Päätöksen perustelut
Vapriikin kokoustilojen Raudan ja Pellavan AV-ympäristö on toteutettu vuonna 2015. Tilat ovat päivittäisessä kokouskäytössä ja niissä on vuotuisesti keskimäärin 350 eri varausta (noin 5 500 henkilöä). Laitteet ovat elinkaarensa päässä, joten niiden toimivuus on nykyisellään epävarmaa, eikä AV-ympäristö vastaa enää kaikilta osin nykyisiä kokousasiakkaiden vaatimuksia. Esimerkiksi mikrofonit päivitetään käytännöllisemmiksi. Jotta tiloja voidaan jatkossakin myydä ja niissä voidaan järjestää kokouksia, tarvitaan AV-ympäristön uudistaminen.
Alkuperäisen toteutuksen on tehnyt Paiste Productions Oy. Päätelaitteet, kuten tykit, mikrofonit, kaiuttimet ja kaapelointi ovat alkuperäisiä, mutta ohjaustekniikka (ohjauslogiikka, sen ohjelmointi, kuvan- ja äänensiirrot) on muutettu AV-Online Geomailer Oy:n toimesta vuonna 2019, minkä vuoksi yritys tuntee Vapriikin tilat, tarpeet ja toimintaympäristön erittäin hyvin.
Alkukartoituksen jälkeen tuli esille, että kun jatkossa AV-ympäristöön yhdistyy sekä uusia että aiemmin asennettuja laitteita, on käyttövarminta toteuttaa hankinta Geomailer Oy:n kanssa, jolloin kokonaisuus on saman toimijan hallussa.
Alkukartoituksessa selvitettiin Tampereen kaupungin puitetoimittaja Atean mahdollisuus toteuttaa hankinta. Atealta saatiin tarjous, mutta puitesopimuksessa vasteaika AV-huolto- ja korjaustöissä on neljä arkipäivää. Lisäksi Atealla ei ole mahdollisuutta tehdä ylläpito- ja huoltotöitä nopealla aikataululla toisten rakentamiin laitteistoihin. Nämä huomioiden Vapriikki ei voi tilata hankintaa puitesopimustoimittajalta. Kokoustiloissa voi päivittäin olla useitakin ryhmiä, joten vasteaika ylläpito- ja huoltotöihin tulee olla nopeampi kuin neljä päivää. AV-ympäristön toimintavarmuus on ensisijainen kriteeri hankinnasta päätettäessä, jotta vältytään peruutuksilta ja korvausvaatimuksilta ja varmistetaan asiakastyytyväisyys.
Kaupungin pienhankintaohjeen mukaan yli 15 000 euron pienhankinnat tulee pääsääntöisesti kilpailuttaa ja hankinnassa tulisi pyytää tarjous vähintään kolmelta (3) eri toimittajalta. Ohjeen mukaan kilpailuttamisen tarkoituksenmukaisuutta arvioitaessa voidaan ottaa huomioon esimerkiksi hankinnan arvo, hankkeen erityinen laatu, kilpailuttamisen vaatimat henkilöresurssit, siitä aiheutuvat kustannukset ja siihen kuluva aika. Pienhankinta on mahdollista tehdä ilman kilpailuttamista esimerkiksi seuraavissa tilanteissa: 1. mikäli tarjouskilpailussa mahdollisesti saavutettavat paremmat hinta- tai muut ehdot eivät oletettavasti ylitä kilpailun järjestämisestä aiheutuvia kustannuksia 2. kun hankittavaa tavaraa ei ole todennäköisesti saatavissa kuin yhdeltä toimittajalta 3. kun kysymyksessä on poikkeuksellisen kiireinen hankinta 4. kun tavaran tai palvelun laatu ja hintataso ovat tiedossa (esim. vastaava hankinta on kilpailutettu 12 kk sisällä) ja hankinta tietyltä toimittajalta on niiden valossa selvästi edullinen. Alkukartoituksen jälkeen tuli esille, että kun jatkossa AV-ympäristöön yhdistyy sekä uusia että aiemmin asennettuja laitteita, on käyttövarminta toteuttaa hankinta Geomailer Oy:n kanssa, jolloin kokonaisuus on saman toimijan hallussa. Tässä hankinnassa kaikki pienhankintaohjeessa mainitut perusteet kilpailuttamatta jättämiselle täyttyvät. Historiallisilla museoilla on useiden eri hankintojen pohjalta hyvä hintakäsitys vastaavista hankinnoista sekä hankinnan toteuttamismahdollisuuksista, minkä pohjalta valittavan toimijan tarjous on arvioitu kokonaistaloudellisesti edulliseksi.
Sivistyspalvelujen toimintasäännön (15.1.2025) kulttuurin palveluryhmän delegointiliitteen mukaisesti museonjohtaja päättää Irtaimen omaisuuden sekä palvelujen hankinnasta, luovuttamisesta ja vuokrauksesta sekä sopimusten hyväksymisestä lautakunnan vuosisuunnitelman rajoissa lukuun ottamatta salkkuprojekteja (HS § 34 kohta 4).