Päätöksen perustelut
Avustustoiminnan kehittäminen ja digitalisointi -projektissa hankitaan avustusten hakuun, käsittelyyn ja valvontaan tarkoitettu tietojärjestelmä. Hankinnan valmisteluvaiheessa tehtiin markkinakartoitus, jonka tuloksena järjestelmän teknologiseksi alustaksi valikoitui Dynamics 365 -ympäristö. Toteutuksen laajuuden ja kustannusten määrittelemiseksi tarvitaan asiantuntijapalvelua.
Nyt hankittavan asiantuntijapalvelun tehtävinä on toteutuksen kokonaisarkkitehtuurin, käyttötapausten ja prosessikuvausten tarkentaminen sekä niiden teknisen toteutettavuuden arvioiminen. Työn lopputuloksena saadaan työmääräarvio avustustenhallintajärjestelmän toteuttamisesta Dynamics 365 -alustalle. Avustustenhallintajärjestelmän hankinta ajoittuu vuosille 2025 - 2026. Projekti rahoitetaan digitalisaatio ja tietohallinto -ryhmän sivistyspalvelujen salkulle allokoidusta ict-kehittämismäärärahasta. Vuoden 2024 budjetti on 110 000 euroa. Projekti ei saa ulkopuolista rahoitusta.
Kuntien Tiera Oy on kuntien, kuntayhtymien, hyvinvointialueiden ja kuntaomisteisten yhtiöiden omistama osakeyhtiö, joka tarjoaa omistajilleen tietohallinnon ja tietotekniikan asiantuntija-, sovellus- ja infrastruktuuripalveluja. Kuntien Tiera Oy toimii julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) tarkoittamassa mielessä omistajiensa sidosyksikkönä ja yhteishankintayksikkönä. Tampereen kaupunki on Kuntien Tiera Oy:n osakkeenomistaja.
Kuntien Tiera Oy on kilpailuttanut lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) mukaisesti Sharepoint- ja Dynamics 365 -palvelut. Hankinnassa perustettiin puitejärjestely, jossa Sharepoint- ja Dynamics 365 -palveluja voidaan käyttää joko Kuntien Tiera Oy:n omaan käyttöön tai Tiera voi käyttää palvelua tuottaakseen palvelua omistaja-asiakkailleen. Kilpailutettu D365-kokonaisuus sisältää käyttöönottopalvelut, jatkuvat palvelut ja ylläpidon tuen, kehitys- ja asiantuntijatyöt sekä koulutuspalvelut. Kuntien Tiera Oy valitsi palvelujen ensisijaiseksi toimittajaksi Innofactor Oyj:n.
Hankintalain 15 §:n 1 momentin mukaan hankintalakia ei sovelleta hankintaan, jonka hankintayksikkö tekee sidosyksiköltään.
Sivistyspalveluiden yhteiset palvelut pyysi Kuntien Tieralta tarjouksen asiantuntijapalvelusta sopimuskaudeksi lokakuu 2024 - joulukuu 2024. Kuntien Tiera Oy antoi 23.9.2024 tarjouksen sisältäen yleisavustusten käyttötapaukset ja prosessikuvaukset, teknisen toteutettavuuden kuvauksen, käyttöliittymäprototyypit, alustavan arkkitehtuurikuvauksen sekä kiinteän työmääräarvion varsinaisen toteutuksen laajuudesta. Tarjoukseen sisältyy lisäksi optio muiden avustusmuotojen (kohdeavustukset, apurahat ja muut avustukset) käsittelijän käyttöliittymäelementteihin liittyvästä lisäselvityksestä. Tarjouksen arvonlisäveroton kiinteä hinta on 15 000 euroa. Option arvolisäveroton kiinteä hinta on 5 000 euroa.
Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta 20 000 euroa sisältäen option käytön.
Tarjous täyttää tilaajan vaatimukset ja on hinnaltaan sekä muilta ehdoiltaan hyväksyttävissä.
Avustushakuprosessin digitalisaatioselvityksen hankinta esitetään tehtäväksi Kuntien Tiera Oy:ltä (y-tunnus 2362180-3).
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjous tulee julkiseksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen ja yleisesti julkiseksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii tietohallintokoordinaattori, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Johannes Tolonen. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Tampereen kaupungin konsernihallinnon toimintasäännön (konsernijohtaja 27.2.2024 § 46) liitteen 1 mukaan digitalisaatio ja tietohallinto -ryhmän johtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupungin ICT-hankinnoista ja ICT-sopimuksista vuosisuunnitelman rajoissa.