Päätöksen perustelut
Tampereen kaupunginkirjastolla on tarve tehostaa uutuusaineiston saapumisvalvontaa.
Broomworks Oy on kehittänyt Aurora-kirjastojärjestelmälle kirjastoaineiston vastaanottoon ja saapumisvalvontaan räätälöidyn Puppe-ohjelmistopalvelun. Saapumisvalvontaohjelma yksinkertaistaa Tampereen kaupunginkirjaston uutuusaineiston käsittelyprosessia ja vähentää manuaalista työtä hankinnan ja kuvailun työtehtävissä. Kuvailutyössä hyödyt näkyvät myös asiakkaille, sillä ohjelmisto vähentää aineiston jatkokäsittelyn työvaiheita ja aineisto on asiakkaiden käytettävissä nopeammin. Palvelussa voidaan lisäksi tarkastella käsittelyssä olevan aineiston määrää ja statuksia sekä seurata esimerkiksi uuden aineiston käsittelyaikoja, niiden kehitystä ja käsittelyaikoihin liittyviä kausivaihteluita. Vastaavan kaltaista kirjastoille räätälöityä valmisohjelmistoa ei tällä hetkellä markkinoilla ole.
Hankinnan arvo alittaa hankintalain 25 § 1 mom. 1-kohdassa säädetyn kansallisen kynnysarvon. Hankintaan sovelletaan Tampereen kaupungin hankintaohjetta.
Broomworks Oy:n antama tarjous sisältää
- ohjelmistopalvelun avausmaksun arvonlisäverottomaan hintaan
1 920 euroa
- konsultaation arvonlisäverottomaan kertahintaan 2 850 euroa
- käyttöoikeudet, hosting-palvelun, ylläpito- ja tukipalvelun arvonlisäverottomaan kuukausihintaan 670 euroa.
Tarjouksen on arvioitu täyttävän tilaajan vaatimukset ja olevan hinnaltaan ja muilta ehdoiltaan hyväksyttävissä. Prosessien sujuvoittamisella arvioidaan saatavan kustannushyötyjä 1,0 henkilötyövuotta vastaava määrä vuodessa.
Sopimus saapumisvalvontaohjelmistosta esitetään tehtäväksi Broomworks Oy:n (y-tunnus 3275403-4) kanssa.
Broomworks Oy on toimittanut tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja todistukset ennen hankintapäätöksen tekemistä.
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjous tulee julkiseksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen ja yleisesti julkiseksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa.
Hankinnan valmistelijana toimi ICT-palveluvastaava Petri Tonteri. Asiantuntijana toimi tietohallintokoordinaattori Johannes Tolonen.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii ICT-palveluvastaava, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Petri Tonteri. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii tarvittaessa yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Sopimus tehdään toistaiseksi voimassaolevana. Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta 8 040 euroa vuodessa. Lisäksi hankinnan käyttöönotosta aiheutuu yhteensä 4 770 euron kertakustannus.
Tampereen kaupungin konsernihallinnon toimintasäännön (konsernijohtaja 27.2.2024 § 46) liitteen 1 mukaan digitalisaatio ja tietohallinto -ryhmän johtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupungin
ICT-hankinnoista ja ICT-sopimuksista vuosisuunnitelman rajoissa.