Päätöksen perustelut
Tampereen kaupunki on solminut kolmivuotisen yhteistyösopimuksen Moomin Characters Oy Ltd:n kanssa juhlistaakseen Muumien 80-vuotisjuhlavuotta vuonna 2025, ja sopimuksen tarkoitus on nostaa esiin Tamperetta maailman ainoana Muumimuseon kotikaupunkina. Osana tätä kokonaisuutta on suunniteltu yhteistyössä Moomin Characters Oy:n kanssa näyttelyä Tove Janssonin Muuumihahmoihin liittyvästä tuotannosta sekä taiteilijasta itsestään kokonaisuutena, joka sijoittuisi Brooklyn Public Libraryyn New Yorkissa Yhdysvalloissa.
Yhteistyössä toteutettava "The Door Is Always Open" -niminen näyttely tarjoaa Tampereen kaupungille ainutlaatuisen mahdollisuuden tuoda Muumimuseota ja Tamperetta näkyväksi Yhdysvalloissa kohtuullisin kustannuksin. Erilaisista moduuleista koostuva näyttely edellyttää näyttelyn arkkitehtuurin visuaalisen kokonaisuuden suunnittelutyön hankintaa ulkopoliselta palveluntuottajalta tarjouspyynnössä kuvatun konseptin pohjalta.
Kaupunkibrändi ja tapahtumat -yksikkö pyysi tarjousta Takt Oy:ltä (Y-tunnus 3124991-7) Brooklynin kirjastossa toteutettavan The Door Is Always Open -näyttelyn näyttelyarkkitehtuurista. Syksyyn asti ulottuva sopimuskausi kattaa suunnittelu-, näyttely- ja maksatusvaiheen ja se määritellään tarkemmin laadittavassa sopimuksessa. Hankinnan arvo alittaa hankintalain 25 § 1 mom. 3-kohdan liite E:ssä säädetyn kansallisen kynnysarvon. Hankintaan sovelletaan Tampereen kaupungin hankintaohjetta.
Tarjousta päädyttiin pyytämään vain valitulta toimittajalta, koska kansainväliseen projektiin kohdistuu erityisiä vaatimuksia ja kyseessä on poikkeuksellisen kiireellinen hankinta. Aikataulu kiristyi Brooklynin kirjaston esittämän päivämäärämuutoksen vuoksi. Näyttelyn on arvioitu olevan toteutuksen ja suunnittelun osalta erityisen vaativa kokonaisuus niin sisällöllisesti kuin aikataulullisesti. Näyttely avautuu 28.6.2025 ja kestää syyskuuhun asti. Yleensä vastaavanlaisia näyttelyitä valmistellaan noin vuosi, mutta nyt vastaava työ tulisi toteuttaa viikoissa ja tuottaa sisältö joustavassa yhtestyössä yhteistyökumppanien kesken kansainvälisessä toimintaympäristössä. Tämän vuoksi katsottiin eduksi, että hankinnan kohteena on palveluntuottaja, jolta voidaan olettaa virheetöntä, sujuvaa ja erittäin joustavaa yhteistyötä ja joka on osoittanut aiempaa kokemusta ja laadukasta tuotantoa vastaavanlaisista tehtävistä. Tarjouspyynnön kohentamisessa korostuivatkin seuraavat edellytykset:
- on pitkän linjan asiantuntija, jolla pitkä kokemus ja nopeus näyttelyiden tekemiseen
- omaa kansainvälistä suunnittelukokemusta
- tuntee sisällön eli muumit ja Tove Janssonin
- on tehnyt muuminäyttelyitä
- tuntee pop up -näyttelykonseptin ja sen erikoisvaatimukset sisällölle ja rakenteille
- on tehnyt vastaavantyyppisiä pop up -näyttelyitä aiemmin
- on tunnettu laadukkaasta lopputuloksesta
- on tunnettu joustavana ja yhteistyökyisenä toimijana
Takt Oy:n arvioitiin parhaiten vastaavan näitä kriteereitä. Yhtiössä toimiva Taina Väisänen on Suomen tunnetuimpia ja kokeneimpia näyttelyarkkitehtejä, joka on suunnitellut näyttelyitä esim. Kansallismuseoon, Emmaan, Amos Rexiin ja kymmeniin muihin museoihin yli 30 vuoden ajan sekä suunnitellut useita kansainvälisiä, ulkomailta tuotuja näyttelyitä mm. Vapriikissa ja Kansallismuseossa. Toimijalla on vahva Muumi- ja Tove Jansson -sisällön tuntemus. Toimija on suunnitellut mm. muumiaiheisen rautatieaseman Hannossa, Japanissa, toiminut Muumimuseon päänäyttelyn ja vaihtuvan näyttelyn näyttelyarkkitehtina sekä suunnitellut Pop up Muumimuseo -näyttelyitä mm. Helsinki-Vantaan ja Pirkkalan lentokentille.
Saatu tarjous perustuu tuntihinnoittelun pohjalta annettuun kiinteään kokonaishintaan. Tarjous koostuu visuaalisen ilmeen suunnitteluun, toteutussuunnitelman laatimiseen ja yhteistyöneuvotteluihin vaadittavasta kokonaistuntimäärästä. Hankinnan arvonlisäveroton hinta on 18 000 euroa. Lisätyön hinta on 120 euroa/h + alv. Tampereen seudun ulkopuolelle suuntautuvat matkat laskutetaan kokonaishinnan päälle toteuman mukaisesti. Hankinnan kustannukset maksetaan konsernihallinnon kilpailukyky ja innovaatiot -ryhmän kustannuspaikalta 113225, kaupunkibrändi- ja markkinointi. On todennäköistä, että näyttelyarkkitehti tekee Yhdysvaltoihin yhden matkan toimeksiannon aikana valvoakseen näyttelyrakentamista.
Palvelun tuottaja suunnittelee näyttelyn tilaajan määritysten mukaisesti visuaalisesti kiinnostavaksi, omaleimaiseksi ja näyttelyn tavoitteet välittäväksi. Näyttelyn rakenteet suunnitellaan sellaisiksi, että pop up -näyttelyä ja sen moduuleita voidaan helposti kierrättää eri kohteissa. Suunnittelu tehdään yhteistyössä tilaajan ja Moomin Charactersin kanssa.
Edellä kuvatun perusteella ja tilaajan tekemän arvion mukaan näyttelyarkkitehtuuri hankitaan Takt Oy:ltä.
Kilpailukyky ja innovaatiot -ryhmä on tarkastanut tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja todistukset ennen hankintapäätöksen tekemistä.
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjous tulee julkiseksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen ja yleisesti julkiseksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa.
Hankinnan valmistelijana toimi tuottaja Minna Honkasalo.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii kaupunkibrändi ja tapahtumat -yksikön toiminnasta vastaava suhdetoiminta- ja markkinointipäällikkö, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Iina Ojala. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy kulloisellekin haltijalle. Vastuuhenkilö huolehtii tarvittaessa yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Konsernihallinnon toimintasäännön delegointiliitteen (konsernijohtajan päätös 31.1.2025 § 21) mukaisesti ryhmän johtaja päättää johtamansa toiminnan osalta tavaroiden ja palvelujen hankinnoista enintään 60 000 euroon asti sekä sopimusten hyväksymisestä vuosisuunnitelman rajoissa.