§ 22 Esisopimus eVaka-tietojärjestelmään liittyvästä yhteistyöstä

Päätöksen perustelut

eVaka on Espoon kaupungin kehittämä varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen asiakastieto-​ ja toiminnanohjausjärjestelmä. Espoon, ​ Tampereen, ​ Oulun ja Turun kaupungit ovat tehneet eVaka-​ tietojärjestelmään liittyvän esisopimuksen yhteistyöstä maaliskuussa 2021. Esisopimuksen jälkeen sopijaosapuolet ovat tehneet määräaikaisen yhteistyösopimuksen ajalle 1.1.2022-​31.12.2024 ja ajalle 1.1.–31.12.2025.

Esisopimus eVaka-tietojärjestelmän kehittämisestä ja ylläpidosta sisältää yhteistyön hallintamallin, rahoituksen sekä kuntakohtaiset implementaatiot. Sopijaosapuolet (esisopimuksessa sopijaosapuolet 1A) Espoo, Tampere, Oulu ja Turku ovat sitoutuneet osallistumaan eVaka-tietojärjestelmän hallintamalliin ja rahoitukseen esisopimuksessa kuvatulla tavalla sekä solmimaan yhteistyösopimuksen, jossa tarkennetaan järjestelyn yksityiskohtia. Esisopimuksen sopijaosapuolet 1A sitoutuvat yhteistyösopimukseen, ytimen hallintamalliin ja rahoitukseen sekä valtuuttavat Espoon tekemään puolestaan eVaka2-hankinnan. Esisopimuksen sopijaosapuolina (esisopimuksessa sopijaosapuolet 1B) ovat myös sopimuksessa mainitut Tampereen seudun kehyskunnat, jotka valtuuttavat Espoon toteuttamaan puolestaan eVaka2-hankinnan.

Esisopimus on voimassa sopijaosapuolten 1A osalta, kunnes se korvataan yhteistyösopimuksella. Sopijaosapuolia 1B esisopimus sitoo, kunnes se on korvattu hankintasopimuksilla.

Esisopimuksen mukaan Espoon kaupunki valtuutetaan suorittamaan eVaka2-kilpailutus ja allekirjoittamaan siihen liittyvät sopimukset muiden sopijaosapuolten puolesta. Kilpailutuksen jälkeen solmittavan sopimuksen/sopimukset palveluntuottajan/palveluntuottajien kanssa allekirjoittaa Espoon kaupunki muiden sopijaosapuolten puolesta.

Esisopimus tulee voimaan, kun se on kaikkien osapuolten allekirjoittama ja se on voimassa siihen saakka, kunnes yhteistyösopimus on allekirjoitettu. Mikäli yksittäinen sopijaosapuoli irtautuu esisopimuksesta ennen yhteistyösopimuksen solmimista, määräytyy irtautuvan sopijaosapuolen maksettavaksi tuleva sopimussakko esisopimuksen kohdan 11 mukaisesti.

Esisopimuksessa sopijaosapuolet 1A maksavat kukin ytimen ylläpidon ja kehittämisen kustannuksista neljäsosan ja kukin sopijaosapuoli maksaa kuntakohtaisen implementaationsa kustannukset kokonaan itse. Ytimen ylläpidon ja kehittämisen osalta kokonaiskustannuksen arvioidaan olevan 600 000 euroa vuodessa (eli 150 000 euroa / sopijaosapuoli). Kuntakohtaisten implementaatioiden kustannuksien arvioidaan olevan vuodessa 150 000 euroa /sopijaosapuoli.

Sivistyspalvelujen palvelualueen johtajan toimivaltaan kuuluvan asian siirtäminen viranhaltijan ratkaistavaksi, hallintosääntö 34 §. Sivistyspalvelujen toimintasäännön 15.1.2025 mukaan varhaiskasvatusjohtaja päättää Irtaimen omaisuuden sekä palvelujen hankinnasta sekä sopimusten hyväksymisestä lautakunnan palvelu- ja vuosisuunnitelmien rajoissa johtamansa toiminnan osalta.

Päätös

Hyväksyn esisopimuksen eVaka-​tietojärjestelmään liittyvästä yhteistyöstä Espoon,​ Turun ja Oulun sekä Tampereen kehyskuntien kanssa.

Lisäksi valtuutan Espoon suorittamaan kilpailutuksen ja allekirjoittamaan siihen liittyvän sopimuksen / sopimukset.

Esisopimus ei synny tällä päätöksellä vaan esisopimuksen allekirjoittamisella. Esisopimuksen syntyminen edellyttää,​ että Espoon Turun ja Oulun kaupungit päättävät kukin omien sääntöjensä mukaisesti esisopimuksen solmimisesta.