Päätöksen perustelut
Suomen pelimuseossa on lähes sata pelattavaa laitetta ja noin neljäkymmentä haastattelunäyttöä, jotka vaativat aktiivista ylläpitoa ja huoltoa. Vanhimmat alkuperäiset laitteet ovat 1970-luvulta. Museossa on pelattavissa myös lukuisille pelilaitteille 1980-luvulta alkaen julkaistuja pelejä, jotka ovat pelattavissa emulaattorien avulla. Vapriikin näyttelyistä pelimuseo on yksi suosituimpia, joten laitteet kuluvat ja niihin saattaa tulla toimintahäiriöitä. Turvallisuuden ja hyvän teknisen toimivuuden takaamiseksi pelimuseossa tarvitaan jatkuvaa seurantaa ja ylläpitoa.
Suomen Pelimuseon teknisen ylläpidon hankintamenettelynä käytettiin Tampereen kaupungin hankintaohjeen mukaista rajoitettua menettelyä, jossa tarjouksia pyydettiin etukäteen määrätyltä joukolta yrityksiä, jotka arvioitiin luotettaviksi ja toimituskykyisiksi suorittamaan hankinta.
Tarjouspyyntö lähetettiin sähköpostitse 6.11.2024 kahdelle yritykselle, jotka olivat Reprocade Oy (Y-tunnus, 22449732-2), ja Ikuri Arcade.
Tarjouksen jättivät määräaikaan 10.11.2024 mennessä seuraava 1kpl yritys: Reprocade Oy (Y-tunnus, 22449732-2)
Tarjouspyynnön avaaminen:
Suomen pelimuseon perusnäyttelyn teknisen ylläpidon hankinta
Pyydämme tarjoustanne Suomen pelimuseon perusnäyttelyn teknisestä ylläpidosta 25.11.2024-31.1.2025. Tarjouksen tulee sisältää kuukausittaisen ylläpidon kiinteät kustannukset koskien museon laitteiston säännöllistä ylläpitoa, huoltoa ja korjausta. Tarvittavien varaosien hankinta laskutetaan erikseen.
Tarjottavat palvelut:
- Kuukausittainen ylläpito: viikoittaiset ylläpitotoimenpiteet, laitteistojen tarkistukset sekä pienet huolto- ja korjaustoimenpiteet.
- Huollot, korjaukset ja asennukset: pelimuseon näyttelyn laitteiden ja alustojen korjaus, huolto ja asennus sovituissa aikarajoissa.
- Varaosien hankinta ja asentaminen:
- Sopimustoimittajilta hankittavat päivitykset ja varaosat, jotka on kaupungin hankintaperiaatteiden mukaisesti hyväksytty.
- Varaosien hankinta museon hyväksynnällä, mikäli ne eivät ole saatavilla kaupungin sopimustoimittajilta.
Tarjouksessa huomioitavat vaatimukset:
Yrityksellä tulee olla erityisosaamista pelimuseon videopelikabineteista, iPadeista, pc-tietokoneista ja konsoleista ja niihin asennettavien pelien toiminnasta ja räätälöinnistä asiakkaiden käyttöön. Erityisesti tarvitaan osaamista seuraaviin:
- Pelihallissa sijaitsevien kolikkopelien huolto ja restaurointi. Osa laitteista on yksityisomistuksessa, joten niiden ylläpito vaatii kommunikointia omistajan kanssa.
Huoltokäytännöt:
Museon laitteet huolletaan maanantaisin ja perjantaisin. Kaikki laitteisiin ja niiden osiin liittyvät hankinnat tulee toteuttaa Tampereen kaupungin hankintaperiaatteiden mukaisesti.
Ylläpidon laajuus:
Pelimuseossa on lähes 100 pelattavaa laitetta sekä noin 40 haastattelunäyttöä. Vanhimmat laitteet ovat peräisin 1970-luvulta, ja museossa on pelattavissa myös emulaattoreilla toimivia 1980-luvulta alkaen julkaistuja pelejä. Ylläpitoon kuuluvat myös pelimuseon vaihtuvat näyttelyt.
Seuranta ja jatkuva ylläpito:
Museon suosio edellyttää säännöllistä seurantaa, koska laitteet ovat aktiivisessa käytössä ja saattavat vaatia usein huoltotoimenpiteitä. Tavoitteena on varmistaa laitteiden turvallisuus ja toimivuus koko aukioloajan.
Edellä mainitun tarjouspyynnön kriteereiden perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen teki Reprocade Oy (Y-tunnus, 22449732-2), joka esitetään valittavaksi sopimuskumppaniksi.
Hankinnan arvo alittaa hankintalain 25 § 1 mom.1 kohdassa säädetyn kansallisen kynnysarvon. Hankintaan sovelletaan Tampereen kaupungin hankintaohjetta.
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjous tulee julkiseksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen ja yleisesti julkiseksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa. Asiakirjatiedustelut osoitetaan osoitteeseen kirjaamo@tampere.fi.
Hankinnan valmistelijana toimi tutkija Outi Penninkangas.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii Pelimuseon tutkija, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Outi Penninkangas. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii tarvittaessa yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta 18 720 euroa vuodessa.
Päätösvallan peruste: Sivistyspalvelujen palvelualueen delegoinnit 1.11.2024 alkaen, toimintasäännön liite, johtaja Lauri Savisaari 31.10.2024 § 91