Päätöksen perustelut
Tampereen kaupunki osoittaa vieraanvaraisuutta erilaisille yhteistyökumppaneille ja sidosryhmille erikseen määriteltyjen periaatteiden mukaisesti. Vuositasolla Tampereen kaupunki järjestää noin 300-350 tapaamista ja tilaisuutta vieraanvaraisuustoiminnassaan.
Vieraanvaraisuustilaisuuksista valtaosa on vastaanottoja, muut lounaita, päivällisiä, kokouksia tai seminaareja. Vastaanottoja myönnetään mm. tamperelaisille seuroille, jotka viettävät toimintansa juhlavuotta, merkittävien valtakunnallisten tapahtumien ja kansainvälisten konferenssien osanottajille sekä kulttuuri- ja urheilutapahtumien kutsuvieraille. Lisäksi edustustilaisuuksia järjestetään kansainvälisten delegaatioiden vierailujen yhteydessä sekä kaupungin oman toiminnan, edunvalvonnan ja tavoitteiden vahvistamiseksi. Vieraanvaraisuusperiaatteita ja myöntämisperusteita määritellään tarkemmin erillisessä ohjeessa TRE:2907/00.04.00/2024 Tampereen kaupungin vieraanvaraisuuden ja edustustilaisuuksien periaatteet ulkoisille kohderyhmille.
Tampereen kaupungin ensisijaisena edustustilana toimii Tampereen Raatihuone. Raatihuoneella järjestetään vuosittain merkittävä osa kaikista tilaisuuksista, yhteensä noin 250 tilaisuutta. Raatihuoneen ohella Tampereen kaupunki voi harkintansa mukaan osoittaa vieraanvaraisuutta järjestämällä tilaisuuksia myös muissa tiloissa, mikäli Raatihuone ei ole ko. ajankohtana käytettävissä tai järjestelylle on muu perusteltu syy. Muissa tiloissa on viime vuosina järjestetty n. 100 tilaisuutta vuosittain.
Anottavat vastaanotot ja arvovieraiden vierailut ajoittuvat toisinaan ajankohtaan, jolloin Raatihuone on jo varattu toiseen tilaisuuteen, tai tilaisuuden henkilömäärä ylittää Raatihuoneen sallitun kapasiteetin (enintään 480 henkilöä). Useampipäiväisten vierailujen yhteydessä tilaisuuksia on tarkoituksenmukaista järjestää eri päivinä eri tiloissa. Lisäksi joissakin tilanteissa tapaamisen tai tilaisuuden luonne edellyttää tietyn kohteen valintaa tapahtumapaikaksi. Tällaisia ovat esimerkiksi kansainvälisille delegaatioille tarjottava saunaelämys uintimahdollisuudella tai tapahtumien yhteydessä osoitettava vieraanvaraisuus esimerkiksi Nokia Arenalla tai Tammelan stadionilla.
Tilanteissa, joissa Raatihuoneen käyttö edustustilana ei ole mahdollista tai tarkoituksenmukaista, kaupunki voi harkintansa mukaan järjestää tilaisuuden muissa kohteissa. Ensisijaisesti tässäkin tilanteessa käytetään Tampereen kaupungin omia tai kaupunkikonsernin omistamia tai hallinnoimia tiloja. Tällaisia kohteita ovat muun muassa Museokeskus Vapriikki, Tampere-talo, Ravintola Näsinneula. Lisäksi tilaisuuksia järjestetään perustellusta syystä muissa kohteissa, joissa on tilat usean sadan vieraan tilaisuuksille. Ravintolat/pitopaikat valitaan pääsääntöisesti tarjoilun tasokkuuden, paikan juhlavuuden tai soveltuvuuden perusteella sekä joissakin tapauksissa myös sijainnin perusteella. Esimerkiksi kansainvälisiä delegaatioita voidaan viedä ruokailemaan heidän vierailukohteensa läheisyyteen. Mikäli vierailut ovat monipäiväisiä, silloin katsotaan, että he ruokailevat eri paikoissa.
Muualla kuin Raatihuoneella järjestettävien tilaisuuksien osalta suhdetoiminnan ja markkinoinnin tiimi pyytää tilaisuuksiin liittyen tarjouksen vieraanvaraisuusperiaatteidensa mukaisesti.
Tilaisuuksien kustannukset muodostuvat ravintolapalveluiden lisäksi yleensä tilavuokrista ja henkilökuntaveloituksista. Toiminnan volyymia ei pystytä arvioimaan etukäteen, koska vieraanvaraisuustilaisuuksien ja anomusten määrä vaihtelee vuosittain, samoin kuin tilaisuuksien ajankohdat ja mahdolliset päällekkäisyydet. Tämän vuoksi hankinnan kokonaisarvoa eri kohteista ei voida määritellä etukäteen, vaan jokainen tilaisuus käsitellään erillisenä tilauksena.
Vieraanvaraisuuksiin liittyvissä hankinnoissa on kyse hankintalain (1397/2016) liitteen E mukaisten Ravintola- ja tarjoilupalvelujen (55300000-3) hankinta.
Konsernihallinnon toimintasäännön delegointiliitteen (konsernijohtajan päätös 27.2.2024 § 46) mukaisesti ryhmän johtaja päättää merkittävien ohjeiden antamisesta johtamansa toiminnan osalta viranhaltijapäätöksellä.