologiaa ja poliittisten ryhmien kokoushuoneiden lukumäärää koskien. Tapahtuma järjestetään 24. - 25.10.2024. Tapahtuman myötä Tampereelle saapuu noin sata eurooppalaista johtavaa alue- ja paikallistason poliittista päätöksentekijää ja Euroopan alueiden komitean virkamieskuntaa sekä näiden lisäksi paikallisia sidosryhmiä.
Hankinta kohdistuu tapahtuman tila- ja kongressipalveluihin (ml. tulkkausteknologia) sekä tarjoiluihin. Hankinnan arvo alittaa hankintalain 25 §:ssä säädetyn kansallisen kynnysarvon. Hankinta sisältyy hankintalain liitteessä E, kohdassa 2 määriteltyihin toimintoihin ja hankintaan sovelletaan näin ollen Tampereen kaupungin hankintaohjetta.
Hankintaa varten suoritettiin kevään 2024 aikana kartoitus tarjolla olevista vapaista tiloista tilan saatavuuden varmistamiseksi. Tampereella on niukasti tarjolla tapahtuman tekniset reunaehdot täyttäviä isoja laadukkaita tiloja erillisine kokoustiloineen ja ruokailumahdollisuuksineen.
Suhdetoiminta- ja markkinointiyksikkö päätyi pyytämään lopullista tarjousta pelkästään Tampere-talo Oy:n tytäryhtiönä toimivalta Talo Events Oy:ltä (3374395-1), koska muilla tahoilla ei tilakyselyn tekohetkenä ollut varmuutta mahdollisuudesta tarjota fasiliteetteja Euroopan alueiden komitean sihteeristön kanssa yhteisesti sovittuna ajankohtana. Talo Eventsin kautta koko tapahtuman tila-, tarjoilu- ja tuotantokokonaisuus oli myös hankittavissa koordinoituna kokonaisuutena, mikä vähentää tapahtumaan ja sen laatuvaatimuksiin sisältyviä teknisiä ja tuotannollisia riskejä.
Saadun tarjouksen perusteella tapahtuman tilojen, tilojen varustelun, tulkkaustekniikan, striimauksen ja muun teknisen toteutuksen, palveluun sisältyvän henkilökunnan (tuotantopalvelu, turva- ja aulapalvelu, tekninen palvelu) sekä ravintolapalvelujen yhteenlaskettu kustannusarvio on ilman arvonlisäveroa yhteensä 67 873,70 euroa. Tarjous on pyydetty alustavan osallistujamääräarvion pohjalta, joka on ensimmäisen päivän osalta 100 henkilöä ja toisen päivän osalta 150 henkilöä. Lopulliset lukumäärät voivat muuttua jonkin verran. Edellä mainitusta kokonaiskustannuksesta noin 46 prosentin osuus muodostuu etätulkkaus- ja striimausteknologian rakentamisesta ja ylläpidosta, minkä kokous EU:n virallisena toimielimenä edellyttää. Ravintolapalveluihin sisältyy kaksi lounasta, aamukahvitukset ja virvokkeet. Varsinaisen kokous- ja kongressitilan lisäksi tapahtumaa varten tuli varata erilliset huoneet kokousta valmistelevalle sihteeristölle ja poliittisille ryhmittymille 24.10.2024.
Tarjouksen voidaan katsoa kattavan tilaajan asettamat vaatimukset ja hinnan olevan yleisen hintatason mukainen. Hankinnassa noudatetaan Tampere-talon yleisiä vuokraehtoja, joissa määritetään mm. viranomaismääräysten edellyttämät henkilöstön vähimmäistarve. Hankinta perustuu yhdessä neuvoteltuun ratkaisuun ja siihen sovelletaan tarjouksessa annettuja ehtoja. Hankinnan valmistelijana toimi kansainvälisten asioiden asiantuntija Minna Merikoski.
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjous tulee julkiseksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen ja yleisesti julkiseksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa.
Hallintosäännön (1.5.2024) 36 § 32)-kohdan mukaan konsernijohtaja päättää konsernihallinnon irtaimen omaisuuden ja palvelujen hankinnasta, luovuttamisesta ja vuokrauksesta, ellei muualla ole toisin määrätty tai päätetty. Kokonaisarvon perusteella hankintaan ei sovelleta delegointipäätöstä.