§ 1 Ajanvaraus- ja videoneuvotteluratkaisun käyttöönottoprojektin toteuttaminen työllisyys- ja kasvupalveluissa

Lataa  Kuuntele 

TRE:2212/00.01.05/2025

Päätöspäivämäärä

23.4.2025

Päätöksen tekijä

Työllisyyspalvelujen johtaja, Työllisyys- ja kasvupalvelut (ei käytössä)

Valmistelijan yhteystiedot

Kehityspäällikkö Janne Taiponen, p. 040 484 6973, etunimi.sukunimi@tampere.fi

Lisätietoja päätöksestä

Palvelujohtaja Sari Oksanen, p. 050 501 2375, etunimi.sukunimi@tampere.fi

Päätöksen perustelut

Projektissa määritellään ja käyttöönotetaan työvoimaviranomaisen työnhakija-asiakkaille suunnattu ajanvaraus- ja videoneuvotteluratkaisu. Projekti sisältää toimittajan valinnan edeltävässä projektissa julkaistun hankintailmoituksen perusteella, ratkaisun määrittelyn, testauksen ja tuotantoon viennin sekä hallintamallin luomisen pysyvän ajanvarausratkaisun osalta. Lakisääteisten työvoimapalvelujen järjestämisvastuu siirtyi 1.1.2025 kunnille ja Tampereen seudun työllisyysalue aloitti työvoimaviranomaisena toimintansa tuolloin. Lakisääteisen henkilöasiakaspalvelun järjestämiseksi työvoimaviranomaisen käyttöön tarvitaan asiakkaan ajanvaraus- ja videoneuvotteluratkaisu. 

Vuoden 2025 ajan Tampereen seudun työllisyysalueella käytetään KEHA-keskuksella käytössä ollutta TietoEvryn tarjoamaa ratkaisua. Määräaikaisella sopimuksella järjestelmän käytöstä turvataan palvelujen sujuva siirto ja asiakkaiden katkeamattomat palveluketjut. 

Käyttöönotettavan palveluratkaisun lisäksi on valmisteltu hankintaa, jonka tarkoituksena on pysyvän ajanvarausratkaisun käyttöönotto vuoden 2026 alusta lähtien. Hankintailmoitus ja kilpailutus olivat osa edeltävää projektia. Toimittajan valinta on tehty tämän projektin valmisteluvaiheessa alkuvuodesta 2025. 

ICT: Ajanvaraus- ja videoneuvottelujärjestelmän käyttöönottoprojekti vastaa valitun järjestelmäratkaisun käyttöönotosta. Järjestelmä on pakollinen lakisääteisen tehtävän hoitamiseksi ja siten toiminnan kannalta kriittinen.

Projektin toteuttaminen on välttämätön lakisääteisen henkilöasiakaspalvelun näkökulmasta. Asiakastapaamisten varauksessa tarvitaan helppokäyttöistä, sujuvan työn ja asiakkaalle sujuvan asioinnin mahdollistavaa ajanvarausjärjestelmää. Työllisyysalue palvelee n. 40 000 työnhakija-asiakasta ja asiakastapaamisten volyymi vuositasolla on yli 100 000. Tapaamisten hallintaan ei ole tarjolla kansallista ratkaisua.

Asiakasyhteydenotot ja tapaamiset järjestetään joko fyysisinä käyntiaikoina, etäyhteydellä toteutettavina videoneuvotteluina tai puhelinasiointina. Kaikissa tapaamistyypeissä asiakkaalle tulee varata aika.

Ajanvaraus- ja videoneuvotteluratkaisu tuottaa myös merkityksellistä volyymitietoa asiakastapaamisista yhteydenottotyypeittäin toimipiste-, tiimi ja asiantuntijatasolla. Tämä on erittäin tärkeää toiminnanohjauksen ja johtamisen kannalta.

Projektissa varmistettavan ratkaisun käyttöönotolla on suoria vaikutuksia asiakasprosessin nopeuteen, saatavuuteen, työn sujuvuuteen ja asiakaskokemukseen. Hankittavalla ratkaisulla on myös suoraa kustannushyötyvaikuttavuutta verrattuna tilanteeseen, jossa ratkaisua ei olisi käytössä.

Ajanvarausratkaisu mahdollistaa myös asiakastoimipisteiden itseilmoittautumisjärjestelmän hankinnan edistämisen. Tällä on myös vaikutuksia asioinnin sujuvuuteen ja prosessin nopeutumiseen.

