Päätöksen perustelut
Lakiasiainjohtaja Laura Klami:
Tampereen kaupunginvaltuusto ja kaupunginhallitus kokoontuvat väistötiloissa kaupungintalon ollessa remontissa ainakin vuoden 2025, arviolta vuoden 2026 kevääseen asti. Valtuusto kokoontuu pääsääntöisesti kerran kuukaudessa maanantaisin klo 17.00. Iltakouluille ja kyselytunneille on varaus kokouspäivänä klo 15.00 - 16.30, ja niitä järjestetään tarpeen mukaan. Valtuuston kokoukset ovat julkisia ja yleisölle tulee olla tarjottavissa tila niiden seuraamiseen. Kaupunginhallituksen kokous on pääsääntöisesti kerran viikossa. Kokoukset pidetään läsnäollen tai sähköisinä kokouksina.
Kaupunginvaltuusto ja kaupunginhallitus ovat kokoustaneet väistöaikana Tampere-talossa. Tampere-talo jakautui 1.1.2024 kahdeksi eri yhtiöksi. Tiloja vuokraava ja tapahtumia tuottava yksikkö on Talo Events Oy, joka on osa Tampere-talo konsernia.
Lakiasiainyksikön toimielinpalvelut pyysi tarjousta Talo Events Oy:ltä sopimuskaudeksi 1.1. - 31.12.2025. Tarjouspyyntöön sisältyivät kustannukset tarvittavista tiloista ja muista palveluista, henkilökunnasta, tekniikasta ja ravintolapalveluista. Tarjous sisältää valtuuston kokoustilan sekä valtuustoryhmätilan, kunnallissihteerien tilan, kaupunginhallituksen kokousten tilat sekä yleisölle varatun tilan. Valtuuston striimauspalvelu on kilpailutettu erikseen.
Tarjousta päädyttiin kysymään Talo Events Oy:lta palvelun laatu-, sijainti sekä tila- ja tekniikkavaatimusten perusteella. Tila- ja järjestelyvalmiuksien lisäksi tilan tulee olla helposti saavutettavissa ja keskusta-alueella kuntalaisten valtuustostriimauksen seuraamista varten. Tilojen tulee olla toimivat ja laadukkaat sekä kokoustilajärjestelyjen, ruokailujen että yleisötilojen osalta. Kaupungin hankintaohjeen mukaan pienhankinta on mahdollista tehdä ilman kilpailuttamista, mikäli kilpailuttaminen ei ole perustelluista syistä tarkoituksenmukaista.
Kyseessä on tapahtumapalveluksi luettava hankinta, joka alittaa hankintalain 25 § 1 mom. 3-kohdassa säädetyn kansallisen kynnysarvon (400 000 euroa) lukeutuessaan hankintalain liitteessä E, kohdassa 2 määriteltyjen erityispalveluiden piiriin. Kyseessä on sekamuotoinen sopimus, sillä hankinta sisältää niin hankintalain ulkopuolista tilavuokraa että hankintalain mukaista sekä liitteen E mukaista palvelua. Palvelun pääasiallinen kohde on liitteessä E mainitut tapahtumapalvelut. Hankintaan sovelletaan Tampereen kaupungin hankintaohjetta.
Saadun tarjouksen perusteella tapahtuman tilojen, tekniikan, palveluun sisältyvän henkilökunnan sekä ravintolapalvelujen yhteenlaskettu kustannusarvio hankintakaudelle on ilman arvonlisäveroa enintään yhteensä 139 751,60 euroa. Kustannusarvio sisältää myös hankintalain ulkopuolisia tilavuokria. Lopullinen kustannus tarkentuu kokousten osallistujamäärien, kestojen sekä muun muassa tilatarpeen perusteella. Tarjous (liite 1) ja tapahtumabudjetti (liite 2) sisältävät tarkemmat tiedot tarjouksen ja kustannuksien sisällöstä.
Tarjouksen voidaan katsoa kattavan tilaajan asettamat vaatimukset ja hinnan olevan yleisen hintatason mukainen. Hankinnassa noudatetaan Talo Events Oy:n yleisiä vuokraehtoja.
Hankintayksikkö on tarkastanut tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja todistukset ennen hankintapäätöksen tekemistä.
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999).Tarjous tulee julkiseksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen ja yleisesti julkiseksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii lakiasiainjohtaja, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Laura Klami.
Kustannukset maksetaan kaupunginvaltuuston osalta kustannuspaikalta 113100, Kaupunginvaltuusto ja kaupunginhallituksen osalta kustannuspaikalta 113120, Kaupunginhallitus.
Hallintosäännön (1.5.2024) 36 § 27)-kohdan mukaan konsernijohtaja päättää konsernihallinnon irtaimen omaisuuden ja palvelujen hankinnasta, luovuttamisesta ja vuokrauksesta, ellei muualla ole toisin määrätty tai päätetty.