Päätöksen perustelut
Kilpailukyky ja innovaatiot -ryhmän johtaja Teppo Rantanen ja kaupunkibrändi- ja markkinointijohtaja Iina Ojala:
Tampereen kaupungin tavoitteena on olla kansainvälisen tason tapahtumien ja kulttuurin keskittymä. Kaupunki toimii aktiivisesti yhteistyössä paikallisten toimijoiden kanssa vahvistaakseen ja monipuolistaakseen tapahtumatarjontaa. Kansainvälisten kongressien hakeminen kaupunkiin on yksi keino kehittää tapahtumakaupunkia. Tapahtumilla on todettu olevan merkittäviä vaikutuksia niin aluetalouteen kuin kaupungin imagoon ja yhteisöllisyyteen.
Kansainvälisen kongressiagentin palveluiden käyttö on osa kongressien houkuttelemiseksi tehtävää työtä. Kansainvälisen agentin käyttö edistää kansainvälisten kongressien saamista Tampereelle. Agenttipalveluun sisältyy mm. kongressiliidien kartoittaminen ja tarvittaessa kansainvälisten myyntitapahtumien järjestelyt. Hyväksyttävä kongressiliidi on sellainen, jolle on olemassa paikallinen yhteyshenkilö ja joka on ilmaissut kiinnostuksensa kutsua kansainvälinen kongressi Tampereelle.
Kilpailukyky ja innovaatiot -ryhmän johtaja päätti 28.5.2024 § 26 kongressiagenttipalveluiden hankinnasta Sarah Fleming Associates Ltd:ltä vuosille 2024-2027. Päätöksessä ei ollut otettu huomioon mahdollisia markkinointitilaisuuksien järjestämiseen liittyviä palveluita. Nyt tehtävällä hankintapäätöksellä korvataan aiempi päätös ja päätetään hankinnasta vuosille 2025-2027. Uuden sopimuksen hinta-arvio sisältää myös markkinointitilaisuuksiin liittyvät lisätyt palvelut.
Tampereen kaupunki solmii hankintasopimuksen Sarah Fleming Associates Ltd:n kanssa vuosille 2025-2027. Sopimuskauden 2025-2027 aikana hankintasopimuksen alla tehtyjen tilausten arvonlisäveroton kokonaisarvo on sitoumuksetta enintään 105 000 euroa. Hankinnan vuosittainen arvo on siten sitoumuksetta korkeintaan 35 000 euroa (alv 0 %). Hankinnan todelliset kustannukset määrittyvät tilaajan tarpeen mukaan.
Sopimuksenalaisten palvelujen hinnasto määritellään kiinteäksi 12 kuukautta kerrallaan. Vuoden 2025 hinnasto ja periaatteet vuosien 2026 ja 2027 hinnastolle määritellään hankintasopimuksessa. Tilaaja pyytää täsmennetyn tarjouksen toimittajalta vuosittain, ja tarjouksessa noudatetaan hankintasopimuksessa määriteltyjä periaatteita. Tilaajalla on oikeus itse päättää vuosittaisten tilaustensa määrä, ja hankinnan vuosittainen arvo muodostuu tilaajan tarpeen mukaan ollen kuitenkin sitoumuksetta korkeintaan 35 000 euroa (alv 0 %).
Hankinnan arvo alittaa hankintalain 25 § 1 mom. 1. kohdassa säädetyn kansallisen kynnysarvon. Kyseessä on hankintalain 12. luvun liitteen E tarkoittama tapahtumapalvelu, jonka kansallinen kynnysarvo on 400 000 euroa (alv 0 %). Hankintaan sovelletaan Tampereen kaupungin hankintaohjetta. Pienhankinnan kilpailuttamatta jättämisen syynä on hankkeen erityinen laatu. Alan tuntemuksen ja kansainvälisten verkostojen kartoituksen avulla tehtyjen selvitystöiden mukaan Euroopassa ei ole muita vastaavia palveluja tarjoavia yrityksiä. Sarah Fleming Associates Ltd:llä on hyvät referenssit yhteistyöstä monien pohjoismaisten ja eurooppalaisten kaupunkien kongressiyksiköiden kanssa. Kyseisen yrityksen palveluja on hyödynnetty aiemminkin ja jatkuvuuden kannalta on olennaista tilata palvelut samalta yritykseltä.
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa. Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Hankinnan valmistelijoina toimivat konsernihallinnon kilpailukyky ja innovaatiot -ryhmän kaupunkibrändi ja tapahtumat -yksikön kongressit ja kokoukset -tiimin asiakkuuspäällikkö Pia Helminen ja asiakkuuspäällikkö Laila Walldén. Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii kaupunkibrändi- ja markkinointijohtaja, jota vakanssia hoitaa tällä hetkellä Iina Ojala. Vastuuhenkilö huolehtii tarvittaessa yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hallintosäännön (1.1.2025) 33 § 32)-kohdan mukaan konsernijohtaja päättää konsernihallinnon irtaimen omaisuuden ja palvelujen hankinnasta, luovuttamisesta ja vuokrauksesta, ellei muualla ole toisin määrätty tai päätetty.