Päätöksen perustelut
Hankinnan taustalla on Tampereen kaupungin ja Tampereen messujen kesällä 2024 järjestämän Imagine the Metaverse -tapahtuman verkkosivujen siirto Tampereen kaupungin omistukseen vuoden 2025 Imagine the Citiverse -tapahtumaa varten. Vuoden 2024 tapahtuman verkkosivut suunnitteli ja toteutti Ajaton Oy Tampereen Messujen tilaamana. Vuodelle 2025 tapahtuman verkkosivut ja niihin liittyvien materiaalien oikeudet haluttiin kuitenkin siirtää Tampereen kaupungin omistukseen tapahtuman verkkosivujen ja visuaalisen ilmeen jatkokehityksen sujuvoittamiseksi. Vuoden 2025 jälkeen verkkosivut on tarkoitus siirtää kaupungin internet-sivuston alaisuuteen erillissivusto- ja domainpolitiikkalinjauksen määrittelemällä tavalla.
Hankinnan arvo alittaa hankintalain 25 § 1 mom. 1-kohdassa säädetyn kansallisen kynnysarvon. Hankintaan sovelletaan Tampereen kaupungin hankintaohjetta.
Kyseessä on kansallisen kynnysarvon alittava hankinta (pienhankinta), joten lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397 /2016) ei sovelleta hankintaan. Pienhankinnoissa noudatetaan Tampereen kaupungin hankintaohjetta. Tampereen kaupungin hankintaohjeen mukaisesti hankinnan kilpailuttaminen on pääsääntö myös pienhankinnoissa. Edelleen hankintaohjeen mukaisesti pienhankinta on mahdollista tehdä ilman kilpailuttamista, mikäli hankinta on arvoltaan vähäinen tai kilpailuttaminen on muutoin epätarkoituksenmukaista. Hankinnan arvoa pidetään vähäisenä, mikäli sen ennakoitu arvo alittaa 15 000 euroa (alv 0 %). Pienhankinta on mahdollista tehdä ilman kilpailuttamista esimerkiksi silloin, jos tarjouskilpailussa mahdollisesti saavutettavat paremmat hinta- tai muut ehdot eivät oletettavasti ylitä kilpailun järjestämisestä aiheutuvia kustannuksia. Pienhankinta on mahdollista tehdä ilman kilpailuttamista myös silloin, kun kysymyksessä on poikkeuksellisen kiireinen hankinta, tai kun tavaran tai palvelun laatu ja hintataso ovat tiedossa.
Koska Ajaton Oy on suunnitellut tapahtuman visuaalisen ilmeen, rakentanut olemassa olevat verkkosivut ja siten omistaa työversiot olemassa oleviin materiaaleihin, on hankintayksikön kannalta perusteltua hankkia palvelu valitulta toimittajalta. Lisäksi kyseessä on hankinta, jonka kilpailuttamisen kulut olisivat suuremmat kuin siitä saatavat hyödyt. Tämän arvion perusteella Tampereen kaupungin kilpailukyky ja innovaatiot -ryhmä pyysi tarjouksen palvelusta yhdeltä toimittajalta, Ajaton Oy:ltä.
Tarjous sisältää verkkosivupalvelujen tuottamisen sekä Imagine the Citiverse -tapahtuman verkkosivujen ilmeen ja materiaalien oikeudet. Tarjous täyttää tilaajan vaatimuksen ja on hinnaltaan ja muilta ehdoiltaan verrattavissa alan yleiseen hinta- ja laatutasoon.
Sopimus Imagine the Citiverse -tapahtuman verkkosivuista esitetään tehtäväksi Ajaton Oy:n (Y-tunnus 2540841-6) kanssa.
Hankintayksikkö on tarkastanut tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja todistukset ennen hankintapäätöksen tekemistä.
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjous tulee julkiseksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen ja yleisesti julkiseksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa.
Hankinnan valmistelijana toimi koordinaattori Jessica Stortz. Asiantuntijana toimi markkinointi- ja viestintäsuunnittelija Elina Uusitalo.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii markkinointipäällikkö, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Iina Ojala. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii tarvittaessa yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hankinnan kokonaiskustannus on maksimissaan 1263 euroa (+ alv 25,5 %) tarjouksen mukaisessa laajuudessa. Tämän lisäksi tulevat mahdolliset tilaukset laskutetaan 95 euroa (+ alv 25,5 %). Mikäli toimeksianto prosessin aikana laajenee, sovitaan siitä ja sen kustannusvaikutuksista yhdessä erikseen palveluntuottajan kanssa kirjallisesti.
Kustannukset maksetaan kilpailukyky ja innovaatiot -ryhmän kustannuspaikalta 113225, kaupunkimarkkinointi.
Konsernihallinnon toimintasäännön delegointiliitteen (konsernijohtajan päätös 27.2.2024 § 46) mukaisesti ryhmän johtaja päättää johtamansa toiminnan osalta tavaroiden ja palvelujen hankinnoista enintään 60 000 euroon asti sekä sopimusten hyväksymisestä vuosisuunnitelman rajoissa.