Päätöksen perustelut
Tampereen kaupunki toteutti rajoitetun hankintakilpailun koskien Tampereen asunto- ja maapolitiikan linjausten 2022-2025 vaikuttavuuden arviointia.
Kilpailutuksen kohteena olevan hankinnan toteutuksen kattohinta jää alle julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) annetun lain (jälj. hankintalaki) 25 § ilmoitettujen kansallisten kynnysarvojen. Näin ollen hankintalakia ei sovellettu hankintaan. Hankinta toteutettiin noudattaen Tampereen kaupungin pienhankintoja koskevaa hankintaohjeistusta.
Tarjouspyyntö lähetettiin 13.11.2024 kolmelle konsulttitoimistolle, joilla arvioitiin aiempien referenssien perusteella olevan hyvät edellytykset toimeksiannon suorittamiseen.
Tarjousten jättämiselle varattuun määräaikaan 27.11.2024 klo 14.00 mennessä tarjouksen jättivät kaikki kolme tarjoajaa, Owal Group Oy, MDI Public c/o FCG Finnish Consulting Group Oy ja Demos Helsinki Oy.
Tarjoukset avattiin 27.11.2024 klo 15.00. Tarjoukset avasivat erityisasiantuntija Kaisu Kammonen, asunto- ja kehityspäällikkö Auli Heinävä ja tiimipäällikkö Satu Jauhiainen. Tarjoajien soveltuvuus tarkastettiin tarjouspyynnössä asetettujen vaatimusten perusteella. Todettiin, että tarjoajat täyttävät tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus tarkastettiin. Tarkastus tehtiin tarjouspyynnössä pyydettyjen selvitysten, vähimmäisvaatimusten sekä koko tarjouksen sisällön perusteella. Todettiin, että kaikki tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia.
Tarjousvertailu
Hankinnan perusteena oli hinta-laatusuhteeltaan edullisin tarjous. Tarjouksia arvioitiin seuraavilla arviointiperusteilla: työn kokonaishinta (painotus 30 %), työsuunnitelma työn toteutuksesta (painotus 30 %), projektipäällikkö (painotus 20 %) ja työryhmä (painotus 20 %).
Tarjousten liitteenä olevat työsuunnitelmat arvioitiin tarjouspyynnössä kuvattujen ominaisuuksien perusteella. Parhaan arvion saanut työsuunnitelma sai kolme pistettä, toiseksi paras kaksi pistettä ja kolmanneksi paras sai yhden pisteen.
Kaikki kolme työsuunnitelmaa vastasivat hyvin tarjouspyynnössä esitettyä hankinnan kuvausta, olivat toteutustavoiltaan monipuolisia sekä kattavia. Työn vaiheistus ja aikataulutus olivat kaikissa työsuunnitelmissa realistiset ja työryhmän roolit selkeät. Riskienhallintakeinot sekä laadunvarmistuksen menetelmät oli esitetty kaikissa työsuunnitelmissa. Työn sisällöllisissä painotuksissa sekä esitettyjen toimenpiteiden kattavuudessa, mm. haastattelujen määrässä ja kohdentumisessa oli kuitenkin eroja. Owal Group Oy:n esittämä kuvaus työn sisällöstä vastasi parhaiten tarjouspyynnössä esitettyä tarvetta ja oli menetelmiltään sekä toimenpiteiltään kattavin.
Henkilötietolomakkeella kuvatut projektipäällikön sekä työryhmän ammattitaito, työkokemus ja referenssit arvioitiin tarjouspyynnössä kuvatun mukaisesti. Projektipäällikkö ja työryhmä pisteytettiin samalla periaatteella kuin työsuunnitelma.
Kaikkien tarjoajien projektipäälliköt arvioitiin erittäin kokeneiksi ja heillä kaikilla oli hankkeen kannalta keskeisiä referenssejä. Arvioinnissa tarkasteltiin erityisesti referenssien relevanttiutta suhteessa tarjouspyyntöön, painottaen asunto- ja maapolitiikkaan ja asumiseen liittyviä referenssejä. MDI Publicin projektipäällikkö arvioitiin osaamisen, ammattitaidon ja referenssien perusteella parhaaksi tarjouspyynnön mukaiseen toimeksiantoon.
Kaikissa työryhmissä oli mukana kokeneita asiantuntijoita ja kaikilla asiantuntijoilla oli hankkeen kannalta keskeisiä referenssejä. Arvioinnissa tarkasteltiin erityisesti referenssien relevanttiutta suhteessa tarjouspyyntöön, painottaen asunto- ja maapolitiikkaan ja asumiseen liittyviä referenssejä. Owal Group Oy:n työryhmä arvioitiin osaamisen, ammattitaidon ja referenssien perusteella parhaaksi tarjouspyynnön mukaiseen toimeksiantoon.
Seuraavaksi pisteytettiin tarjouksissa ilmoitettu kokonaishinta. Halvin kokonaishinta sai kolme pistettä, seuraavaksi halvin kaksi pistettä ja kallein sai yhden pisteen. Tarjouksissa ilmoitetut arvonlisäverottomat kokonaishinnat olivat seuraavat: Owal Group Oy: 22 000 €, MDI Public c/o FCG Finnish Consulting Group Oy: 25 500 €, Demos helsinki Oy: 28 700 €.
Lopuksi kaikkien osa-alueiden pisteet painotettiin tarjouspyynnössä ilmoitetuin painoarvoin siten, että maksimipistemäärä oli 12 pistettä, ja pisteet laskettiin yhteen.
Tarjoajien eri osa-alueista saamat yhteispisteet olivat seuraavat: Owal Group Oy: 11,2 pistettä, MDI Public c/o FCG Finnish Consulting Group Oy: 8 pistettä ja Demos Helsinki Oy: 4,8 pistettä. Sopimustoimittajaksi valittiin parhaat painotetut kokonaispisteet saaneen tarjouksen tehnyt tarjoaja Owal Group Oy.
Tarjousvertailun jälkeen tarkastettiin Tilaajavastuulain 5 §:n mukaiset selvitykset Vastuu Group Oy:n toimittamien rekisteritietojen perusteella. Todettiin, että Owal Group Oy on hoitanut tilaajavastuulain edellyttämät velvoitteet.
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen, lukuun ottamatta liikesalaisuuksiksi merkittyjä tietoja. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa.
Hankinnan valmistelijana toimi erityisasiantuntija Kaisu Kammonen. Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii kiinteistöjohtaja, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Virpi Ekholm. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Sopimus hankinnasta syntyy vasta, kun hankintapäätös on lainvoimainen ja toimeksiantosopimus on allekirjoitettu. Sopimuksen yhteyshenkilö on erityisasiantuntija Kaisu Kammonen.
Hallintosäännön 37 § 4 kohdan mukaista palvelualueen johtajalle määrättyä päätösvaltaa on delegoitu kiinteistöjohtajalle (elinvoiman palvelualueen toimintasääntö 1.8.2024 alkaen, 15.5.2024 § 52).