Elinvoiman palvelualueen toimintasäännön 5 §:n mukaan projektin toteutuspäätös kuuluu palvelujohtajan tehtäviin.

Projektissa käsiteltävien henkilötietojen osalta henkilörekisterin vastaava viranhaltija on työllisyys- ja kasvujohtaja Regina Saari. 

Projektiin liittyvistä hankinnoista päättää tietohallintojohtaja, kun kyseessä on ict-kehittämismäärärahalla toteutettava projekti.

Projektin kokonaiskustannusarvio on 214 000 €.
 
Projektia rahoitetaan tietohallintoyksikön elinvoimasalkulle allokoidusta keskitetystä ICT-kehittämismäärärahasta, yhteensä 214 000 euroa, jakautuen vuosille 2025: 190 000 euroa ja 2026: 24 000 euroa, salkun johtoryhmän käsittelyn mukaisesti.  Kunkin talousarviovuoden osalta projektin käyttöön allokoidaan määräraha salkun johtoryhmän erillisellä päätöksellä.  Näin ollen tulevan vuoden 2026 määräraha on alustava varaus, joka tulee huomioida ko. vuoden talousarvion laadinnassa.

Projektin toteuttamisaika on 1.4.2025 – 28.2.2026. 

Projektin operatiivinen omistaja on kehityspäällikkö Janne Taiponen ja projekti toteutetaan työllisyys- ja kasvupalveluissa (hallinnollinen toteuttaja) ja digitalisaatio- ja tietohallinto -ryhmässä.

Projektipäällikköinä toimivat Maarit Äärilä (toiminnallinen projektipäällikkö, Työllisyys- ja kasvupalvelujen kehitystiimistä) 100 % työajalla ja Heidi Helo (tekninen projektipäällikkö, Tietohallinnosta) 50 % työajalla.

Taloushallinnon yhteyshenkilö on projektiasiantuntija Heidi Karppi konsernihallinnon tukipalveluista.

Toiminnallisen projektipäällikön esihenkilönä toimii kehityspäällikkö Janne Taiponen, teknisen projektipäällikön esihenkilönä toimii tietohallintopäällikkö Arto Kahila. Projektiryhmän jäsenten esihenkilönä toimivat heidän vakituiset esihenkilönsä. Taloushallinnon yhteyshenkilön esihenkilönä hänen vakituinen esihenkilönsä palvelupäällikkö Sanna Sipilä.

Projektiin liittyvien laskujen asiatarkastus kuuluu projektipäällikölle.

Projektiin liittyvien laskujen hyväksyntä kuuluu operatiiviselle omistajalle kehityspäällikkö Janne Taiposelle (Konsernijohtajan päätös 31.1.2025 § 21).

Projektissa noudatetaan Tampereen kaupungin hankintaohjeistusta, taloudenhoidon konsernimääräystä ja projektiohjeistusta. 

Projekti on käsitelty ja hyväksytty toteutukseen elinvoiman palvelualueen kehittämisen johtoryhmässä 1.4.2025. 

Palvelujohtajan päätösvalta asiassa perustuu palvelualueen johtajan päätökseen 20.2.2025 § 9 Elinvoiman palvelualueen toimintasääntö,​ jonka 5 §:n mukaan projektin omistaa ja omistajan päätöksenteosta vastaa toimivaltansa perusteella se konserniyksikön,​ palvelualueen,​ palveluryhmän tai sen alaisen yksikön virkasuhteinen johtaja,​ jonka alaista toimintaa tai palveluja projektilla pääosin muutetaan tai uudistetaan,​ ellei muualla ole toisin määrätty.

Päätös

Ajanvaraus- ja videoneuvotteluratkaisun käyttöönottoprojekti toteutetaan ajalla 1.4.2025 – 28.2.2026 Tampereen työllisyys- ja kasvupalveluissa.

Projektin kokonaiskustannusarvio on 214 000 €.

Projektia rahoitetaan tietohallintoyksikön elinvoimasalkulle allokoidusta keskitetystä ICT-kehittämismäärärahasta, yhteensä 214 000 euroa, jakautuen vuosille 2025: 190 000 euroa ja 2026: 24 000 euroa, salkun johtoryhmän käsittelyn mukaisesti. Kunkin talousarviovuoden osalta projektin käyttöön allokoidaan määräraha salkun johtoryhmän erillisellä päätöksellä. Näin ollen tulevan vuoden 2026 määräraha on alustava varaus, joka tulee huomioida ko. vuoden talousarvion laadinnassa. 

Projektin operatiivinen omistaja on kehityspäällikkö Janne Taiponen. 

