TRE:5280/07.01.03/2024
Hallinto- ja tukipalvelujohtaja Heli Hirvelä:
Kansallisarkisto on pyytänyt lausuntoa päätösluonnoksesta Työvoimaviranomaisten työvoimapalvelutehtävien asiakirjojen pysyvä säilytys. Lausunto on pyydetty jättämään Lausuntopalvelun kautta 5.12.2024 mennessä.
ELY-keskusten sekä TE-toimistojen kehittämis- ja hallintokeskus (KEHA-keskus) on 15.1.2024 päivätyllä seulontaesityksellään pyytänyt Kansallisarkistolta päätöksen julkisia työvoimapalveluita tuottavien työvoimaviranomaisten asiakirjojen pysyvästä säilyttämisestä. Työvoimapalveluita uudistetaan parhaillaan. Eduskunta on hyväksynyt lain työvoimapalveluiden järjestämisestä 1.3.2023 (Laki työvoimapalveluiden järjestämisestä annetun lain ja eräiden siihen liittyvien lakien voimaanpanosta (383/2023). Uudistuksen myötä TE-toimistot lakkautetaan ja julkisten työvoimapalveluiden järjestämisvastuu siirtyy valtiolta kunnille ja kuntien muodostamille yhteistoiminta-alueille 1.1.2025.
Uudistuksessa kunnille siirretään pääosa nykyisin TE-toimistojen vastuulla olevista henkilöasiakas-, työnantaja- ja yrityspalveluista. Kunnille siirtyvät myös Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten (ELY-keskukset) julkisiin työvoimapalveluihin liittyvät hankintatehtävät ja KEHA-keskuksen julkisiin työvoimapalveluihin liittyvät maksatustehtävät. Seulontaesitys koski näitä kuntien tehtäviä kokonaisuudessaan. Tavoitteena on, että annettava seulontapäätös tulisi koskemaan työvoimaviranomaisten asiakirjoja kokonaisuudessaan. Kuntien asianhallinnassa käsiteltävien tehtävien ja asiakirjojen osalta seulontapäätös tulisi voimaan 1.1.2025.
Valmistelemassaan lausunnossa Tampereen kaupungin asiakirjahallinto kiinnittää huomiota siihen, että päätösluonnoksessa esitetään pysyvästi säilytettäväksi erittäin suurta määrää salassa pidettävää henkilötietoa. Asiakirjahallinnon mukaan olisi vielä pohdittava, onko tehtävän yhteiskunnallisen merkittävyyden kannalta keskeistä säilyttää pysyvästi yksittäiseen henkilöön liittyvät asiakirjatiedot siten, että henkilön pystyy tunnistamaan. Päätöksen perustelumuistiossa todetaan, että kuntien asianhallintajärjestelmissä käsiteltävät hallintopäätökset sekä niihin liittyvät kuulemismenettelyt, oikaisuvaatimusprosessit ja valitusprosessit rajataan arkistoinnin eli pysyvän säilytyksen ulkopuolelle. Samaan aikaan kuitenkin on voimassa Kansallisarkiston päätös (KA 158/43/01) pysyvästi säilytettävistä kunnallisista tuki- ja ylläpitotehtävien asiakirjoista, jossa määritellään toimielinten pöytäkirjat pysyvästi säilytettäviksi. Tässä on ristiriita siltä osin kuin valitusprosessi etenee toimielimen käsiteltäväksi. Tampereen kaupungin asiakirjahallinto ilmoittaa lausunnossaan tulkitsevansa, että siltä osin kuin tämän päätösesityksen asiakirjat siirtyvät toimielimen käsittelyyn, on kuitenkin voimassa Kansallisarkiston aikaisempi päätös pysyvästä säilytyksestä.
Hallintosäännön (1.5.2024) 36 § 36)-kohdan mukaan konsernijohtaja päättää muiden kuin kaupunginhallituksen tai pormestarin toimivaltaan kuuluvien lausuntojen sekä yleishallintoa koskevien lausuntojen antamisesta, esitysten tekemisestä, muutoksenhakuoikeuden käyttämisestä, muutoksenhakuun liittyvien lausuntojen hyväksymisestä ja kanteluihin vastaamisesta, ellei muualla toisin määrätä.
Kansallisarkistolle annetaan liitteenä oleva Tampereen kaupungin lausunto päätösluonnoksesta työvoimaviranomaisten työvoimapalvelutehtävien asiakirjojen pysyvästä säilytyksestä.
Oikaisuvaatimusta tai valitusta ei saa tehdä päätöksestä, joka koskee:
-vain valmistelua tai täytäntöönpanoa (KuntaL 136 §) -virka- tai työehtosopimuksen tulkintaa tai soveltamista ja viranhaltija on jäsenenä viranhaltijayhdistyksessä, jolla on oikeus panna asia vireille työtuomioistuimessa (KVhl 50 § 2 mom.) -etuosto-oikeuden käyttämättä jättämistä (EtuostoL 22 §) -varhaiskasvatuslain 57 §:n mukaista huomautusta tai huomion kiinnittämistä (Varhaiskasvatuslaki 63 § 2 mom.)