Päätöksen perustelut
Tampereen kaupunki päivittää vuoden 2025 aikana Tekemisen kaupunki -strategian sekä laatii vuosille 2025-2029 valitun pormestarin johdolla pormestariohjelman. Hankinnan tarkoituksena on tuottaa kaupunkitasoinen tietopohja tukemaan strategian päivitykselle asetettujen tavoitteiden toteutumista sekä luoda pohjaa pormestariohjelman laadinnalle. Tavoitteena on, että tietopohja muodostaa perustellun ja koherentin esityksen noin 7-10 Tampereen tulevaisuuden kannalta kriittisestä teemakokonaisuudesta (muutosalueesta), joissa seuraavalla valtuustokaudella tulisi aikaansaada (systeemistä) muutosta. Muutosalueiden tarkoituksena on laajentaa kaupunginvaltuutettujen ja ylimmän johdon ymmärrystä uudenlaiseen systeemiseen ja asioiden keskinäisriippuvaiseen tarkasteluun sekä tukea heidän priorisoivaa ja valintoja tekevää, seuraavalle valtuustokaudelle kohdistuvaa keskustelua.
Strategiayksikkö pyysi tarjouksia tietopohjan laadinnasta. Hankintamenettelynä käytettiin Tampereen kaupungin hankintaohjeen mukaista rajoitettua menettelyä, jossa tarjouksia pyydettiin etukäteen määrätyltä joukolta yrityksiä, jotka arvioitiin luotettaviksi ja toimituskykyisiksi suorittamaan hankinta.
Hankinnan arvo alittaa hankintalain 25 § 1 mom. 1-kohdassa säädetyn kansallisen kynnysarvon. Hankintaan sovelletaan Tampereen kaupungin hankintaohjetta.
Tarjouspyyntö lähetettiin sähköpostitse 11.12.2024 viidelle (5) yritykselle, jotka olivat KPMG Oy (1805485-9), MDI Oy (1940671-3), Owal Group Oy (2520269-6), Ramboll Finland Oy (0101197-5) ja Teknologian tutkimuskeskus VTT Oy (2647375-4). Kaikki yritykset jättivät määräaikaan 8.1.2025 klo 12.00 mennessä tarjouksen.
Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen
Hankintayksikkö on tarkistanut palveluntuottajaksi valitun soveltuvuuden ennen hankintapäätöstä. Hankintayksikkö on tarkastanut tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja todistukset ennen hankintapäätöksen tekemistä. Palveluntuottajaksi valittu yritys täyttää tarjouspyynnössä tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset.
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen
Kaikki tarjouskilpailuun osallistuneet tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön vaatimukset.
Tarjousten vertailu
Valintaperusteena oli kokonaistaloudellisuus.
Hankinnassa käytettiin kilpailutuksena ns. käänteistä kilpailutusta. Hankinnan enimmäishinnaksi määriteltiin 35 000 euroa (alv 0 %) ja se sisältää kaikki kulut työn toteuttamiseksi.
Kokonaistaloudellisuuden perusteena käytettiin seuraavia sisältövaatimusten mukaisia kriteerejä ja painotuksia kokonaispisteytyksessä:
1) Näkemys kaupunkien kriittisistä muutosteemoista ja ehdotus muutosaluekortin sisällöstä (30 % paino kokonaispisteytyksessä)
2) Työsuunnitelma ja sen osa-alueet: 1) työsuunnitelman sisältö, vaiheistus ja aikataulu, 2) käytettävät menetelmät ja niiden soveltuvuus, 3) konsulttipäivät (40 % paino kokonaispisteytyksessä)
3) Osaaminen ja referenssit (30 % paino kokonaispisteytyksessä)
Tarjousvertailu toteutettiin tarjouspyynnössä kuvatulla tavalla. Tarjoajien kunkin vertailuperusteen osalta saamat pisteet ja pisteytyksen perustelut ilmenevät hankintapäätöksen liitteenä olevasta vertailutaulukosta.
Edellä mainitun perusteella kokonaistaloudellisimman tarjouksen teki MDI Oy:n (Y-tunnus 1940671-3), jota esitetään valittavaksi sopimuskumppaniksi.
Asiakirjojen julkisuus
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjous tulee julkiseksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen ja yleisesti julkiseksi pois lukien liikesalaiseksi merkityt tiedot, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa. Asiakirjatiedustelut osoitetaan osoitteeseen kirjaamo@tampere.fi.
Hankinnan valmistelijana toimi strategiapäällikkö Nina Mustikkamäki, puh. 040 138 9234, etunimi.sukunimi@tampere.fi.
Sopimus sitoo palveluntuottajaa heti allekirjoittamishetkestä lukien, mutta Tilaajaa vasta, kun viranhaltijapäätös on lainvoimainen.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii Strateginen ohjaus ja konsernipalvelut -ryhmän johtaja, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Reija Linnamaa. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii tarvittaessa yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hankinnan arvonlisäveroton arvo on sitoumuksetta 35 000 euroa vuodessa eli 35 000 euroa sopimuskauden aikana.
Strateginen ohjaus ja konsernipalvelut -ryhmän johtajan päätösvalta asiassa perustuu konsernijohtajan päätökseen 18.12.2024 § 235 (konsernijohtajan toimivaltaan kuuluvan asian siirtäminen viranhaltijan ratkaistavaksi). Konsernihallinnon toimintasäännön delegointiliitteen mukaan konserniryhmän johtaja päättää johtamansa toiminnan osalta irtaimen omaisuuden ja enintään 60 000 euron suuruisten palvelujen hankinnasta konsernihallinnon palvelu- ja vuosisuunnitelman rajoissa.