Projektipäälliköksi nimetään Maarit Äärilä (toiminnallinen projektipäällikkö, Työllisyys- ja kasvupalvelujen kehitystiimistä) 100 % työajalla ja kutsutaan Heidi Helo (tekninen projektipäällikkö, tietohallinnosta) 50 % työajalla.

Projektiryhmään nimetään Työllisyys- ja kasvupalvelusta

tietosuoja-asiantuntija Sari Saranpää
suunnittelija Anu Ahven
OMA-valmentaja Noora Nurmikolu
OMA-valmentaja Elina Ranta
OMA-valmentaja Milla Hakomäki
OMA-valmentaja Abderrahman Benharraf
OMA-valmentaja Arina Kalaeva

Projektiryhmään kutsutaan Tietohallinnosta

Sovellusasiantuntija Laura Kaapu (50 % työajalla)
ICT-palveluvastaava Minna Helynen 
Vanhempi tietohallintosuunnittelija Tiia Ojala

Työtunnit määritellään myöhemmin projektin täsmentyessä. Niistä sovitaan aina erikseen kunkin henkilön esihenkilön kanssa.

Projektin ohjausryhmän jäseniksi kutsutaan digitalisaatio- ja tietohallinto-ryhmästä 

Tietohallinnosta

tietohallintopäällikkö Arto Kahila
ICT-palveluvastaa Minna Helynen

Projektin ohjausryhmän jäseniksi nimetään Työllisyys- ja kasvupalveluista

palvelujohtaja Sari Oksanen
kehityspäällikkö Janne Taiponen
palvelupäällikkö Eveliina Haiku
erityisasiantuntija Meiju Sandberg

Projektin kustannukset maksetaan kustannuspaikalta 113251 ja projektin SAP-tunnus on K1130_ICT_25_01. 

Lausunnot

Johtaja Maria Nikkilä: Elinvoimasalkulle allokoidusta keskitetystä ict-kehittämismäärärahasta allokoidaan salkun P2-päätöksessä hyväksytyn projektisuunnitelman mukaisesti projektille 214 000 euroa, jakautuen vuosille 2025: 190 000 euroa ja 2026: 24 000 euroa. Huomioitavaa on, että kunkin talousarviovuoden osalta projektin käyttöön allokoidaan määräraha salkun johtoryhmän erillisellä päätöksellä. Näin ollen tulevan vuoden 2026 määräraha on alustava varaus, joka tulee huomioida ko. vuoden talousarvion laadinnassa.

Allekirjoitus

Palvelujohtaja Sari Oksanen, p. 050 501 2375, etunimi.sukunimi@tampere.fi

Organisaatiotieto

Tampere

Muutoksenhaku

Oikaisuvaatimusohje

Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen.

Oikaisuvaatimusoikeus

Oikaisuvaatimuksen saa tehdä se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen) sekä kunnan jäsen.

Kuntien yhteisen toimielimen päätökseen saa oikaisuvaatimuksen tehdä myös sopimukseen osallinen kunta ja sen jäsen.

Oikaisuviranomainen

Oikaisua haetaan päätösotteessa mainitulta muutoksenhakuviranomaiselta.

Oikaisuvaatimus tulee toimittaa osoitteella:

Tampereen kaupunki
Kirjaamo
Frenckellinaukio 2 B, PL 487
33101 Tampere

Oikaisun voi lähettää myös virallisen sähköisen asioinnin lomakkeella osoitteessa https://www.tampere.fi/asioi-kaupungin-kanssa tai sähköpostilla kirjaamo@tampere.fi

Tampereen kaupunki ei vastaa sähköpostilla lähetetyn oikaisuvaatimuksen tietoturvallisuudesta.

Oikaisuvaatimusaika

Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Tiedoksisaanti

Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa. Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, 7 päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä, 3 päivän kuluttua sähköpostin lähettämisestä, saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana. Tiedoksisaantipäivää tai sitä päivää, jona päätös on asetettu nähtäväksi, ei lueta määräaikaan. Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa tehtävän toimittaa ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimus

Oikaisuvaatimuksesta on käytävä ilmi vaatimus perusteineen.

Oikaisuvaatimus on toimitettava oikaisuvaatimusajan kuluessa oikaisuvaatimusviranomaiselle. Oikaisuvaatimuksen tulee olla perillä oikaisuvaatimusajan viimeisenä päivänä ennen viraston aukioloajan päättymistä klo 16 mennessä. Oikaisuvaatimuksen lähettäminen postitse tai sähköisesti tapahtuu lähettäjän omalla vastuulla.