Päätöksen perustelut
Strateginen ohjaus ja konsernipalvelut -ryhmän johtaja Reija Linnamaa ja hallinto- ja tukipalvelujohtaja Heli Hirvelä:
Opetus- ja kulttuuriministeriö on pyytänyt lausuntoa hallituksen esityksestä arkistointilaiksi ja julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain muuttamisesta. Lausunto on pyydetty jättämään Lausuntopalvelun kautta 11.3.2025 mennessä.
Voimassa oleva arkistolaki (831/1994) on vanhentunut. Teknisen kehityksen ja muussa lainsäädännössä tapahtuneiden muutosten vuoksi sääntelyn tulkinnanvaraisuus on lisääntynyt.
Uuden lain tarkoituksena on varmistaa asiakirjallisen kulttuuriperinnön sekä tutkimuksellisesti arvokkaiden tietoaineistojen säilyminen ja saatavuus. Keskeisenä tavoitteena on digitaalisen arkistoinnin edistäminen julkishallinnossa ja digitaalisen tiedonhallinnan muutosten huomioiminen arkistoinnissa. Tarkoituksena on sovittaa yhteen esitettävän lain soveltamisala ja keskeiset määritelmät viranomaisen asiakirjojen julkisuudesta annetun lain ja julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain kanssa. Lailla selkeytettäisiin myös tietosuojalainsäädännön soveltamista yleisen edun mukaisessa arkistointitarkoituksessa tapahtuvaan henkilötietojen käsittelyyn. Julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annettuun lakiin esitetään teknisiä, ehdotetun arkistointilain säännöksiin liittyviä muutoksia tiedonhallintaa koskevan sääntelykokonaisuuden selkeyttämiseksi.
Tampereen kaupungin asiakirjahallinto on valmistellut liitteenä olevan lausunnon. Uusi arkistointilaki mahdollistaisi arkistoitavan eli pysyvästi säilytettävän aineiston siirron kansalliseen sähköisen arkistoinnin palveluun myös kunnille. Jatkossa olisi mahdollista myös se, että arkistoitavat aineistot siirrettäisiin kansallisen sähköisen arkistoinnin palveluun suoraan kansallisesta tietovarannoista (esimerkiksi Koski-palvelu) sen sijaan, että kaikki tietovarantoon tietoja tuottavat tiedonhallintayksiköt vastaisivat siirroista itse. Tampereen kaupunki näkee molemmat uudistukset positiivisina, vaikka niiden toteutuminen saattaakin viedä aikaa. Kyseenalaista on myös se, tulevatko sähköinen arkistoinnin palvelun laajentamisella tavoitellut positiiviset taloudelliset vaikutukset toteutumaan kuntasektorilla niin kattavina, kuin lakiesityksessä on arvioitu.
Arkistointilaissa luovuttaisiin arkistonmuodostussuunnitelman ylläpidosta ja käsitteestä siten, että arkistoinnin suunnittelun tiedot olisivat jatkossa osana tiedonhallintamallia. Käsitteellinen yhdenmukaistaminen on toivottavaa kehitystä, mutta samaan aikaan se tuo käytännön toteutukseen sekä tiedonhallintamallin kokonaisuuden kehittämiseen haasteita.
Arkistointilaissa ei erikseen määritettäisi viranomaisen arkistoinnin vastuita, kuten voimassa olevassa arkistolaissa (831/1994) on tehty. Jatkossa kunnan arkistoinnin vastuiden määrittäminen sisältyisi tiedonhallintalain 4 §:ssä tiedonhallintayksikön johdolle annettuun huolehtimisvelvoitteeseen siitä, että on määritelty tiedonhallintalaissa ja muussa laissa säädetyt tiedonhallinnan toteuttamisen vastuut. Muutos selkeyttää vastuiden määrittelyä kunnassa osittain, mutta tulisi ohjeistaa tarkemmin, millä tasolla ja minkä tiedonhallinnan osa-alueiden osalta määrittelyt pitää kunnan hallintosäännössä toteuttaa. Esityksen mukaan edelleen jäisi kuitenkin voimaan myös kuntalain 90. §, joka edellyttää tiedonhallinnan ja asiakirjahallinnon järjestämisen määrittelyn olevan osana hallintosääntöä.
Hallintosäännön (1.1.2025) 33 § 36)-kohdan mukaan konsernijohtaja päättää muiden kuin kaupunginhallituksen tai pormestarin toimivaltaan kuuluvien lausuntojen sekä yleishallintoa koskevien lausuntojen antamisesta, esitysten tekemisestä, muutoksenhakuoikeuden käyttämisestä, muutoksenhakuun liittyvien lausuntojen hyväksymisestä ja kanteluihin vastaamisesta, ellei muualla toisin määrätä.