Päätöksen perustelut
Tampereen kaupunki juhlistaa Suomen itsenäisyyspäivää toteuttamalla vuosittain kaikille avoimen ja pääsymaksuttoman itsenäisyyspäivän juhlan. Tapahtuma on yhteisöllinen, arvokas ja iloinen juhla Suomen syntymäpäivän kunniaksi. Juhla toteutettiin ensimmäisen kerran vuonna 1927. Tapahtuman sisältö koostuu teemaan sopivasta ohjelmasta ja huipentuu Keskustorin rakennusten valaistukseen.
Konsernihallinnon kilpailukyky ja innovaatiot -ryhmän tapahtumapalvelut pyysi AiCan Oy:ltä tarjousta itsenäisyyspäivän juhlan kokonaisvaltaisesta turvallisuuspalvelusta. AiCan Oy on pitkäaikainen, kokenut ja luotettava alan toimija, jota tapahtumapalvelut on käyttänyt monessa muussakin tapahtumassaan, ja palvelu on osoittautunut luotettavaksi ja toimivaksi. Tapahtumapalvelut on kilpailuttanut tapahtumaturvallisuuden puitesopimuksen, joka astuu voimaan tammikuussa 2025 (TRE:2345/02.07.01/2024).
Kyseessä on hankintalain (1397/2016) liitteen E mukainen muiden erityisten palveluhankintojen kansallisen kynnysarvon alittava hankinta. Hankintaan sovelletaan Tampereen kaupungin hankintaohjetta.
Tilaajan vaatimukset täyttävän tarjouksen mukaan itsenäisyyspäivän juhlan turvallisuuspalvelujen kustannukset ovat enintään 19 250 euroa (alv 0 %). Tarjoukseen sisältyy turvallisuuspalveluihin kuuluvaa suunnittelua, turvallisuustehtäviä tapahtumassa, tilaajan pyynnöstä palveluntuottajan hankkima tapahtuman ensiapupäivystys sekä liikenteenohjauslaitteita, jotka palveluntuottaja laskuttaa tilaajalta.
Sopimus itsenäisyyspäivän juhlan turvallisuuspalveluista esitetään tehtäväksi AiCan Oy:n (Y-tunnus 2474647-2) kanssa.
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjous tulee julkiseksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen ja yleisesti julkiseksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa.
Hankinnan valmistelijana toimii tapahtumatuottaja Matilda Toriseva.
Sopimus allekirjoitetaan ennen kuin päätös on lainvoimainen, koska päätöksen valmistelussa ilmeni aikataulullisia haasteita ja hankinnan kohteena on rajattuna ajankohtana (6.12.2024) tehtävä palvelu.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii Tampereen kaupungin tapahtumapäällikkö, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Saara Saarteinen. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii tarvittaessa yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta 19 250 euroa sopimuskauden aikana. Kustannukset maksetaan kilpailukyky ja innovaatiot -ryhmän kustannuspaikalta 113513, tapahtumapalvelut.
Konsernihallinnon toimintasäännön delegointiliitteen (konsernijohtajan päätös 27.2.2024 § 46) mukaisesti ryhmän johtaja päättää johtamansa toiminnan osalta tavaroiden ja palvelujen hankinnoista enintään 60 000 euroon asti sekä sopimusten hyväksymisestä vuosisuunnitelman rajoissa.