§ 2 Sopimus eVaka-tietojärjestelmään liittyvästä yhteistyöstä Tampereen seudun kunnissa

Päätöksen perustelut

eVaka-tietojärjestelmä on Espoon, Tampereen, Oulun ja Turun kaupunkien yhteistyössä kehittämä varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen asiakastieto- ja toiminnanohjausjärjestelmä, jonka tavaramerkin Espoon kaupunki on rekisteröinyt. Tampereella eVaka-tietojärjestelmä on ollut käytössä vuodesta 2022 alkaen. Tampereen seudun kehyskunnissa Nokialla, Pirkkalassa, Ylöjärvellä, Kangasalla, Lempäälässä, Orivedellä, Vesilahdessa ja Hämeenkyrössä eVaka on otettu käyttöön vuoden 2024 aikana.

Tampereen ja edellä mainittujen kehyskuntien välillä on seudullinen yhteistyösopimus tietohallinnon yhteistyöstä (TRE:4503/00.01.07/2024).

Tampere ja kehyskunnat ovat laatineet eVaka-tietojärjestelmän ylläpitoon ja kehittämiseen liittyvän yhteistyösopimuksen. Tietohallinnon seudullinen johtoryhmä päätti 3.12.2024 kokouksessaan puoltaa eVaka-yhteistyösopimuksen hyväksymistä ja suositteli sopimuksen hyväksymistä kunkin kunnan toimesta. Yhteistyösopimuksessa Tampere ja kehyskunnat sitoutuvat osallistumaan seudulliseen eVaka-hallintamalliin ja rahoitukseen sopimuksessa kuvatulla tavalla. Sopimus on voimassa toistaiseksi ja se tulee voimaan, kun kaikki osapuolet ovat sen allekirjoittaneet. Mikäli sopimus irtisanotaan, se tulee tehdä todisteellisesti 31.3. mennessä. Irtisanominen tulee voimaan irtisanomista seuraavan vuoden elokuun ensimmäinen päivä, siten sopimuksen irtisanomisaika on 16 kuukautta. Sopimus on voimassa muiden osapuolten osalta irtisanomisesta huolimatta. Mikäli Tampere päättää irtisanoa sopimuksen, sopimus päättyy irtisanomisajan päättyessä.

Sopijaosapuolet sitoutuvat seudullisen kehitystiimin kustannusten jakoon seudullisen yhteistyösopimuksen tietohallinnon yhteistyöstä mukaisesti. Lisäksi sopimuksessa sovitaan yhteisistä seudullisista resursseista ja kustannuksista. Seudullinen yhteistyöhallintamalli pitää sisällään seudullisten eVaka-implementaatioiden hallintaa, ylläpitoa ja kehittämistä sekä eVaka-tuotteen kehittämistä kuntien varhaiskasvatusten budjetin puitteissa. Tietohallinnon seudullinen johtoryhmä päättää eVakan kustannusten jaoista ja seudullisista henkilöstöresursseista sekä tarvittaessa linjaa myös eVakan ylläpitoon, kehittämiseen sekä seudulliseen hallintamalliin liittyvistä muutoksista. Seudullinen eVaka -johtoryhmä päättää eVakan seudullisesta kokonaiskehittämisestä ja vuosittaisen budjetin kohdentamisesta. Seudullisen tuotehallinnan tuoteomistajat priorisoivat kehittämistä ja tekevät tiivistä yhteistyötä kehitystiimin sekä toiminnan kanssa. Seudullisessa yhteistyössä toimitaan Espoon, Tampereen, Oulun ja Turun keskinäisen yhteistyösopimuksen mukaisella tavalla.

Sopimuksen vastuuhenkilönä Tampereen osalta toimii tuoteomistaja, jota vakanssia hoitaa tällä hetkellä Heli Ketola. Vastuuhenkilö huolehtii tarvittaessa yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.

Tampereen kaupungin konsernihallinnon toimintasäännön (konsernijohtaja 18.12.2024 § 235) liitteen 1 mukaan digitalisaatio ja tietohallinto -ryhmän johtaja vastaa ja päättää Tampereen kaupungin ICT-hankinnoista ja ICT-sopimuksista vuosisuunnitelman rajoissa sekä seudullisessa yhteistyösopimuksessa tietohallinnon yhteistyöstä Tampereen kaupungille valtuutetuista hankinta-asioista.

Päätös

Sopimus eVaka-tietojärjestelmään liittyvästä yhteistyöstä Tampereen seudun kunnissa hyväksytään.

Sopimuksen vastuuhenkilönä Tampereen kaupungin osalta toimii tuoteomistaja (Heli Ketola).

Sopimus tulee voimaan vasta, kun kaikki sen osapuolet ovat sopimuksen allekirjoittaneet.