§ 1 Taiteen perusopetuksen ja vapaan sivistystyön arkistonmuodostussuunnitelmaosuuksien hyväksyminen

Päätöksen perustelut

Taiteen perusopetus ja Tampereen seudun työväenopisto ovat päivittäneet yhteistyössä asiakirjahallinnon suunnittelijan kanssa taiteen perusopetuksen ja vapaan sivistystyön arkistonmuodostussuunnitelmat,​ jotka sisältävät arkistolain edellyttämät asiakirjojen käsittelyä,​ säilyttämistä ja rekisteröintiä koskevat ohjaustiedot.

Nyt hyväksyttävät arkistonmuodostussuunnitelmat koskevat taiteen perusopetuksen ja vapaan sivistystyön substanssitehtäviä. Arkistonmuodostussuunnitelmien hyväksynnän jälkeen suunnitelmien tiedot viedään kaupungin yhteiseen arkistonmuodostussuunnitelmarakenteeseen ja tietoja hyödynnetään Tampereen kaupungin tietoaineistot-​palvelun kautta. Yleis-​,​ talous-​ ja henkilöstöhallinnon ohjaustiedot ylläpidetään/päivitetään yhtenä kokonaisuutena koko palvelualueen osalta, ja myös näitä tietoja käytetään tietoaineistot-​palvelun kautta.

Arkistonmuodostussuunnitelmien asiakirjojen säilytysajat perustuvat pysyvän säilytyksen eli arkistoinnin osalta Kansallisarkiston määräyksiin. Työyksikön tulee kiinnittää huomiota siihen,​ että tietoaineistojen säilyttämiseen liittyvät toimenpiteet tehdään sovitulla tavalla onnistuneen tiedonhallinnan varmistamiseksi. Työyksikölle on nimetty tietoaineistovastaava,​ joka vastaa omalta osaltaan suunnitelman käytännön toteuttamisesta ja ylläpidosta yhteistyössä asiakirjahallinnon suunnittelijan kanssa.

Arkistonmuodostussuunnitelmia käytetään yhdessä 5.3.2024 annetun tiedonhallinnan ja asiakirjahallinnan konsernimääräyksen kanssa. Arkistonmuodostussuunnitelman ja konsernimääräyksen sisältämät toimintatavat mahdollistavat asiakirjahallinnan asianmukaisen hoidon. Arkistonmuodostussuunnitelmatyön ohessa on suunniteltu tarvittavat käytännön toimintatapamuutokset.

Asiakirjahallinto esittää, että suunnitelmat hyväksytään asiakirjahallintopäällikön viranhaltijapäätöksellä käyttöön niin, että hyväksymisen jälkeen arkistonmuodostussuunnitelmien tiedot yhdistetään osaksi kaupungin yhteistä arkistonmuodostussuunnitelmaa ja digitaalisen arkistoinnin toimintatavat Aitassa tarkistetaan vuoden kuluttua suunnitelman hyväksymisestä. Tarkistuksen jälkeen yksikön tulee ylläpitää arkistonmuodostussuunnitelmatiedot ajantasaisina ja tarkistaa ne säännöllisin väliajoin. Muutokset suunnitelmaan tehdään yhteistyössä asiakirjahallinnon suunnittelijan kanssa. Muutosten hyväksymismenettely sovitaan tapauskohtaisesti.

Suunnitelmaa noudatetaan 1.1.2025 lähtien.

Hallintosäännön 6 luvun, 61 §:n mukaan asiakirjahallintoa johtava viranhaltija hyväksyy tiedon käsittelyn, säilytyksen ja arkistoinnin ohjeistuksen.

Päätös

Hyväksytään vapaan sivistystyön ja taiteen perusopetuksen liitteenä olevat arkistonmuodostussuunnitelmaosuudet.

Hyväksynnän jälkeen suunnitelmat liitetään osaksi Tampereen kaupungin yhteistä arkistonmuodostussuunnitelmaa, joka esitetään kaupungin tietoaineistot-​palvelun kautta.

Arkistonmuodostussuunnitelman tiedot ja sähköisen arkistoinnin toimintatavat Aitassa tarkistetaan säännöllisin väliajoin.