Päätöksen perustelut
Projektissa määritellään ja käyttöönotetaan työvoimaviranomaisen työnhakija-asiakkaille suunnattu ajanvaraus- ja videoneuvotteluratkaisu. Projekti sisältää toimittajan valinnan edeltävässä projektissa julkaistun hankintailmoituksen perusteella, ratkaisun määrittelyn, testauksen ja tuotantoon viennin sekä hallintamallin luomisen pysyvän ajanvarausratkaisun osalta. Lakisääteisten työvoimapalvelujen järjestämisvastuu siirtyi 1.1.2025 kunnille ja Tampereen seudun työllisyysalue aloitti työvoimaviranomaisena toimintansa tuolloin. Lakisääteisen henkilöasiakaspalvelun järjestämiseksi työvoimaviranomaisen käyttöön tarvitaan asiakkaan ajanvaraus- ja videoneuvotteluratkaisu.
Vuoden 2025 ajan Tampereen seudun työllisyysalueella käytetään KEHA-keskuksella käytössä ollutta TietoEvryn tarjoamaa ratkaisua. Määräaikaisella sopimuksella järjestelmän käytöstä turvataan palvelujen sujuva siirto ja asiakkaiden katkeamattomat palveluketjut.
Käyttöönotettavan palveluratkaisun lisäksi on valmisteltu hankintaa, jonka tarkoituksena on pysyvän ajanvarausratkaisun käyttöönotto vuoden 2026 alusta lähtien. Hankintailmoitus ja kilpailutus olivat osa edeltävää projektia. Toimittajan valinta on tehty tämän projektin valmisteluvaiheessa alkuvuodesta 2025.
ICT: Ajanvaraus- ja videoneuvottelujärjestelmän käyttöönottoprojekti vastaa valitun järjestelmäratkaisun käyttöönotosta. Järjestelmä on pakollinen lakisääteisen tehtävän hoitamiseksi ja siten toiminnan kannalta kriittinen.
Projektin toteuttaminen on välttämätön lakisääteisen henkilöasiakaspalvelun näkökulmasta. Asiakastapaamisten varauksessa tarvitaan helppokäyttöistä, sujuvan työn ja asiakkaalle sujuvan asioinnin mahdollistavaa ajanvarausjärjestelmää. Työllisyysalue palvelee n. 40 000 työnhakija-asiakasta ja asiakastapaamisten volyymi vuositasolla on yli 100 000. Tapaamisten hallintaan ei ole tarjolla kansallista ratkaisua.
Asiakasyhteydenotot ja tapaamiset järjestetään joko fyysisinä käyntiaikoina, etäyhteydellä toteutettavina videoneuvotteluina tai puhelinasiointina. Kaikissa tapaamistyypeissä asiakkaalle tulee varata aika.
Ajanvaraus- ja videoneuvotteluratkaisu tuottaa myös merkityksellistä volyymitietoa asiakastapaamisista yhteydenottotyypeittäin toimipiste-, tiimi ja asiantuntijatasolla. Tämä on erittäin tärkeää toiminnanohjauksen ja johtamisen kannalta.
Projektissa varmistettavan ratkaisun käyttöönotolla on suoria vaikutuksia asiakasprosessin nopeuteen, saatavuuteen, työn sujuvuuteen ja asiakaskokemukseen. Hankittavalla ratkaisulla on myös suoraa kustannushyötyvaikuttavuutta verrattuna tilanteeseen, jossa ratkaisua ei olisi käytössä.
Ajanvarausratkaisu mahdollistaa myös asiakastoimipisteiden itseilmoittautumisjärjestelmän hankinnan edistämisen. Tällä on myös vaikutuksia asioinnin sujuvuuteen ja prosessin nopeutumiseen.
Elinvoiman palvelualueen toimintasäännön 5 §:n mukaan projektin toteutuspäätös kuuluu palvelujohtajan tehtäviin.
Projektissa käsiteltävien henkilötietojen osalta henkilörekisterin vastaava viranhaltija on työllisyys- ja kasvujohtaja Regina Saari.
Projektiin liittyvistä hankinnoista päättää tietohallintojohtaja, kun kyseessä on ict-kehittämismäärärahalla toteutettava projekti.
Projektin kokonaiskustannusarvio on 214 000 €.
Projektia rahoitetaan tietohallintoyksikön elinvoimasalkulle allokoidusta keskitetystä ICT-kehittämismäärärahasta, yhteensä 214 000 euroa, jakautuen vuosille 2025: 190 000 euroa ja 2026: 24 000 euroa, salkun johtoryhmän käsittelyn mukaisesti. Kunkin talousarviovuoden osalta projektin käyttöön allokoidaan määräraha salkun johtoryhmän erillisellä päätöksellä. Näin ollen tulevan vuoden 2026 määräraha on alustava varaus, joka tulee huomioida ko. vuoden talousarvion laadinnassa.
Projektin toteuttamisaika on 1.4.2025 – 28.2.2026.
Projektin operatiivinen omistaja on kehityspäällikkö Janne Taiponen ja projekti toteutetaan työllisyys- ja kasvupalveluissa (hallinnollinen toteuttaja) ja digitalisaatio- ja tietohallinto -ryhmässä.
Projektipäällikköinä toimivat Maarit Äärilä (toiminnallinen projektipäällikkö, Työllisyys- ja kasvupalvelujen kehitystiimistä) 100 % työajalla ja Heidi Helo (tekninen projektipäällikkö, Tietohallinnosta) 50 % työajalla.
Taloushallinnon yhteyshenkilö on projektiasiantuntija Heidi Karppi konsernihallinnon tukipalveluista.
Toiminnallisen projektipäällikön esihenkilönä toimii kehityspäällikkö Janne Taiponen, teknisen projektipäällikön esihenkilönä toimii tietohallintopäällikkö Arto Kahila. Projektiryhmän jäsenten esihenkilönä toimivat heidän vakituiset esihenkilönsä. Taloushallinnon yhteyshenkilön esihenkilönä hänen vakituinen esihenkilönsä palvelupäällikkö Sanna Sipilä.
Projektiin liittyvien laskujen asiatarkastus kuuluu projektipäällikölle.
Projektiin liittyvien laskujen hyväksyntä kuuluu operatiiviselle omistajalle kehityspäällikkö Janne Taiposelle (Konsernijohtajan päätös 31.1.2025 § 21).
Projektissa noudatetaan Tampereen kaupungin hankintaohjeistusta, taloudenhoidon konsernimääräystä ja projektiohjeistusta.
Projekti on käsitelty ja hyväksytty toteutukseen elinvoiman palvelualueen kehittämisen johtoryhmässä 1.4.2025.
Palvelujohtajan päätösvalta asiassa perustuu palvelualueen johtajan päätökseen 20.2.2025 § 9 Elinvoiman palvelualueen toimintasääntö, jonka 5 §:n mukaan projektin omistaa ja omistajan päätöksenteosta vastaa toimivaltansa perusteella se konserniyksikön, palvelualueen, palveluryhmän tai sen alaisen yksikön virkasuhteinen johtaja, jonka alaista toimintaa tai palveluja projektilla pääosin muutetaan tai uudistetaan, ellei muualla ole toisin määrätty.