Päätöksen perustelut
Kilpailukyky ja innovaatiot -ryhmän johtaja Teppo Rantanen:
Tampereen kaupunki järjestää kansainvälisen Imagine the Citiverse -tapahtuman Tampereella 27. - 28.5.2025. Imagine the Citiverse on korkeatasoinen metaversumiympäristön hyödyntämisen ympärille rakennettu konferenssi, joka keskittyy neljän älykkään kaupunkikehityksen teeman ympärille. Konferenssiohjelman keskiössä on fyysistä ja digitaalista kaupunkitilaa yhdistävä citiverse sekä siihen liittyen kahdeksan kaupungin ennalta muodostamien konkreettisten haasteiden yhdistäminen niille sopiviin, yritysten laatimiin ratkaisuihin. Tampereella on jo useampana vuonna järjestetty älykaupunkitematiikan ympärille rakennettu kansainvälinen tapahtuma ja tämän vuoden tapahtuma jatkaa tätä perinnettä. Vuosittain järjestettävä tapahtuma kokoaa yhteen maailmanlaajuisesti edistyksellisen teknologian asiantuntijat, kaupunkikehittäjät- ja johtajat, yritykset, startupit ja sijoittajat sekä monipuolisesti kehitys- ja innovaatiotoimijoita sekä opiskelijoita. Tapahtumaan tavoitellaan satoja kansainvälisiä ja kansallisia kävijöitä.
Imagine the Citiverse -tapahtuma pyrkii olemaan merkittävä kansainvälinen foorumi, joka korostaa Tampereen liiketoimintaekosysteemejä ja osaamiskeskittymiä, tarjoten yrityksille, asiantuntijoille ja kaupungeille mahdollisuuden kohdata, jakaa tietoa ja rakentaa yhteistyötä. Tapahtuma edistää uusien teknologioiden innovaatioita ja Tampereen kaupungin tavoitteita vahvistaa yhteisöllisyyttä, hyvinvointia, imagoa ja aluetalouden kasvua. Tampereen strategian 2030 "Tekemisen kaupunki" mukaisesti pyritään luomaan parhaat toimintaedellytykset yrityksille ja tukemaan niiden kasvua.
Tapahtuman toteuttaminen edellyttää soveltuvia tiloja ja riittäviä tapahtuman tuotantopalveluita, joilla valmistetaan laadukas ja toimiva kongressielämys.
Hankinta on hankintalain liitteen E mukaista palvelua CPV-koodilla 79956000-0 Messujen ja näyttelyjen järjestäminen sekä 79952000-2 Tapahtumapalvelut. Hankinnan ollessa alle liitteen E kynnysarvon on kyse pienhankinnasta, johon sovelletaan Tampereen kaupungin pienhankinnoista antamaa hankintaohjetta. Hankinnan arvo alittaa hankintalain 25 § 1 mom. 3-kohdassa säädetyn kansallisen kynnysarvon.
Kaupungin hankintaohjeen mukaan pienhankinta on mahdollista tehdä ilman kilpailuttamista, mikäli kilpailuttaminen ei ole perustelluista syistä tarkoituksenmukaista. Tapahtumien tila- ja tuotantopalvelut ovat erityisluonteisia hankintoja, koska niihin vaikuttavat useat ulkopuolelta määräytyvät toteutuksen reunaehdot. Näitä ovat mm. sijaintiin, ajankohtaan sekä mitoitukseltaan ja laadultaan riittävien tilojen ja oheispalvelujen saatavuuteen liittyvät asiat ja realiteetit.
Kilpailukyky ja innovaatiot -ryhmä pyysi markkinakartoituksen jälkeen tarjousta Imagine the Citiverse -tapahtuman tila- ja tuotantopalveluista Tampereen Messut Oy:ltä (Y-tunnus 0155043-4). Tampereen Messut Oy toimi vastaavan tapahtuman palveluntuottajana vuonna 2024 ja tuolloin tila- ja tuotantokokonaisuuden hankinta ja tapahtuman järjestäminen Tampereen Messut Oy:n hallinnoimissa tiloissa osoittautui toimivaksi ratkaisuksi. Markkinakartoituksen yhteydessä tehdyn arvioinnin perusteella tila-, tuotanto- ja rakentamistoimintojen hajauttaminen usealle toimijalle tai kokonaisuuden hankkiminen muualta rajallisilta markkinoilta ei olisi tuonut kustannushyötyjä suhteessa kasvavaan työmäärään.
Hankinnan arvonlisäveroton arvo on maksimissaan yhteensä 115 961,22 euroa. Ostettavat palvelut sisältävät tapahtumatuotantoa, tekniikkaa, osastorakenteita ja kuljetuspalveluja. Tapahtumasta aiheutuvat sopimuksessa mainitut kustannukset maksetaan toteutuneiden kustannusten perusteella enintään sopimuksessa määriteltyyn summaan asti, ja mikäli kokonaiskustannus prosessin aikana poikkeaa kustannusarviosta, neuvotellaan siitä erikseen yhdessä palveluntuottajan kanssa. Sopimuksen sopimuskausi kattaa tapahtuman ajankohdan sekä aikavarauksen tapahtuman jälkeen huolehdittaville jälkitoimenpiteille.
Tampereen Messut Oy:n tarjouksen voidaan katsoa kattavan tilaajan asettamat vaatimukset ja hinnan olevan yleisen hintatason mukainen. Sopimus Imagine the Citiverse 2025 -tapahtuman tila- ja tuotantopalveluista esitetään tehtäväksi Tampereen Messut Oy:n kanssa (Y-tunnus 0155043-4).
Hankintayksikkö on tarkastanut tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja todistukset ennen hankintapäätöksen tekemistä.
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjous tulee julkiseksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen ja yleisesti julkiseksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa.
Hankinnan valmistelijana toimi kilpailukyky ja innovaatiot -ryhmän kaupunkibrändin ja tapahtumien kongressit ja kokoukset -yksikön koordinaattori Jessica Stortz.
Sopimus saa lainvoiman 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii Älykaupunki kaupunkilaisille -kehitysohjelman kehittämispäällikkö, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Tiia Joki. Vastuuhenkilö huolehtii tarvittaessa yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hankinnan arvonlisäveroton arvo sopimuskauden aikana on sitoumuksetta 115 961,22 euroa.
Kustannukset kohdennetaan konsernihallinnon kilpailukyky ja innovaatiot -ryhmän kustannuspaikoille 113541, Älykaupunki kaupunkilaisille -kehitysohjelma ja 113228, Kokoukset ja kongressit.
Hallintosäännön (1.1.2025) 33 § 32)-kohdan mukaan konsernijohtaja päättää konsernihallinnon irtaimen omaisuuden ja palvelujen hankinnasta, ellei muualla ole toisin määrätty tai päätetty.